Offene Forderungen: 8 Tipps, wie Sie Ihr Geld eintreiben
Gerade im Privatkundengeschäft gehen die meisten Handwerksbetriebe in Vorleistung und vertrauen darauf, dass der Kunde hinterher auch zahlt. Doch stark verspätete Zahlungseingänge sowie Forderungsausfälle gefährden die betriebliche Liquidität und können schlimmstenfalls in die Insolvenz führen.
Sinnvoll und notwendig ist ein aktives und professionelles Forderungsmanagement. Die die Experten von Creditreform raten den Betrieben, konsequent gegen säumige Kunden vorgehen, um die Außenstände möglichst klein zu halten. Orientierung bietet folgende Vorgehensweise in acht Schritten:
1. Schlussrechnung zügig schreiben
Schreiben Sie zügig nach Abschluss des Auftrags bzw. nach Abnahme der Leistung eine prüffähige Schlussrechnung mit einem konkreten, gut lesbaren Zahlungstermin. Das Schreiben sollte neben den vertraglich vereinbarten Punkten auch alle Pflichtangaben enthalten, die das Umsatzsteuergesetz verlangt. Neben den wichtigsten Positionen sollte eine Aufteilung in Arbeitslohn und Material angegeben sein. Denn formale Fehler können für bestimmte Kunden schon der erste Anlass sein, die Rechnung erst einmal nicht zu zahlen.
2. Zahlungsziel korrekt vereinbaren
Seit die EU-Zahlungsverkehrsrichtlinie im Sommer 2014 in Kraft getreten ist, dürfen Unternehmen Geschäftspartnern ein Zahlungsziel von nur noch maximal 60 Tagen gewähren. Andere Fristen müssen ausdrücklich vereinbart werden. Bei öffentlichen Auftraggebern gilt eine Frist von 30 Tagen.
3. Etwaige Mängel sofort beheben
Häufig berufen sich Kunden, die ihre Rechnung nicht begleichen, auf vorhandene Mängel. Handwerksbetriebe sollten diese Reklamationen ernst nehmen und umgehend prüfen, ob es sich um berechtigte Mängel handelt. Liegen diese vor, sollten sie aufgelistet und anschließend umgehend in Abstimmung mit dem Kunden beseitigt werden.
4. Zahlung zeitnah kontrollieren
Nach wie vor gibt es viele Betriebe, die entweder gar keinen oder keinen zeitnahen Überblick über ihre Außenstände und offenen Rechnungen haben. Überwachen Sie deshalb regelmäßig mit einem kaufmännischen Branchenprogramm, mit einer anderen Software oder mit einer Excel-Liste, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind.
5. Wichtige Kunden anrufen
Falls ein wichtiger (Stamm-)Kunde seine Rechnung nicht begleicht, sonst aber immer pünktlich gezahlt hat, empfiehlt sich ein Telefonanruf. Erkundigen Sie sich zunächst bestimmt und korrekt, aber höflich, ob er die Zahlung eventuell vergessen habe oder ob bei der Überweisung etwas schief gelaufen sei.
Sollte der Kunde mit der Handwerksleistung berechtigt unzufrieden sein, dann vereinbaren Sie mit ihm einen zeitnahen zur Mängelbeseitigung.
Liegt ein vorübergehender Liquiditätsengpass bei einem ansonsten guten Kunden vor, dann schlagen Sie ihm einen konkreten Ratenzahlungsplan vor. Senden Sie ihm nach dem Telefonat ein entsprechendes Schriftstück in Verbindung mit einer Schuldanerkenntnis für die Gesamtforderung.
Tipp: Notieren Sie generell die wichtigsten Fakten und Vereinbarungen für die Kundenakte und senden Sie das Protokoll bei Bedarf auch an den Kunden.
6. Richtig und konsequent mahnen
Experten raten, höchstens drei, nicht nummerierte Mahnschreiben mit kurzen, klaren und höflichen Texten zu verschicken. Tipp: Das erste Schreiben spätestens 35 Tage nach Rechnungsstellung mit einer knappen Zahlungsfrist (z. B. 7, 10 oder 14 Kalendertage) versenden. Danach folgen bei Bedarf Mahnung zwei und drei.
Wichtig: Setzen Sie unbedingt bereits in der ersten Mahnung den Kunde in Verzug. Denn erfolgt innerhalb von 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung keine Zahlung, kann der Handwerksbetrieb Verzugszinsen berechnen (§ 286 BGB). Achtung: Bei Privatkunden muss bereits in der Rechnung separat auf diese Konsequenz eindeutig hingewiesen werden.
Sollte ein Kunde einen unberechtigten Skontoabzug vornehmen, drohen ihm ebenfalls Verzugszinsen, falls er dadurch in Verzug gerät.
Die Höhe der Verzugszinsen regelt § 288 BGB in Abhängigkeit des Basiszinssatzes. Hier finden Sie einen Online-Verzugszinsrechner mit aktuellen und historischen Daten.
7. Rechtliche Schritte einleiten
Sollte der Kunde selbst nach drei Mahnschreiben nicht zahlen, empfehlen sich zunächst zwei Maßnahmen: Man kann die Forderung an ein Inkassobüro (gegen Gebühr) übergeben oder gegen einen Geldbetrag abtreten. Die günstigere Variante ist, einen Mahnbescheid in Eigenregie zu beantragen. Am einfachsten geht das Online z. B. über www.online-mahnantrag.de.
Alternativ kann man auch einen Anwalt damit beauftragen. Widerspricht der Schuldner dem Mahnbescheid nicht, erlässt das Gericht automatisch den Vollstreckungsbescheid – anderenfalls geht das Verfahren in eine Klage über. Laut Expertenerfahrungen begleichen in 60 bis 80 % aller Fälle die Kunden ihre Rechnungen nach Eingang des Mahnbescheids.
Bei offensichtlich hartnäckigen Zahlungsverweigerern können Sie auch direkt eine Klage einreichen.
8. Vermögen pfänden
Ein Vollstreckungsbescheid oder ein Urteil berechtigen zur Pfändung. Bei dieser letzten Etappe des Forderungsmanagements helfen Ihnen Rechtsanwälte und Inkassodienstleister.
