Warum Zeitmanagement auch im Handwerk unverzichtbar ist

114 Milliarden Euro. So viel kostet deutsche Unternehmen unproduktive Arbeitszeit und ständige Arbeitsunterbrechungen. Darüber hinaus stresst ein stark fragmentierter Arbeitsalltag Mitarbeiter mehr als ein strukturierter Ablauf. Das sind die Ergebnisse der Tagebuchstudie des Berliner Thinktanks Next Work Innovation (NWI). „Vielen Menschen ist in ihrem stark fragmentierten Arbeitsalltag das Gefühl von Produktivität verloren gegangen. Dass wir nun auf der Basis valider Daten zeigen können, was die heutige Arbeitskultur an Produktivität und in Euro kostet, sollte Unternehmen und Mitarbeitende aufrütteln und bewegen“, so Vera Starker, Mitgründerin des NWI und Initiatorin der Tagebuchstudie.

Unterbrechungen von Tätigkeiten kosten Nerven, Zeit und Gesundheit und damit vor allem eins: Geld. Nach jeder Unterbrechung benötigt das Gehirn Zeit, bis es sich wieder auf die ursprüngliche Aufgabe fokussieren kann. Ein solcher Fokusverlust, bei dem wir unentwegt zwischen Aufgaben, Terminen und verschiedenen Kommunikationskanälen hin und her springen, kosten Performanz und Gesundheit und damit vor allem eins: Geld. Denn wo Menschen unkonzentriert arbeiten, brauchen Dinge unter dem Strich länger. Angenommen, Arbeitnehmer werden alle vier Minuten in ihrer Tätigkeit unterbrochen - durch Abrufen von E-Mails, Nachfragen von Kollegen, Anrufe, Rückrufe oder Kurzbesprechungen. 

Alleine die aufsummierte Refokussierungszeit beziffert die Studie auf etwa 58 Milliarden Euro pro Jahr. Auf den Monat gerechnet verlieren Vollzeitbeschäftigte drei volle Arbeitstage durch Fragmentierung. Durch Multitasking und ständigen Aufgabenwechsel erhöht sich zudem die Fehlerquote.

Was sind die größten Zeitfresser im Handwerk?

Die Aufgaben im Handwerk sind zahlreich, wobei der Unternehmenschef am häufigsten koordinativ arbeitet - in kleineren Betrieben meist noch zusätzlich zur Arbeit beim Kunden. Doch Hektik und Geschwindigkeit können nicht wettmachen, was an guter Organisation fehlt. Letztendlich stehen alle im Betrieb unter Strom, es passieren Fehler und gute Ideen - sofern sie unter Stress überhaupt noch möglich sind - werden nicht umgesetzt. Am besten nimmt man sich also die größten Zeitfresser zuerst vor. Diese sind:

Fehlende Prioritäten

Wer ständig ohne Ziel "einfach macht", dem fehlt die Richtung. Dementsprechend kann er auch keine Orientierung für Mitarbeiter oder Kollegen sein. Besonders für Chefs kann sich das zu einem großen Problem entwickeln.

Nicht delegieren können

Wer alle Aufgaben selbst erledigen will, bürdet sich zu viel auf und läuft Gefahr, sich zu verzetteln. Chefs, die ihren Mitarbeitern nicht vertrauen und Aufgaben nicht verteilen, verlieren häufig den Fokus.

"Kreatives Chaos"

Unordnung ist ein großer Zeitfresser. Werkzeug, das immer wieder gesucht werden muss oder Technik, die sich nicht an einem festen Platz befindet, kostet Arbeitszeit.

Gescheitertes Multitasking

Mehrere Aufgaben zeitgleich oder sehr zeitnah zu erledigen, geht immer auf Kosten aller Aufgaben. Wer wegen vieler Aufträge oder hohem Druck von Kunden Projekte "auf Kante näht", sitzt am Ende auf längeren Arbeitszeiten, gestressten Mitarbeitern, die Fehler beheben müssen und damit unzufriedenen Kunden.

10 Tipps für gutes Zeitmanagement im Handwerk

Zeitmanagement ist längst nicht mehr exklusiv für Schreibtischtäter, auch im Handwerk wird es immer wichtiger, die Zeit für Arbeit und Termine so gut zu strukturieren wie nur irgendwie möglich. Dabei geht es nicht nur ums Geld. Eine gut geplante Arbeitswoche vermeidet im besten Fall Überlastungen und damit Stress und schonen auf Dauer die Gesundheit. Probieren Sie diese Tipps doch einmal aus:

1. Grundstruktur: Die Arbeit grob planen

Zeitmanagement soll nicht mehr Zeit kosten als sie einspart, so viel steht fest. Da hilft es sehr, bei der Planung eine grundsätzliche Struktur zu haben. Beispielsweise Kundentermine auf den Vormittag zu legen und als Chef mitzuarbeiten, nachmittags kommt die Planung von aktuellen Projekten und neuen Aufträgen zum Zug und am Freitag ist Büroarbeitstag.

2. Rückwärtsterminierung: Projekte vom Ende her planen

Machen Sie einen Überblick über Ihre Aufträge. Statt diese der Reihe nach abzuarbeiten, überlegen Sie sich - auch zusammen mit dem Kunden - wann ein Projekt fertig sein muss. Es gilt nicht: Wer am meisten drängelt, kommt zuerst dran! Für jedes Projekt planen Sie dann rückwärts, das heißt: Legen Sie Zwischenschritte fest und was wann bis dahin jeweils erledigt sein muss. Welches Material muss vorhanden sein? Wie viele Mitarbeiter braucht es?

