E-Rechnung zum Jahreswechsel: Was Unternehmen jetzt noch machen können

Die gute Nachricht ist: Auch für Unternehmen, die sich bislang noch überhaupt nicht mit der E-Rechnung beschäftigt haben, ist es kurz vor dem Inkrafttreten noch nicht zu spät, und es besteht kein Grund für eine Torschlusspanik vor den Feiertagen. „Wie beim Geschenkekauf gibt es auch bei der E-Rechnung eine schnelle Notlösung. Was geschenkeseitig der Gutschein ist, ist bei der E-Rechnung die E-Mail-Adresse. Denn die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können – darum geht es im ersten Schritt zum Jahreswechsel – können Unternehmen zunächst mit einer entsprechenden E-Mail-Adresse erfüllen“, sagt Mario Schnurr, Steuerberater bei Schultze & Braun. „Allerdings sollten die Unternehmen im Blick haben, dass sie E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern perspektivisch natürlich auch lesen und verarbeiten müssen.“ Hinzu kommen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.

Umstellung nicht (weiter) auf die lange Bank schieben

„Auf die lange Bank schieben können und sollten sie die Umstellung auf die E-Rechnung daher im neuen Jahr gleichwohl nicht und sie am besten direkt in Kombination mit Verarbeitung und Versand angehen“, sagt Schnurr, der bereits mehrere Unternehmen im Zusammenhang mit der E-Rechnung berät. Er rechnet damit, dass spätestens im zweiten Halbjahr 2025 das Aufkommen steigen wird, weil Unternehmen freiwillig auf den Versand von E-Rechnungen umsteigen. Die Pflicht zum Versand gilt grundsätzlich erst ab 2027, für kleine Unternehmen spätestens ab 2028.

XRechnung und Zugferd

„Wichtig ist: Bei einer per E-Mail versandten Datei, etwa einem PDF oder einer eingescannten Papierrechnung, handelt es sich nicht um E-Rechnungen“, sagt Schnurr. „Es muss ein Rechnungsdokument in einem maschinenlesbaren und nach genauen Vorgaben strukturierten XML-Format sein.“ Die Vorgabe ist, dass sich der Datensatz der E-Rechnung automatisch weiterverarbeiten lässt. Die Inhalte und das Format des Datensatzes sind durch die Norm EN 16931 EU-weit einheitlich festgelegt. Im Wesentlichen gibt es die beiden Formate „XRechnung“ und „Zugferd“.

Vorgabe bei öffentlichen Auftraggebern

Unternehmen sollten bei der Umstellung auf die E-Rechnung aber auch das eigene Geschäftsmodell im Blick haben. Wenn sie etwa für öffentliche Auftraggeber tätig sind oder tätig sein wollen, sollten sie sich bei der Umstellung auf „XRechnung“ fokussieren. „Denn auch, wenn es möglich ist, bei E-Rechnungen das Format `Zugferd´ zu nutzen, sind öffentliche Auftraggeber bereits seit Längerem grundsätzlich dazu verpflichtet, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen im Format `XRechnung zu fordern“, sagt Schnurr.

Aufwand zahlt sich auf lange Sicht sehr wahrscheinlich aus

„Der Aufwand für die Umstellung auf die E-Rechnung zahlt sich für Unternehmen auf lange Sicht sehr wahrscheinlich im wahrsten Sinne des Wortes aus“, sagt Schnurr. „Denn die Umstellung auf die E-Rechnung verspricht durch die EU-weite Vereinheitlichung nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern auch eine nachhaltigere Geschäftspraxis.“ Ein zentraler Vorteil sind zudem deutliche Kosteneinsparungen:

• Durch den Verzicht auf Papier, Druck, Versand und Lagerung sowie durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses werden viele manuelle Schritte überflüssig.
• Durch Software-Lösungen lassen sich Aufgaben wie das Erfassen, Abgleichen und Freigeben von Rechnungen sowie deren Ablage automatisieren. Dies ermöglicht es dann, sich auf andere Kerntätigkeiten zu konzentrieren.

Zudem beschleunigt die Verarbeitung von E-Rechnungen den Zahlungsverkehr und stärkt das Cashflow-Management.

Die Aufbewahrungszeit

Bei der Umstellung auf die E-Rechnung sollten Unternehmen aber auch die Aufbewahrungsfristen im Blick haben: Wie Papierrechnungen müssen E-Rechnungen und dazugehörige Dokumente für mindestens acht Jahre archiviert werden, um lesbar und unverändert zu bleiben – beginnend ab dem Ende des Quartals, in dem die Rechnung erstellt wurde. „Wichtig ist, dass dabei immer noch die Regeln für ordnungsgemäße Buchführung und den Zugriff auf digitale Daten gelten“, sagt Schnurr. „Die E-Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie angekommen sind – also als Dokument im XML-Format „XRechnung“ oder „Zugferd“. Zudem muss ein Prüfungsbeamter während der Aufbewahrungsdauer jederzeit darauf zugreifen können.“

Gerade mit dem Blick auf die Besonderheiten und den im Fall der Fälle bestehenden Zeitdruck ist unbestritten, dass die Umstellung auf die E-Rechnung zunächst einiges an Aufwand erzeugt. Denn die Digitalisierung der Rechnungsprozesse erfordert sowohl Zeit als auch Know-how inklusive der Schulung von Mitarbeitenden – etwa durch Softwarepartner, Steuerberater oder Verbände. Ist die E-Rechnung aber erst einmal eingeführt, bringt sie deutliche Arbeitserleichterungen sowie eine substanzielle Kosten- und Zeitersparnis.