Preiserhöhungen von Lieferanten: So reagieren Sie richtig
Die immer wiederkehrenden Preiserhöhungen der Lieferanten machen den Handwerkern Sorge und verunsichern. Wer sich sofort dagegen wehrt, kann die Erhöhung reduzieren oder verschieben. Wenigstens besteht die Chance hierfür, sofern der Handwerker sich die Zeit nimmt, gleich zu reagieren. Die erste Frage lautet: Soll man schriftlich oder telefonisch reagieren? Am besten fährt man zweigleisig, sowohl telefonisch als auch schriftlich.
Preiserhöhungen sollten angekündigt werden
Manche Lieferanten benutzen nicht das Wort „Preiserhöhung“, bezeichnen das als „Preisanpassung“, eine scheinbar positive Wortwahl. Lieferanten können eine versteckte Erhöhung vornehmen, indem sie in der Auftragsbestätigung oder in der Rechnung den neuen Preis berechnen, ohne auf die Erhöhung vorher hin zu weisen. Die Erhöhung kann der Kunde nur anhand der vorliegenden Preisliste des Lieferanten erkennen oder sich im Internet informieren.
Korrekt ist es, Erhöhungen vorher anzukündigen, spätestens acht Wochen vor Inkrafttreten. Viele Anbieter richten sich danach und zeigen damit Fairness. Der Handwerker kann so seinen Lagerbestand durch sofortigen Einkauf erhöhen und bestellt noch vor der Erhöhung. Früher gab es zwei Mal im Jahr eine Erhöhung, was viel Aufwand bedeutete. Heute üblich ist die jährliche Erhöhung, die dann etwas höher ausfällt.
Ansprechpartner für Preisverhandlungen
Will der Handwerker die Preiserhöhung besprechen, wendet er sich am besten an Vorgesetzte oder Geschäftsführer auf Lieferantenseite an. Als Verantwortungsträger wird „die obere Etage“ eher eine individuelle Entscheidung zu Gunsten des Handwerkers treffen als sein Sachbearbeiter. Vorgesetzte verhandeln aufgrund ihrer Position besser und streben auch stärker eine Konsenslösung an.
Im Gespräch lässt man sich nicht abfertigen mit allgemeinen Kostensteigerungen oder dem Argument, dass auch der Vorlieferant des Lieferanten seine Preise erhöht hat. Wer seine Preise erhöht, ist gut vorbereitet und sammelt Argumente für die Erhöhung. Die meisten Lieferanten fürchten sich vor unangenehmen und riskanten Verhandlungen. Und sie rechnen damit, dass sie bei einigen ihrer Kunden nachgeben müssen.
Handwerker können die Erhöhung meist nicht auffangen und müssen diese Ihren Kunden weitergeben. Durch ihre Kalkulation wirkt sich die Erhöhung der Lieferantenpreise bei den Kunden des Handwerkers stärker aus. Erhöht der Lieferant um fünf Prozent, macht das bei der Kalkulation des Handwerkers für den Kunden einen höheren Betrag aus. Das muss dem Lieferanten kommuniziert werden. Bevor der Handwerker wegen höherer Preise Kunden verliert, kauft er woanders billiger ein, trennt sich von seinem Stammlieferanten. Deshalb ist Preisstabilität eine A-Priorität, auch für Lieferanten.
Präventive Maßnahmen - ein heikles Thema
Ein kritisches Thema sind die sogenannten „Präventivmaßnahmen“. Nach dem Motto „Vorbeugen ist besser als heilen“ fragt der Handwerker seinen Lieferanten was er getan hat, um die Erhöhung z.B. durch Maßnahmen der Rationalisierung zu vermeiden. Kann diese Frage nicht beantworten werden, entsteht Unsicherheit beim Kunden. Mit dem gleichen Recht wie Lieferanten Preiserhöhungen fordern, können Handwerker Preisreduzierungen von ihnen verlangen. Zu beachten ist das Aktionsprinzip: „Agieren ist immer effektiver als zu reagieren“.
Verhandeln: Hart, aber fair
Meist kommt es zu einem Kompromiss, es ist nur die Frage, wer ihn zuerst vorschlägt. Kommt der Einkäufer zu früh damit, wird sein Vorschlag abgelehnt. Die Zahl sollte vom Lieferanten kommen, er macht zuerst den Vorschlag. Wichtig ist es, sich realistische Ziele zu setzen, wer bei der Reduzierung zu hoch ansetzt, wirkt nicht kompetent. Man kann sich auch von Berufskollegen, von anderen Firmen der Branche, Informationen und Tipps holen, wie man gegen Erhöhungen bei bestimmten Verhandlungspartnern vorgehen kann. Auch ein gemeinsamer Einkauf mit Kollegen, mit denen man nicht im Wettbewerb steht, erhöhen das Volumen und damit Einkaufs-/Mengenrabatte.
