5 Fehler bei der Rechnungsstellung

03.07.2017 ,

Oliver Schumacher

Beim Schreiben von Rechnungen ist genauso viel Sorgfalt angesagt wie bei der Ausführung eines Auftrags. Wer diese Fehler vermeidet, macht dem Kunden das Bezahlen einfach.

5 Fehler bei der Rechnungsstellung — © Fotolia/Gerhard Seybert

Nach getaner Arbeit wünscht sich jeder Selbstständige, für seine Leistung auch fristgerecht entlohnt zu werden. Daher sollte es für den Kunden möglichst unkompliziert und attraktiv sein, den Betrag zügig zu überweisen. Einige Details tragen dazu bei, dass der Kunde auch beim Lesen und Begleichen der offenen Rechnung zufrieden ist, anstatt sich unnötig zu ärgern. Daher sollten Sie diese Fehler unbedingt vermeiden.

Fehler 1: Rabattspalte ohne Rabatt

Nicht alle Kunden bekommen einen Rabatt. Es ist sehr irritierend für Kunden, wenn auf der Rechnung eine Rabattspalte zu sehen ist, obwohl kein Rabatt gewährt wurde. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass der Kunde sich verschaukelt fühlt oder zumindest beim nächsten Mal auf einen Rabatt drängt. Denn wenn andere Rabatte bekommen, warum er dann nicht auch?

Lösung: Zwei unterschiedliche Rechnungsformulare in der EDV hinterlegen – einmal mit Rabattspalte und einmal ohne.

Fehler 2: Skonto wird nicht ausgewiesen

Häufig bekommt der Kunde Skonto angeboten, wenn er die Rechnung frühzeitig begleicht. Auf vielen Rechnungen steht dann beispielsweise: "Zahlbar innerhalb von 7 Tagen mit 2% Skonto."Doch warum mutet man nun dem Kunden unnötig zu, die Euro-Werte Skonto und Rechnungsendbetrag selber auszurechnen und händisch auf dem Beleg zu vermerken?

Lösung: Beide Beträge werden ebenfalls in Euro ausgewiesen.

Fehler 3: Zu früher Mahnlauf

In manchen Unternehmen ist das Leistungsdatum auch das Rechnungsdatum. Warum Kunden allerdings oft die Rechnung nicht gleich am Folgetag bekommen, sondern teilweise zehn Tage später, ist rätselhaft – und ärgerlich. Erst recht dann, wenn aufgrund des späten Versanddatums die Skontofrist verstrichen ist oder kurz darauf auch schon die Mahnung eintrudelt, nur weil die Rechnung noch eine Woche liegen geblieben ist.

Lösung: Das Rechnungsdatum sollte dem Versanddatum der Rechnung entsprechen.

Fehler 4: IBAN in einem Block gesetzt

So manch einer, der ein Rechnungsformular entwirft, scheint sich keine Gedanken darüber zu machen, dass die lange IBAN von anderen gelesen und abgeschrieben werden muss.

Lösung: Wer die IBAN in einzelne Blöcke zerlegt, tut jedem, der damit zu tun hat, einen Gefallen, da sie so einfacher zu übertragen ist.

Fehler 5: Kein Danke

In der heutigen Zeit scheint vieles selbstverständlich, auch ein Auftrag – gerade wenn dieser von einem Stammkunden kommt. Doch warum sollte man nicht öfter einmal danke sagen? Der Kunde weiß dies sicherlich zu schätzen.

Lösung: Auch auf der Rechnung lohnt es sich, noch einmal „Danke“ zu schreiben. Am besten in der Vorlage fest einfügen.

Dieser Beitrag von Oliver Schumacher ist zuerst erschienen in SBZ 10/2017. Oliver Schumacher ist Sprechwissenschaftler und Betriebswirt aus Lingen/Ems.