So stellen Handwerker Nebenleistungen richtig in Rechnung

Ganz ehrlich, ist es nicht am einfachsten, wenn Sie Nebenkosten in ihren Angebotspreis einkalkulieren? Unter Umständen wird dieser dann aber so hoch und für Kunden so wenig transparent, dass Sie den Auftrag gar nicht erst bekommen.

Dann bleiben Ihnen zwei Möglichkeiten, Nebenleistungen wie Reise- und Verpflegungskosten für Mitarbeiter auf Montage, die Miete für ein Dixie-Klo, Gebühren für Anträge und Genehmigungen einer Kommune oder die Miete für öffentliche Straßenfläche zur Abstellung eines Containers abzurechnen. Entweder sie behandeln die Kosten als durchlaufende Posten oder sie berechnen sie weiter. Wo ist der Unterschied?

So behandeln Sie durchlaufende Posten

Durchlaufende Posten sind steuerrechtlich Auslagen, die Sie für ihren Auftraggeber tätigen. Nach § 10 Absatz I Umsatzsteuergesetz zählen sie nicht zu Ihrem Entgelt. Sie müssen die Erstattung durch Ihren Auftraggeber also weder bei der Umsatz- noch bei der Körperschaft- oder Einkommensteuer angeben.

Sowohl der Vor- wie der Betriebskostenabzug stehen daher ausschließlich Ihrem Kunden zu. Dieser bekommt deshalb auch keine Rechnung im eigentlichen Sinne von Ihnen, sondern eine Aufstellung der von Ihnen übernommenen Auslagen. Außerdem braucht er von Ihnen die Originalbelege für die einzelnen Ausgaben. 

Diese Rechnungen müssen auf den Namen Ihres Kunden ausgestellt sein. Das ist wichtig!

So berechnen Sie Nebenkosten weiter

Wenn sie Nebenleistungen wie Verpflegungs-, Übernachtungs-, Verpackungs- oder Versandkosten weiterberechnen, müssen Sie diese in Ihrer Rechnung an Ihren Auftraggeber erfassen. Das kann auch in einer separaten Nebenkostenrechnung erfolgen.

In der Rechnung setzen Sie die Kosten für die Nebenleistungen netto an – es sei denn, Sie haben mit Ihrem Auftraggeber vereinbart, dass dieser die Bruttokosten übernimmt.

In beiden Fällen müssen Sie allerdings auf den gesamten Rechnungsbetrag – also auf die Haupt- eben so wie die Nebenleistung – abführen. Dabei setzen Sie immer den Steuersatz an, der für die Hauptleistung gilt. Berechnen Sie für diese als Handwerker also 19 Prozent Umsatzsteuer, tun Sie das auch für Nebenleistungen, für die Sie selbst wie für Übernachtungskosten nur sieben Prozent Umsatzsteuer zahlen.

Nur bei weiterberechneten Kosten steht Ihnen der Steuerabzug zu

Wenn Sie Nebenkosten weiterberechnen, können Sie sich die Umsatzsteuer, die Sie dafür bezahlt haben vom Finanzamt zurückholen. Außerdem können Sie den Aufwand als Betriebsausgaben bei der Ermittlung Ihres Gewinns geltend machen. Deshalb – und das ist wichtig – bekommt Ihr Kunde von Ihnen nur eine Kopie der Rechnung für die jeweilige Nebenleistung. Das Original behalten Sie, um es gegebenenfalls dem Finanzamt vorlegen zu können.