Umsatzsteuer: Diese Regeln gelten für Kleinunternehmer
Seit dem 1. Januar 2020 gilt eine neue Grenze für das Vorjahr bis zu der Unternehmer als „Kleinunternehmer“ eingestuft werden. Der bisher gültige Betrag von 17.500 Euro wurde auf 22.000 Euro erhöht. Das heißt: Hat ein Handwerker im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro Gesamtumsatz gemacht und liegt der Umsatz im laufenden Jahr unter 50.000 Euro, kann er die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt beantragen. Das „und“ bedeutet dabei, dass beide Bedingungen zwingend erfüllt sein müssen.
Merken: Im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro Gesamtumsatz UND im laufenden Jahr liegt unter 50.000 Euro Gesamtumsatz.
Die Kleinunternehmerregelung bezieht sich auf den Umsatz, nicht auf den Gewinn
Vorsicht: Gesamtumsatz bedeutet nicht Gewinn! Verzichten Sie übrigens freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung, sind Sie an diese Entscheidung fünf Kalenderjahre gebunden. So will der Gesetzgeber verhindern, dass Unternehmer mit geringen Umsätzen sich im ersten Jahr hohe Vorsteuererstattungen sichern und im zweiten Jahr dann zur bequemen Kleinunternehmer-Regelung wechseln.
Die Umsatzgrenze ist übrigens personengebunden, nicht an den Betrieb. Wer als Kleinunternehmer mehrere Betriebe besitzt, darf mit allen zusammen nicht über die Umsatzgrenze von 22.000 Euro kommen. Sonst fallen alle Unternehmen unter die Regelbesteuerung mit Umsatzsteuer.
Kleinunternehmerregelung: Was tun, wenn es doch mehr Umsatz wird?
Haben Sie die Kleinunternehmer-Regelung gewählt, müssen Sie in den Folgejahren aufpassen, die jeweilige Umsatzgrenze nicht zu reißen. Was in Gründungsjahren recht einfach scheint, könnte sich beim aktuellen Nachfrageboom im Handwerk in den folgenden Jahren als durchaus schwierig erweisen. In Gründungsjahren darf der Umsatz mangels vorheriger Vergleichsjahre übrigens geschätzt werden, allerdings nur anteilig pro Monat.
Beispiel 1:
Ein Handwerker hat sein Unternehmen am 1. Januar 2020 gegründet und erzielt einen Umsatz von 18.400 Euro für das Kalenderjahr. Im Jahr 2021 beträgt der Umsatz 40.000 Euro. Damit liegt er in den Grenzen und darf die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch nehmen. Gründet er sein Unternehmen erst im Mai 2020 darf er maximal 14.666,66 Euro umsetzen (=8/12 von 22.000 Euro).
Für Gründungsjahre gilt jedoch auch: Da der Umsatz geschätzt werden muss, gibt es für das abgelaufene Jahr keine Konsequenzen, sollten Sie die Umsatzgrenze reißen. Für das Gründungsjahr bleibt der Anspruch auf die Kleinunternehmerregelung erhalten. Allerdings unterliegen Sie im Folgejahr sofort der Regelbesteuerung – selbst wenn Sie unter der 22.000 Euro-Grenze bleiben!
Beispiel 2:
Der Handwerker aus Beispiel 1 bleibt im Jahr 2020 unter der 22.000-Euro-Grenze und setzt im Jahr darauf 35.000 Euro um. Das heißt, für beide Jahre kann er die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen. Im Jahr 2022 tritt jedoch automatisch die Regelbesteuerung in Kraft, selbst wenn der Umsatz wieder unter 22.000 Euro bleiben würde, denn es zählt das Vorjahr! Und da lag der Umsatz über 22.000 Euro (es müssen beide Bedingungen zwingend erfüllt sein!).
Liegt der Unternehmerumsatz dagegen auch im zweiten Jahr unter 22.000 Euro, bleibt die Kleinunternehmer-Regelung auch im dritten Jahr gültig.
Fazit: Solange Unternehmer nicht mehr als 22.000 Euro Jahresumsatz erwirtschaften, bleibt ihnen die Kleinunternehmerregelung dauerhaft erhalten.
