So lässt sich der Arbeitsalltag besser strukturieren

Effektivität und Effizienz im Job werden häufig verwechselt. Bei Effektivität steht das Arbeitsziel im Vordergrund. Bei Effizienz heißt es, mit dem geringsten Aufwand zu arbeiten. Beide Begriffe haben auch bei der Büroarbeit große Bedeutung.

Dabei gilt: Effektivität ist genauso wichtig wie Effizienz. Das Arbeitsziel und der Aufwand dafür stehen beide gleichermaßen im Blickpunkt. Franz Beckenbauer meinte allerdings: „Nicht die Schweißtropfen zählen, sondern nur die Tore.“

Wir geben Ihnen hier Tipps, wie Sie Ihren Arbeitsalltag besser strukturieren, um Stress und Druck zu reduzieren und Aufgaben besser zu erledigen.

Zeitmanagement durch Übersicht

Trotz PC gibt es immer noch viel Papier auf dem Schreibtisch des Handwerkers. Bei den historisch gewachsenen Stapeln von Papier bekommt man gelegentlich einen „Aufräumanfall“. Es vergeht nur kurze Zeit und schon beginnt der Stapel wieder zu wachsen. Was unbrauchbar ist, sollte deshalb gleich entsorgt werden, was später wichtig sein könnte, kommt in die Ablage. Übersicht vermeidet Zeitverluste durch Suchen nach Unterlagen.

Ein schlechtes Ablagesystem ist ein großer Zeitfresser. Manchmal kommt richtig Freude auf, wenn man schon nach einer Minute einen Vorgang gefunden hat, für den man längeres Suchen geplant hatte. Hätte man einen Navigator dafür, wären die Unterlagen schnell bei der Hand. Jeder Vorgang sollte gleich übersichtlich abgelegt werden, erst recht, wenn er nicht sofort bearbeitet wird. Das verlangt eine kurze Entscheidung, die aber weniger zeitaufwendig ist als die Suche nach der richtigen Datei oder dem Ordner.

Schnelle Griffbereitschaft von Unterlagen ist ein Dauerthema. Je besser die Organisation auf Ihrem Schreibtisch, umso besser können Sie Ihren Arbeitsalltag strukturieren.

Struktur in die Lektüre bringen

Businesslektüre kann man nicht einfach ignorieren. Egal, ob E-Mails, Fachliteratur, Berichte, Briefe oder sonstiger Schriftverkehr: Es könnte etwas Wichtiges dabei sein, was man bei seinem jeweiligen Job beachten muss. Um das Lesepensum in den Griff zu kriegen und einen größeren Leserückstand zu vermeiden, braucht es ein wenig Systematik und Struktur.

Textstellen werden beim ersten Lesen durch Markierungen oder handschriftliche Randbemerkungen hervorgehoben. Dazu nutzt man die bekannten Markierungszeichen: Ausrufezeichen für „wichtig“, Haken für „einverstanden“, Fragezeichen für „noch zu klären“. Wichtige Informationen müssen schnell als solche erkannt werden.

Termine kennzeichnet man beim Lesen für eine bessere Struktur gleich durch die Datumsangabe für die Bearbeitung. Durch Markierungen wird der Text für das zweite, spätere Lesen vorbereitet. Markieren beim ersten Lesen kostet nicht viel Zeit und erleichtert die Erledigung des Vorgangs sowie der Aufgaben. Informationen müssen schnell griffbereit sein, d. h. so abgelegt werden, dass man sie bei Bedarf schnell findet und Sucharbeiten dadurch vermeidet oder verkürzt. Oft sind Inhalte erst später interessant.

Mit einem guten Ablagesystem findet man außerdem die Lektüre, wenn sie aktuell wird oder man sie für bestimmte Aufgaben benötigt.

