Offene Rechnungen: So kommen Handwerker an ihr Geld

Die meisten Handwerksbetriebe können sich aktuell über volle Auftragsbücher freuen. Doch es kommt vor, dass Kunden Rechnungen zu spät oder überhaupt nicht bezahlen. Eine offene Rechnung ist nicht nur ärgerlich, sondern kann auch die Liquidität und im schlimmsten Fall die Existenz des Unternehmens gefährden. Worauf Handwerksbetriebe bereits bei der Rechnungsstellung achten sollten, um eine Verzögerung der Zahlung zu vermeiden und wie sie am besten vorgehen, um an ihr Geld zu kommen, erklärt Peter Meier von der Nürnberger Versicherung.

Worauf bei der Rechnungsstellung zu achten ist

In der Regel gehen Handwerksbetriebe mit ihrer Arbeit in Vorleistung. Damit Zahlungen fristgerecht eingehen, empfiehlt Peter Meier von der Nürnberger Versicherung handwerklichen Unternehmen, die Rechnung so schnell wie möglich nach Abschluss des Auftrags zu stellen. Außerdem sollte das konkrete Zahlungsziel klar auf Rechnungen formuliert sein, also beispielsweise „zahlbar bis spätestens 23. Juni“. Üblich sind Fristen von zehn bis 14 Tagen.

Vage Formulierungen wie „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang“ sollten Betriebe aus dem Handwerk auf der Rechnung vermeiden, um die Chancen zu erhöhen, dass die Forderung bezahlt wird.

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Zahlungserinnerung: Kontakt mit Kunden aufnehmen

Bleibt die gestellte Rechnung über das konkrete Zahlungsziel hinaus unbezahlt, sollten Handwerksbetriebe zunächst versuchen, in der Form einer telefonischen oder schriftlichen Zahlungserinnerung Kontakt mit dem Kunden aufzunehmen, um ihn an die offene Rechnung zu erinnern. „Dass offene Rechnungen einfach vergessen werden, kann passieren und das Problem ist mit einem Anruf schnell gelöst“, so Meier.

Allerdings kommt es auch immer wieder vor, dass ein Kunde Aufforderungen zur Zahlung nicht nachkommt und schlicht nicht bezahlt, weil er oder sie mit dem angegebenen Betrag oder der Qualität der Arbeit nicht einverstanden ist. „In solchen Fällen kann es helfen, dem Auftraggeber die Kalkulation zu erklären oder Mängel nach Absprache zu beseitigen“, rät der Experte der Nürnberger Versicherung. Sind finanzielle Schwierigkeiten der Grund, können Betriebe beispielsweise dem Kunden eine Ratenzahlung anbieten, um die Rechnungen zu begleichen, ehe sie sich auf das Mahnen fixieren.

Offene Rechnung: Richtig mahnen

Müssen Handwerker aber auch nach der ersten Zahlungserinnerung auf ihr Geld warten, sollten sie eine Mahnung schreiben. Meier empfiehlt, diese spätestens 35 Tage nach Rechnungsstellung mit einem konkreten Datum für die Zahlungsfrist – zwischen sieben und 14 Tagen – zu verschicken. Die Mahnung sollte zudem Datum, Nummer und Betrag der offenen Rechnung enthalten. „Damit Handwerksbetriebe eine Verzinsung berechnen können, wenn ihre Forderungen weiter offen bleiben, ist es wichtig, den Kunden bereits in der ersten Mahnung in Verzug zu setzen“, erläutert der Experte von der Nürnberger Versicherung.

Ob sie auch eine zweite oder dritte Mahnung wegen der offenen Forderung verschicken, können Handwerker individuell entscheiden. Jedoch zeigt die Erfahrung: Je älter eine Forderung ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass der Schuldner diese noch ausgleicht. In jedem Fall gilt: Sachlich bleiben und keine Drohungen aussprechen. „Bleibt die Rechnung spätestens nach der dritten Mahnung weiter offen, sollten Betriebe allerdings ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder einen Anwalt aufsuchen“, so Meier.

Mahnwesen: Mahnen oder klagen?

Ein Mahnbescheid wegen offener Forderungen ist eine einfache aber effektive Maßnahme: Landet dieses gerichtliche Schreiben im Briefkasten der Kunden, zahlen sie in 60 bis 80 Prozent der Fälle ihre offene Rechnung. Den Antrag können Betriebe über online-mahnantrag.de stellen oder spezielle Dienstleister wie JURCASH nutzen.

„Legt der Kunde keinen Widerspruch ein, erhalten Betriebe automatisch einen Vollstreckungsbescheid“, erklärt der Experte. „Sollte der Kunde dem Mahnbescheid widersprechen, kommt es zum Gerichtsverfahren. Ist ein Mahnbescheid aussichtslos, können Handwerker auch direkt klagen.“ Erfahrungsgemäß enden diese Gerichtsverfahren häufig mit einem Vergleich. Der Betrieb bleibt dann meist auf den Kosten für Rechtsanwalt und Gerichtsgebühren sitzen, wodurch die offene Rechnung letztendlich zu einem Verlustgeschäft führt.

Eine Versicherung wie die gewerbliche Rechtsschutzversicherung für Selbstständige der Nürnberger Versicherung kommt hingegen für diese Kosten auf. Darüber hinaus bietet diese Police zusammen mit JURCALL eine kostenfreie telefonische Rechtsberatung durch unabhängige Anwälte.

Eine weitere Leistung der Nürnberger Versicherung: Alle Gewerbekunden wie etwa Handwerker können die Dienstleistung JURCASH in Anspruch nehmen. „Sie unterstützt Betriebe bereits nach der ersten erfolgslosen Mahnung bis hin zur Vollstreckung mit einem gezielten Forderungsmanagement. Die Vorteile für Betriebe: Sie haben keinen Aufwand und erhöhen gleichzeitig ihre Chance auf Erfolg bei der Forderungsbeitreibung“, ergänzt Meier.

Handwerk sollte Zahlungsausfällen vorbeugen

Damit es gar nicht erst zum Rechtsstreit kommt, sollten Handwerksbetriebe ihre offenen Rechnungen immer im Blick behalten. Dazu kann es sinnvoll sein, diese an einem bestimmten Ort zu sammeln. Außerdem wird empfohlen, bei größeren Aufträgen von neuen Kunden gegebenenfalls vorab eine Bonitätsauskunft einzuholen. Dadurch kann eine offene Forderung im Vorhinein vermieden werden. Auch hier kann eine Versicherung unterstützen: Die Nürnberger Versicherung bietet Gewerbetreibenden zusammen mit JURCASH innerhalb von Sekunden den Zugang zu Bonitäts-Ergebnissen über eine App oder ein Online-Portal.

Außerdem kann es auch sinnvoll sein, die offenen Rechnungen an einen externen Anbieter zu verkaufen, dem sogenannten Factoring. 

Eine Vereinbarung von Abschlagszahlungen kann hier ebenfalls Sicherheit bieten und eine offene Forderung minimieren. „Angebote sollten zudem konkrete Stundensätze enthalten und immer vom Kunden unterschrieben werden“, so Meier.

Übrigens: Für Gewerbetreibende gilt eine sogenannte Verjährungsfrist. Sie müssen ihre Forderungen innerhalb von drei Jahren gerichtlich geltend machen, sonst verlieren sie ihren Anspruch auf Zahlung. Die offene Rechnung verjährt sich und der Handwerksbetrieb bleibt auf den Kosten sitzen.