Kleinunternehmerregelung beantragen
Betriebe, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen wollen, müssen dies beim zuständigen Finanzamt kund tun. Das geschieht in der Regel bei einer Gründung, wenn die Umsatzprognose dies zulässt. Dann genügt ein Haken bei der Kleinunternehmerregelung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Wer bereits unternehmerisch tätig ist, kann ebenfalls die Kleinunternehmerregelung beantragen, sofern die Umsätze im Vorjahr sowie im laufenden Jahr dies zulassen. Dann reicht ein formloser Antrag an das Finanzamt. Die Formulierung kann zum Beispiel lauten: "Hiermit möchte ich zum 1.1.2023 die Kleinunternehmerregelung anwenden".
Dieser Satz darf auf der Rechnung nicht fehlen
Ist die Kleinunternehmerregelung erst einmal beantragt und bewilligt, muss der Status auf allen Rechnungen angegeben werden. Auch das entsprechende Gesetz muss genannt werden.
Der Wortlaut ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Das kann zum Beispiel so erfolgen:
Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG enthält diese Rechnung keine Umsatzsteuer.
Gemäß der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
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Rückkehr von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmer-Regelung
Sind sie in die Regelbesteuerung gefallen (nicht durch freiwilligen Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung!), können Sie trotzdem wieder zurückkehren.
Beispiel 3:Der Handwerker aus Beispiel 2 unterliegt im dritten Jahr der Regelbesteuerung, da er im Vorjahr über 22.000 Euro Umsatz verbucht hat. Das heißt: Auf jeden Umsatz muss er im Jahr 2022 die 19-prozentige Steuer ausweisen. Liegt 2022 jedoch unter einem Nettoumsatz von 18.487 Euro, kann er 2023 wieder für die Kleinunternehmer-Regelung optieren. Warum nur 18.487 Euro? Als Handwerker unterliegen Sie dem Regelsteuersatz von 19 Prozent. Dann zählt für den Übergang zur Kleinunternehmer-Regelung der Netto-Umsatz. Das heißt, Sie dürfen Sie im Vorjahr nicht mehr als 18.487 Euro Umsatz erzielt haben (18.487 + 3.512,53 = 21.999.53). Setzen Sie einen Euro mehr um, liegen Sie rechnerisch mit 22.000,72 Euro schon über der Grenze. Damit hätten Sie im Folgejahr keinen Anspruch auf die Kleinunternehmer-Regelung.
Vor- und Nachteile der Kleinunternehmer-Regelung
- Komfort: Die regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen entfallen und Sie müssen keine Unterscheidung von Brutto und Netto machen.
- Privatkunden: Finden Sie Ihre Kunden eher im Privatgeschäft, haben Sie definitiv einen (Preis)Vorteil, wenn Sie die 19 Prozent Umsatzsteuer nicht mit auf die Rechnung schreiben müssen.
- Geschäftskunden: Haben Sie eher Firmenkunden, bringt Ihnen die Regelung gar nichts, denn für Ihre Abnehmer ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten, also auch kein Preisnachteil. Im Gegenzug können Sie aber keine Vorsteuer auf gekaufte Betriebsmittel abziehen.
- Image: Mindestens im Firmenkundengeschäft, kann die Kleinunternehmer-Regelung von Nachteil sein und den Eindruck erwecken, man sein kein vollwertiger oder „erfolgreicher“ Unternehmer.
- Kosten: Wer einen hohen Materialeinsatz hat, kann bei der Kleinunternehmer-Regelung keine Umsatzsteuer auf Betriebsausgaben abziehen – ein deutlicher Nachteil, vor allem wenn man hohe Anfangsinvestitionen (zum Beispiel Werkzeug) tätigen muss.
Für wen lohnt sich die Kleinunternehmer-Regelung?
Für Vollerwerbsgründer im Handwerk ist die Regelung vielleicht bequem, jedoch meist nicht vorteilhaft. Es sind einfach zu hohe Anfangsinvestitionen nötig, als dass Gründer auf die Erstattung der Umsatzsteuer auf ihre Betriebsmittel verzichten sollten. Hinzu kommt: Allerspätestens ab dem dritten Jahr fallen erfolgreiche Unternehmer sowieso unter die Regelbesteuerung (siehe Tabelle oben).
Für Nebenerwerbsgründer kann sich die Gründung als Kleinunternehmer dagegen durchaus lohnen, vor allem wenn Sie ohne großes Invest auskommen und die Jahresumsätze konstant unter 22.000 Euro bleiben.