Das Leseverhalten lässt sich verbessern, wenn man die Lesezeiten bündelt, also nicht jedes Mal den Posteingang öffnet, sondern ein- oder zweimal täglich die gesamte Post am Stück liest. Am Bildschirm ist die Ermüdung der Augen meist größer als bei gedruckten Informationen, weil man horizontal zum Bildschirm liest. Wer länger liest, sollte auf sein Leistungshoch, meist vormittags, achten. In dieser Zeit liest man konzentrierter. Bei Hektik oder Ermüdung ist die Konzentrationsfähigkeit stark vermindert.

Arbeitsalltag strukturieren durch Ablagesystem

Es gibt nur drei Möglichkeiten, wie man mit Unterlagen auf dem Schreibtisch umgeht: entsorgen, speichern, sofort erledigen. Schriftliches muss so schnell wie möglich vom Tisch, es darf sich nur wenig ansammeln, damit man den Alltag des Jobs besser strukturieren kann.

Das Schlimmste sind Unterlagen, die ungeordnet auf einem Stapel liegen. Die Folge: Sucharbeit, wenn man eine Unterlage braucht. Die Befürchtung, eine Unterlage lange suchen zu müssen, verunsichert und schafft eine negative Einstellung zur Büroarbeit. Der Stress im Job wird dadurch gesteigert und der Druck, bestimmte Aufgaben rechtzeitig zu erledigen, erhöht.

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Daher werden alle eingehenden Schriftstücke innerhalb eines Arbeitstages sortiert in Mappen, z. B. Lieferanten, Kunden, Vorschriften, Produkte, Steuern usw. Innerhalb der Sachgebiete wird alphabetisch abgelegt. Geht es um Termine, wird im Terminbuch ein Vermerk gemacht, möglichst eine Woche vor der Deadline. Für den Onlinebereich gilt Ähnliches. Eingehende Mails werden in einen nach Themen gegliederten Ordner verschoben, bei der Ablage von Terminen hilft Outlook. Wer alles erst mal im Posteingang liegen lässt, verliert schnell die Übersicht und muss erst mal suchen, wenn er etwas benötigt. Ein gutes Zeitmanagement geht aber anders.

Eine Ablage mit Struktur hat den Vorteil, dass auch eine andere Person sich gut zurechtfindet, wenn eine Unterlage aktuell gebraucht wird. Die beliebteste Ablageform sind Ringordner. Außerdem kann man Unterlagen in Hängemappen oder Ablage- bzw. Karteikästen aufbewahren. Zusätzlich eignen sich Wiedervorlagemappen (für Tage 1 bis 31, für Wochen 1 bis 52, für Namen A bis Z). Nicht jede Ablageform eignet sich für jedes Dokument. So werden Rechnungen oder Lieferpapiere in einem Ringordner abgelegt, Prospekte dagegen in einem Karteikasten.

Der beste Freund bei einem strukturierten Arbeitsalltag ist der Papierkorb. Nach dem Motto „kleiner Schreibtisch, großer Papierkorb“ wird alles gleich entsorgt, was keinen Wert hat. Ideal ist, wenn sich auf dem Schreibtisch nur der PC befindet, das Telefon und die Eingangspost des laufenden Tages. Jede zusätzliche Ablagemöglichkeit im Büro lädt dazu ein, wieder einen Stapel zu schaffen. Zur Sicherheit drucken viele die Eingangspost per Mail nochmals aus. Das führt zu mehr Papier, das abgelegt werden will. So wird man zum „Volltischler“ statt zum „Leertischler“. Von Helmut Schmidt stammt nicht umsonst die Aussage:

„Nimm jedes Stück Papier bis zur Bearbeitung möglichst nur einmal in die Hand.“

Störungen im Arbeitsalltag vermeiden

Im Tagesverlauf ist die Störungshäufigkeit sehr unterschiedlich. Zu bestimmten Zeiten fallen doppelt so viele Störungen an, meist am Vormittag. Bei der Erledigung von Aufgaben, die sehr wichtig und schwierig sind, müssen Störungen reduziert werden.

