E-Rechnung: Elektronische Rechnung im Handwerk

Für deutsche Unternehmen sollen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend werden. Nach dem Bundestag hat nun auch der Bundesrat zugestimmt. Wann gilt die Regelung für welche Unternehmen?

Was ist eine E-Rechnung - und was nicht?

Eine elektronische Rechnung, oder kurz E-Rechnung, ist ein Dokument, das die gleichen Inhalte besitzt wie eine Rechnung auf Papier - jedoch nur in digitaler Form zugestellt bzw. versendet wird. Sie muss dieselben Anforderungen an eine Rechnung erfüllen, wie die Papierversion. Die E-Rechnung ist jedoch kein Selbstzweck, der Sinn dahinter ist, die komplette Rechnungstellung und -verarbeitung zu digitalisieren, um - vor allem auf EU-Ebene - die Umsatzsteuerhinterziehung zu bekämpfen.

Die gesetzliche Grundlage für eine Pflicht zur E-Rechnung ist das Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011, das die entsprechende EU-Richtlinie umsetzt. Eine spezielles Format schreibt der Gesetzgeber nicht vor, E-Rechnungen, die an Behörden gehen, müssen aber der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Das bedeutet, dass die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dargestellt werden. Eine Bilddatei, ein PDF oder eine gescannte Papierrechnung sind daher keine E-Rechnungen, sie fallen unter den Begriff "sonstige Rechnungen".

Ein Meldesystem für Rechnungen wird nicht sofort eingeführt, ist aber voraussichtlich ab 2028 geplant.

Wer muss jetzt schon eine E-Rechnung ausstellen bzw. annehmen?

Seit dem 27. November 2018 müssen die obersten Bundesbehörden sowie die Verfassungsorgane des Bundes elektronische Rechnungen im Standard XRechnung oder ZugFeRD annehmen. Ein Jahr später wurde es für alle anderen Bundesbehörden Pflicht. Seit dem 27. November 2020 gilt die E-Rechnung für alle Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern.

Auch die Bundesländer sind verpflichtet, Regelungen zu erlassen. Hier gibt es jedoch 16 Einzelgesetze und Verordnungen. Sie betreffen sowohl das Rechnungsvolumen, ab dem elektronische Rechnungen verpflichtend sind, aber auch die Formate. Bremen orientiert sich beispielsweise an den Vorgaben für Bundesbehörden (für Rechnungen ab 1.000 Euro), in Rheinland-Pfalz gilt die Pflicht seit dem 1. Januar 2024 und Hessen zieht im April 2024 nach. In Baden-Württemberg gilt die Pflicht für Aufträge ab 1.000 Euro seit dem 1. Januar 2022.

Bayern nimmt auf Landesebene dagegen lediglich digitale Zahlungsaufforderungen an, schreibt Lieferanten ansonsten aber gar nichts vor. Es gibt auch keine zentrale Plattform für E-Rechnungen. In NRW müssen Lieferanten von Behörden mit ihrem jeweiligen Auftraggeber klären, über welchen Weg die Rechnung verschickt werden soll. Immerhin gibt es ein zentrales E-Rechnungsportal. Dieses ist aber nicht verpflichtend.

Das heißt: Von einer Pflicht zur E-Rechnung sind bislang nur Behörden und öffentliche Auftraggeber betroffen, Unternehmen blieben außen vor - bis 2025 zumindest.

E-Rechnung: Was sich für Unternehmen ändert

Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht für alle inländischen Unternehmen schrittweise eingeführt. Sie betrifft Rechnungen, die von Unternehmen an andere Unternehmen gestellt werden, also den B2B-Verkehr.

• 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Ausstellung einer E-Rechnung ist freiwillig.
• 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800 Millionen Euro müssen E-Rechnungen nicht nur empfangen, sonder auch ausstellen, und zwar obligatorisch.
• 1. Januar 2028: Auch alle anderen Unternehmen (unter 800 Millionen Euro Umsatz) müssen ihre B2B-Rechnungen elektronisch versenden. Das gilt dann auch für Geschäfte zwischen EU-Staaten.

Ausnahmen von der Pflicht sind die folgenden Fälle:

1. Von der Umsatzsteuer befreite Umsätze (nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG),
2. Rechnungen für Kleinbeträge unter 250 Euro,
3. Fahrausweise.

Welche Formate sind für E-Rechnung zulässig?

Das Gesetz schreibt kein Format vor, wohl aber Anforderungen, die eine E-Rechnung erfüllen muss. Sie muss elektronisch, strukturiert und maschinenlesbar sein, was sich insbesondere auf die nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) erforderlichen Angaben bezieht. Festgelegt ist das in der Norm EN 16931. Formate wie XRechnung und ZugFeRD erfüllen diese Anforderungen.

Dieses strukturierte elektronische Format kann auch individuell zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, wenn sich aus dem vereinbarten Format die notwendigen Daten vollständig und korrekt in ein Format extrahieren lassen, das der Norm EN1693 entspricht oder mit ihr interoperabel ist. Unter dieser Voraussetzung, sind auch über EDI (Electronic Data Interchange) ausgestellte Rechnungen, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, zulässig. Das gilt auch für zukünftige Formate.

Bis zum 31. Dezember 2025 sind folgende Formate erlaubt:

• Papier
• E-Invoice nach EN 16931 wie XRechnung oder ZugFeRD
• Andere Formate wie EDIFACT, XML oder X12

Ab dem 1. Januar 2027 sind folgende Formate zulässig:

• Papier: nur für Unternehmen mit einem Umsatz unter 800 Millionen Euro
• E-Invoice nach EN 16931 wie XRechnung oder ZugFeRD
• Andere Formate: nur für Unternehmen mit einem Umsatz unter 800 Millionen Euro

Ab dem 1. Januar 2028 gelten dann nur noch Formate wie XRechnung oder ZugFeRD bzw. Lösungen, die mit ihnen interoperabel sind.

Was sind XRechnung und ZugFeRD?

XRechnung ist ein deutscher Standard für die E-Rechnung, der (bislang nur) für die Verwaltung vorgeschrieben ist. Er erfüllt die Anforderungen der Norm EN 16931 an die elektronische Rechnungstellung auf EU-Ebene. Es handelt sich dabei um "echtes" E-Invoicing, also um strukturierte Datensätze, die in einem einheitlichen Format bereitgestellt werden. Dadurch sind sie leichter validierbar und können fehlerfrei ausgelesen werden. Um XRechnung zu nutzen, müssen sich Lieferanten von Bundesbehörden beim sogenannten Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) registrieren. Mithilfe der sogenannten Leitweg-ID des Rechnungsempfängers können sie dann ihre Rechnungsdaten übermitteln - und zwar per E-Mail, per Webformular oder via PEPPOL. Mittlerweile ermöglichen auch einige ERP-Systeme den Rechnungsversand als XRechnung.

Ebenso kompatibel ist das Format ZugFeRD 2.0. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das den Datensatz lesbar macht, für den Empfänger jedoch wie eine herkömmliche Rechnung aussieht. Es integriert in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Die Rechnung besitzt also die Form eines PDF-Dokuments, gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten möglich ist.