Bei der Erhöhung erfragt man die Details, die zur Erhöhung geführt haben. Über Einsparpotenziale des Lieferanten kann man sich auch informieren lassen. Oft heißt es in Antwort, dass Personalkosten und andere Faktoren die Erhöhung verursacht haben. Hier entsteht die Frage, ob andere Lieferanten die Preiserhöhung in gleichem Umfang vorgenommen haben. Bei einer Erhöhung kommt es darauf an: Wieviel Prozent? Für welche Produkte? Und ab wann? Gilt die Erhöhung auch für Stammkunden mit großem Einkaufsvolumen?
Preiserhöhungen können anerkannt werden, wenn der Lieferant mehr Leistung bietet. Gibt es bei der Erhöhung ein „Mehrwert“ für den Handwerker? Hat er Vorteile bei der Verarbeitung der Teile? Dann wird die Erhöhung des Lieferantenpreises eher angenommen. Bessere Produkte und mehr Service sind eine Berechtigung für eine Erhöhung. Ist man gut auf das Gespräch vorbereitet, wächst die Chance noch eine Weile zu alten Einkaufspreisen zu ordern. Bei guter Partnerschaft gelingt es, eine „Valuta“, zu erreichen, d.h. für den Einkauf gilt die Erhöhung erst drei oder sechs Monate später.
Schließlich schlägt man nicht die Tür zu, wenn es nicht zu einer Einigung kommt. Dem Lieferanten geht es genauso, er wird die Beziehungen nicht gleich beenden, wenn man sich nicht einig wird. Solange man miteinander spricht, gibt es eine Chance.
Beziehungen: Vitamin B
Lieferanten machen immer wieder mal eine Ausnahme bei der Erhöhung. Bei guter Partnerschaft zum Handwerker zeigen Lieferanten Entgegenkommen und erhöhen den Jahresbonus oder sie führen ihn endlich ein. Wer Beziehungen rechtzeitig schafft, hat bei Erhöhungen Vorteile. Lieferanten bewerten ihre Kunden, bei A-Kunden gibt es eher ein Entgegenkommen, die Kleinkunden haben das Nachsehen. Kundentreue des Handwerkers belohnen Lieferanten mit besseren Konditionen.
Kontakte müssen gepflegt werden, man empfiehlt den Lieferanten weiter und lässt ihn das wissen. Offen sein für Kontaktwünsche des Lieferanten ist besser, als sich hinter eigenen Terminen zu verstecken. Lieferantenreklamation sollten vom Handwerker nicht genutzt werden, um Vorteile für sich zu erreichen. Das schadet der Partnerschaft. Vielleicht ist sogar ein Danke bei erstklassiger Erledigung der Beschwerde angebracht. Das stärkt die Beziehungen.
Bei C-Lieferanten lohnt sich der Aufwand nicht, wenn die Abwehr der Preiserhöhung, z.B. unter 500 EUR pro Jahr, bringen würde. Dies sollte aus der Lieferantendatei ersichtlich sein. Eine aussagefähige Datei liefert Angaben darüber, wie oft es in letzter Zeit zu Erhöhungen kam. Und schließlich über die Aktivitäten, mit der man in der Verhandlung erfolgreich war.
Abhängigkeit von Lieferanten reduzieren
Hat man für ein Produkt nur einen Lieferanten, ist die Abhängigkeit ein Nachteil. Ideal ist es, wenn man sich aktiv um neue Adressen bemüht, spätestens wenn es bei bestimmten Lieferanten zu Preisaufschlägen kommt. Neulieferanten bittet man um ein Preisangebot bei mit bestimmter Abnahmemenge.
Aktives Beschaffungsmarketing heißt, neue Lieferanten zu kontakten, auch wenn aktuell kein Bedarf besteht und der Zufriedenheitsgrad mit Stammlieferanten hoch ist. Wer sich erst im Notfall um neue Adressen bemüht, hat das Nachsehen. Fachpresse und Messebesuche sind die besten Möglichkeiten, sich ständig über neue Adressen zu informieren. Neue Kontakte reduzieren die Abhängigkeit vom Stammlieferanten, schaffen Ausweichmöglichkeiten und vor allem bessere Preisvergleiche. Die aktive Suche nach neuen Lieferanten macht zwar Arbeit, gehört aber zu den Kernaufgaben beim Einkauf. Dafür muss Zeit sein.
Reaktion auf Preiserhöhung des Lieferanten
Textvorschlag nach 3 Stufen:
Guten Tag Herr/Frau …,
Wir haben Ihre Information über die Preiserhöhung intern diskutiert.
Ablehnung
Aufgrund unserer partnerschaftlichen und dauerhaften Zusammenarbeit mit Ihnen kann Ihre sehr allgemeine und wenig aussagefähige Preiserhöhung von uns nicht akzeptiert werden.
Frage
Bitte informieren Sie uns, welche Maßnahmen Sie zur internen Kostensenkung und Steigerung der Wirtschaftlichkeit getroffen haben, die eine Preissteigerung verhindern. Ein gegenseitiger Erfahrungsaustausch auf diesem Gebiet liefert für beide Seiten immer wichtige Anregungen.
Vorschlag
Wir können Ihre neuen Preise nicht an unsere Kunden weitergeben und auch selbst nicht verkraften. Deshalb sollten wir über diese Situation nochmals Kontakt aufnehmen, um einen Kompromiss zu finden. Rufen Sie uns an?
Freundliche Grüße
