Worauf Selbstständige bei Bewirtungsbelegen achten müssen

Selbstständige, Gewerbetreibende und Kaufleute können viele Aufwendungen in Zusammenhang mit ihrer unternehmerischen Tätigkeit als Betriebsausgaben verbuchen, was zu deren Vorteil die Steuer mindert. Andere Ausgaben sind eher grenzwertig, da sie sowohl die Aufwendungen des Selbstständigen für seine private Lebensführung als auch das Unternehmen überlappend betreffen.

Neben Geschenken an Geschäftsfreunde oder Aufwendungen fürs Arbeitszimmer sind es vor allem Bewirtungskosten für Geschäftsessen, deren steuerliche Behandlung durchaus kompliziert anmuten kann. Neben Fragen über den Tatbestand einer Bewirtung, ihrer Angemessenheit und dem Vorsteuerabzug ist es vor allem der Bewirtungsbeleg, auf den es ankommt.

Wann eine Bewirtung stattfindet

Eine Bewirtung als Betriebsausgabe im Sinne des Einkommensteuergesetzes liegt immer dann vor, wenn Geschäftspartner des Unternehmers im Rahmen eines Treffens mit eindeutiger geschäftlicher Absicht verköstigt werden. Dies betrifft in allererster Linie die Kosten für Speisen und Getränke, schließt in einem weiteren Kontext aber auch Genussmittel, Trinkgelder und Garderobenkosten mit ein. Grundsätzlich gilt jeder Restaurantbesuch mit Geschäftspartnern automatisch als Bewirtung.

Nicht jede Form der Verköstigung stellt allerdings automatisch eine Bewirtung dar – dafür muss erst die Grenze der üblichen Aufmerksamkeiten überschritten worden sein: Wenn beispielsweise ein Anwalt zwei Mandanten zu sich ins Besprechungszimmer einlädt und diese zur Erfrischung Sprudel trinken und Kekse essen dürfen, ist das keine Bewirtung. Hier werden den Geschäftsfreunden lediglich Aufmerksamkeiten als Geste der Höflichkeit zuteil. Bewirtung tritt erst ein, wenn die Gaumenfreuden den Rahmen üblicher Knabbereien und Erfrischungen sprengen würden. Beispiele für eine solche Grenzüberschreitung sind der Ausschank alkoholischer Getränke oder das Engagement eines Cateringunternehmens.

Die 30-Prozent-Regel

Gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG dürfen 30 Prozent aller angemessenen Bewirtungskosten den Gewinn nicht mindern, sie gelten also nicht als Betriebsausgaben. Hintergrund dieser Regelung ist der logische Gedanke, dass ein Unternehmer im Restaurant in aller Regel auch für sich selbst etwas Essbares bestellt – und seinen Partnern beim Essen nicht nur zuschaut. Also gibt er auch Geld für den eigenen Magen, sprich die eigene private Lebensführung aus, und die 30% nicht abziehbaren Bewirtungskosten stehen als pauschal festgelegter Satz genau dafür.

Im Rechnungswesen kann diese Regel unterschiedlich gebucht werden. Eine Möglichkeit ist die sofortige Aufteilung der Kosten in 70 Prozent abziehbar und 30 Prozent nicht abziehbar. Optimal haben Buchungsprogramme wie Datev dafür einen Buchungsschlüssel, der die Kosten automatisch auf entsprechende Konten aufteilt. Eine andere Option bietet sich bei Jahresbuchhaltungen kleinerer Unternehmer an – hier trägt man zuerst alle Bewirtungsaufwendungen zu 100 Prozent als Ausgaben ein und bucht am Ende 30% davon um. So muss kein Aufwand betrieben werden, nach jedem einzelnen Bewirtungsbeleg gleich eine Aufteilung vorzunehmen.

Vorsteuer und Bewirtung

Nicht wenige Selbstständige und Unternehmer müssen auf Ihre Einnahmen Umsatzsteuer zahlen, dürfen aber im Gegenzug auch Vorsteuer - also die Mehrwertsteuer auf den Belegen - steuermindernd geltend machen. Im Falle von Bewirtungen gibt es einige Aspekte in Sachen Vorsteuerabzug zu beachten.

Eine gute Nachricht ist, dass sämtliche Vorsteuer auf einem Bewirtungsbeleg geltend gemacht werden kann, solange das Geschäftsessen der Höhe nach angemessen ist. Während also vom Nettobetrag der Rechnung, die das Gasthaus ausstellt, 70 Prozentabziehbare und 30 Prozent nicht abziehbare Betriebsausgaben sind, kann dennoch die Differenz zwischen dem Brutto- und dem Nettobetrag zu 100 Prozent als Vorsteuer angesetzt werden.