Anrufbeantworter und Mailbox bieten eine Möglichkeit für ungestörte Zeiteinheiten. Interne Arbeitsunterbrechungen können auch im Vorfeld vermieden werden. Wenn klare Anweisungen bestehen, wenn Rückfragen nicht nötig sind, arbeiten die Mitarbeiter selbstständig und brauchen nicht immer wieder Ihre Hilfe.

Die Unterbrechung einer laufenden Tätigkeit verursacht nicht nur Stress im Alltag, sie kostet auch Zeit, auch wenn es nur wenige Minuten sind. Außerdem können anschließend Fehler auftreten. Am Ende der Unterbrechung braucht man viel Energie, um wieder in die ursprüngliche Tätigkeit zu finden. Ein Motor, der immer wieder während des Betriebs abgestellt wird, braucht die doppelte Energie nach einer bestimmten Laufzeit.

Der größte Störer im Arbeitsalltag ist das Handy oder Telefon, wenn es sich mitten bei der Büroarbeit oder bei Arbeiten vor Ort meldet. Ständige Erreichbarkeit (Stand-by-Modus) erhöht die Fehlerquote bei der Arbeit. Anrufer sind sich meist nicht bewusst, welche Konsequenz ihr Anruf verursacht. Schon der Blick auf das Display, um zu schauen, wer anruft, ist eine Sekundenunterbrechung der Arbeit.

Sich während einer Tätigkeit gedanklich mit der nachfolgenden zu beschäftigen ist eine „Eigen-Unterbrechung“, man denkt während der Arbeit schon an die nächste und ist abgelenkt. Man trainiert sich sogar eine Aufmerksamkeitsstörung an und kann sich auf Dauer nicht mehr voll auf das konzentrieren, was man gerade tut. Wer ein Angebot kalkuliert, sollte sich darauf konzentrieren und nicht schon an das denken, was danach kommt. Mangelnde Aufmerksamkeit fällt meist erst auf, wenn man einen Arbeitsvorgang vergisst oder falsch durchführt.

Effektive Planung ist wichtig

Obwohl sich bei der Einteilung der Aufgaben im Tagesverlauf einiges ändern kann, lohnt sich eine effektive Planung, um den Alltag des Jobs besser zu strukturieren. Welche Tätigkeiten sofort erledigt werden und welche später, darf man nicht dem Zufall oder der Laune überlassen. (Falsch: „Was ich gerne mache, erledige ich sofort.“) Prioritäten bestimmen, welche Arbeiten zuerst oder später erledigt werden.

Die Vorfahrtregel lautet: Eilige Aufgaben werden vor den wichtigen Aufgaben bearbeitet. Falls eine Arbeit mehr Zeit beansprucht als geplant, helfen „Pufferzeiten“. Dafür reserviert man etwa 20% der geplanten Zeit. Beispiel: für die Kalkulation eines größeren Angebots werden ca. 45 Minuten Zeit geplant. Der Puffer von 20% aus dieser Zeit macht ca. 10 Minuten aus. Die Alternative zu Pufferzeiten: Eine Stunde hat grundsätzlich nur 45 Minuten Plan-Zeit, es werden nie 60 Minuten verplant, so bleiben für unvorhergesehene Dinge immer 15 Minuten Reserve.

Wenn alle Tätigkeiten als eilig und wichtig bezeichnet werden, hat man am Ende zu viele Aufgaben im Arbeitsalltag und die Struktur wie auch die Ergebnisse können darunter leiden. Die Einteilung der Prioritäten ist zeitaufwendig, der Vorteil der Prioritäten ist aber viel größer als der ­Nachteil des ­Zeitaufwands.

Dieser Artikel von Rolf Leicher erschien zuerst in SBZ 4/2022. Rolf Leicher ist Dipl.-Betriebswirt, Fachautor und ­Referent.