Am besten geht die Planung in einem speziellen Projektmanagement-Tool, die einzelnen Arbeitszeiten und Fälligkeitstermine tragen Sie in Ihren Tageskalender ein.

3. Realistische Zeitplanung

Verplanen Sie nicht 100 Prozent der vorhandenen Zeiten aller Mitarbeiter. Rechnen Sie mögliche Krankheiten, Urlaube, aber auch Fahrtzeiten und damit auch Verzögerungen mit ein. Wenn ein Projekt dann schneller als geplant fertig wird, ist das besser, als wenn Sie dem Plan hinterherlaufen müssen.

Zeitplanung und Termine müssen allen Mitarbeitern klar kommuniziert werden.

4. Dringend oder weniger wichtig: Aufgaben priorisieren

Verzwickt wird es, wenn Sie alle anstehenden Aufgaben möglichst sofort erledigen wollen, weil Sie alle als gleich wichtig ansehen. Sind sie aber meist nicht. Einige Kunden können auf ihr neues Bad ein halbes Jahr warten, während der Heizungstausch im November dringend zu erledigen ist und keinen Aufschub duldet. Dabei helfen kann eine Tabelle mit zwei Spalten und zwei Zeilen. Die Zeilen beschriften Sie mit "wichtig" und "weniger wichtig", die Spalten mit "dringend" und "weniger dringend".

• Dringende und wichtige Aufgaben erledigen Sie am besten selbst und sehr zeitnah.
• Wichtige Aufgaben, die aber weniger dringend sind, kommen in den Kalender und werden terminiert.
• Dringende, aber weniger wichtige Aufgaben sind geeignet zum Delegieren.
• Was weder wichtig noch dringend ist, kann erst einmal warten.

5. Delegieren: Geben Sie Verantwortung ab

Gerade in kleinen Betrieben ist es wichtig, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Ein Chef kann nicht alles alleine stemmen! Will er mitarbeiten, sollte er sich Unterstützung für die Büroarbeit holen - ja, das kostet Geld, entlastet aber bei der eigentlichen Facharbeit. Auch im Kollegium heißt es, Zuständigkeiten zu verteilen. Wer ist beispielsweise für das Aufräumen des Werkzeugs zuständig? Wer für das Befüllen des Fahrzeugs mit dem Material, das immer dabei sein muss? Dabei geht es nicht nur um simple Aufgaben, sondern auch um Verantwortung - und damit Vertrauen. Das kann auch Spaß machen! Beispielsweise, wenn der neue Azubi gleichzeitig der Social-Media-Hutaufhaber ist und Bilder von Baustellen (vorher/nachher) oder von der neuen Maschine auf den Social-Media-Kanälen teilt.

6. Geblockte Zeit: Raum für fokussiertes Arbeiten

Es arbeitet sich effizienter, wenn man nicht unterbrochen wird. Daher raten Zeitmanagement-Experten zu geblockten Zeiten. Während dieser sind Chefs (oder Mitarbeiter) nicht erreichbar. Welche Aufgaben müssen Sie regelmäßig erledigen, die sie sonst immer zwischen Tür und Angel einschieben? Nehmen Sie sich beispielsweise den Freitagnachmittag frei für solche Erledigungen - das können offene Buchhaltungsfragen sein, die Wochenplanung, Kundenanfragen oder "Aufräumarbeiten" für das, was in der Woche trotz guter Planung auf der Strecke geblieben ist.

7. Pausen: Zeit zum Durchatmen

Zu einem guten Zeitmanagement gehören auch Pausen. Sie dienen der körperlichen Regeneration und machen zudem den Kopf frei. Bei mehr als sechs Stunden Arbeit ist eine 30-minütige Pause Pflicht, werden es mehr als neun Stunden, sind es 45 Minuten.

8. Fahrt- und Wartezeiten nutzen

Ob es eine Fahrt zur Baustelle oder einem Lieferantentermin ist, um Fahrtzeiten kommen Sie nicht herum. Entscheiden Sie, ob es sich dabei um geschenkte Pausen handeln soll, oder ob Sie sie nutzen, um beispielsweise mit Kunden zu telefonieren.

9. Automatisieren, wo es möglich ist

Automatisieren heißt nicht, einen Roboter zu kaufen. Stattdessen können Sie Vorlagen erstellen für wiederholte Prozesse - Rechnungen, Briefe ans Finanzamt oder Kostenvoranschläge. Auch eine digitale Zeiterfassung der Mitarbeiter ermöglicht einen besseren Überblick über Projekte und zukünftige Kalkulationen. Für große Projekte lohnt sich zudem eine digitale Baustellendokumentation.

10. Ordnung halten

In Abwandlung eines Bibelzitats sollte in jedem Betrieb die Vorgabe lauten: Ein jedes Ding hat seinen Platz. Das gilt sowohl für den Firmenwagen und seinen Inhalt als auch das Lager und die Baustelle selbst. Fehlt Material oder Werkzeug, muss es umständlich nachbeschafft werden oder der Kundentermin wird verlegt - beide Lösungen sind alles andere als ideal.