Beispiel: Ein selbstständiger Bauingenieur bewirtet zwei Mandanten in einem Imbiss und erhält eine Rechnung über 35,70 Euro brutto. Der Nettobetrag der Rechnung beläuft sich entsprechend auf 30 Euro. Davon werden 21 Euro als abziehbar und 9 Euro als nicht abziehbar verbucht. Übrig bleiben die 5,70 Euro an Vorsteuer, die komplett abgezogen werden dürfen, sofern die Bewirtung angemessen (bei dem geringen Betrag dürfte kein Zweifel aufkommen) war und ein ordentlicher Bewirtungsbeleg gemacht wurde.

Ein Sonderfall ist hingegen das Trinkgeld: Voraussetzung für einen Vorsteuerabzug ist nämlich, dass die Person, die man für die erhaltene Leistung bezahlt, selber ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer ist. Auf die Gaststätte selbst trifft das zu. Aber das Trinkgeld ist exklusiv für die Angestellten, und die gelten als Privatpersonen, nicht als Unternehmer. Also darf man sich vom Trinkgeld auch keine Vorsteuer ziehen.

Bezogen auf oben genanntes Beispiel hätte unser Bauingenieur neben den 35,70 Euro auch noch 2,30 Euro für den Kellner bezahlt, wodurch seine Bewirtungsaufwendungen insgesamt nun 38 Euro betragen. In diesem Fall wird das Trinkgeld ebenfalls im Verhältnis 70:30 aufgeteilt, aber in voller Höhe. Es würden dann 1,61 Euro als abziehbar und 0,69 Euro als nicht abziehbar gebucht. Zusammen mit den oben genannten aufgeteilten Beträgen würden die Buchungssätze dann wie folgt aussehen:

• 22,61 Euro (21,00 + 1,61) abziehbar,
• 9,69 Euro (9,00 + 0,69) nicht abziehbar,
• 5,70 Euro abziehbare Vorsteuer.

In einem Fall kann für die Bewirtungsaufwendungen allerdings überhaupt keine Vorsteuer geltend gemacht werden: wenn sie als unangemessen gelten. Weil dann auch der Nettobetrag in voller Höhe nicht abzugsfähig ist.

Eine Frage der Angemessenheit

Wer mit einigen Geschäftspartnern ganz normal im Restaurant speist, muss in der Regel nicht befürchten, das Finanzamt würde seine Ausgaben für unangemessen erklären. Doch die Grenze zwischen angemessen und unangemessen ist nicht klar umrissen. Allgemein hat sich der Merksatz eingebürgert, dass die Kosten dann angemessen sind, „wenn ein gewissenhafter und ordentlicher Unternehmer im Fall, dass er die Kosten der Bewirtung selbst übernehmen müsste, keinen Widerstand leisten würde und den Betrag der Aufwendungen auf sich nehmen würde“.

Einfacher zu merken ist da der Umstand, dass Rechnungsbeträge von weniger als 100 Euro pro Person in der Regel nicht beanstandet werden. Jedoch kann es immer noch zu Ausschlägen über diesen Richtwert kommen, und trotzdem wären die Kosten unter Beachtung der Größe des Unternehmens, der Bedeutung der Geschäftspartner sowie der Intensität der Beziehungen angemessen.

Der perfekte Bewirtungsbeleg

Folgende Punkte muss ein Bewirtungsbeleg aufweisen, damit er als gültige Betriebsausgabe die Steuer wirksam mindern kann:

• Namen der Teilnehmer: Dies schließt den Bewirtenden mit ein, darf handschriftlich auf der Quittung des Restaurants dokumentiert werden und sollte im Idealfall noch die Unternehmenszugehörigkeit der jeweiligen Personen benennen.
• Anlass der Bewirtung: So intensiv die Geschäftsbeziehungen auch sein mögen, gültige, abziehbare Bewirtungsaufwendungen müssen immer einem geschäftlichen Anlass zugrunde liegen. Dieser kann stichpunktartig gleich mit den Personen aufgeschrieben werden.
• Datum und Ort der Bewirtung, dies sollte in der Regel aus der gedruckten Quittung der Lokalität bereits hervorgehen.
• Höhe und Art der Aufwendungen: Auch hier muss nichts mehr geschrieben werden, wenn es bereits auf der Rechnung steht.
• Bei Trinkgeldern: handschriftlicher Vermerk des Kellners über Erhalt des Betrags auf der Rechnung.
• Bei Rechnungen mit einem Bruttobetrag über 250 Euro müssen zusätzlich der gesonderte Vorsteuerbetrag, Steuer- oder Ust-ID der Gaststätte sowie Name und Anschrift der Firma des Bewirtenden darauf stehen.

Viele Gaststätten stellen auf Anfrage spezielle Quittungen mit leeren Textzeilen aus, auf denen die Namen der Gäste sowie der Anlass niedergeschrieben werden können. Alternativ kann man als Unternehmer auch eigene Bewirtungsbelege nach Vorlagen erstellen, ausdrucken und beschriften. Laut Gesetz sind jedoch Rechnungen aus Gaststätten immer beizufügen.