So korrigieren Sie Fehler in Ihrer Rechnung

Eigentlich ist Rechnungen zu schreiben ja eine feine Sache: Immerhin ist es der Schritt, der dafür sorgt, dass letztendlich Geld auf dem Konto landet. Doch es ist und bleibt eine Routineaufgabe und da ist man vielleicht nicht immer ganz bei der Sache. Und schwupps, hat sich ein Fehler eingeschlichen. Leider fällt der nicht immer vor dem Versand auf, sodass Sie eine Rechnung im Nachhinein korrigieren müssen. Was Sie über eine solche Berichtigung wissen müssen, erfahren Sie hier: So korrigieren Sie Ihre falschen Rechnungen rechtssicher.

Diese Angaben gehören in eine Rechnung

Laut Umsatzsteuerrecht müssen Rechnungen gewisse Pflichtangaben enthalten. Diese sind:

• Name: Es müssen sowohl der vollständige Name des Leistenden und des Leistungsempfängers vorhanden sein.
• Adresse: Es müssen Die Adressen des Handwerksbetriebs und des Kunden auf der Rechnung stehen
• Steuernummer oder USt-IdNr.: Eine der beiden Angaben ist zwingend erforderlich.
• Datum: Sie müssen angeben, wann die Rechnung ausgestellt wurde.
• Rechnungsnummer: Auf der Rechnung muss eine fortlaufende Rechnungsnummer stehen. Dabei sind Ziffern und Buchstaben erlaubt. Die Rechnungsnummer muss eindeutig sein.
• Lieferzeitpunkt: Als Zeitpunkt für die Lieferung reicht die Angabe des Monats. Anzahlungen sind gesondert zu vermerken.
• Umfang und Art der Leistung: Die gelieferte Dienstleistung und Materialien müssen eindeutig identifizierbar sein. Es reicht nicht aus, einen Sammelposten „Baumaterial“ bei einer Badrenovierung zu bilden. Eine Sammelbezeichnung „Armaturen“ oder „Fliesen“ wäre hingegen zulässig. Denken Sie daran, Arbeitszeit separat auszuweisen, sonst stehen Kunden gleich wieder bei Ihnen auf der Matte und möchten den Punkt ändern lassen, da sie diesen Posten steuerlich geltend machen können.
• Entgelt und Steuer: Zu guter Letzt gehören das Entgelt, der Steuersatz sowie der Steuerbetrag auf jede Rechnung. Unterliegt der Umsatz unterschiedlichen Steuersätzen oder ist sogar teilweise steuerfrei, müssen die Anteile getrennt aufgeführt werden.

Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung

Das Finanzamt nimmt es mit den Rechnungen sehr genau und schaut auch schonmal, ob Lieferort und die ausgewiesene Umsatzsteuer plausibel zueinander passen. Auch vermeintlich kleine Fehler können große Wellen verursachen: Immerhin drohen Bußgelder von 500 bis 5.000 Euro für Verstöße gegen ordnungsgemäß erstellte Rechnungen. Vorneweg: Tipp- und Grammatikfehler müssen nicht berichtigt werden!

Die meisten Fehler treten auf bei der Rechnungsadresse, Rechnungsnummer, der Leistungsbeschreibung, beim Entgelt und dem Steuerbetrag. Wichtig ist, dass eine fehlerhafte Rechnung nie vom Leistungsempfänger korrigiert werden darf, sondern immer nur vom ausstellenden Handwerksbetrieb. Ob und wie eine Rechnung korrigiert werden kann, hängt davon ab, ob sie bereits verbucht wurde.

1. Fall: Die Rechnung wurde noch nicht verbucht

Wurde Ihre Rechnung noch nicht bezahlt, haben Sie drei Möglichkeiten, auf eine falsche Rechnung zu reagieren. Erstens können Sie ganz einfach eine komplett neue Rechnung unter der selben Rechnungsnummer erstellen. Sie sollten das ursprüngliche Datum übernehmen, aber ein Änderungsdatum mit angeben.

Als zweite Variante ist ein Berichtigungsdokument möglich. Mit diesem werden lediglich die fehlerhaften Daten korrigiert. Es sollte folgende Angaben enthalten:

• Verweis auf Rechnungsdatum und Rechnungsnummer der fehlerhaften Rechnung,
• den berichtigten Fehler,
• Ihren Namen und Ihre Adresse.

Dieses Schreiben erhält der Kunde, mit der Aufforderung, es mit der falschen Rechnung zusammen abzuheften. Sie selbst nehmen es ebenfalls zu Ihren Unterlagen.

Ist der Fehler auf der Rechnung nicht gravierend, etwa eine falschen Rechnungsnummer oder ein falsches Rechnungsdatum, besteht als dritte Möglichkeit, die Rechnung handschriftlich zu korrigieren. Dann müssen Sie auf jeden Fall erneut unterschreiben und die Rechnung für Ihre Unterlagen kopieren, um die Korrektur in Ihrer eigenen Buchhaltung zu belegen.

2. Fall: Die Rechnung wurde bereits verbucht

Wurde eine Rechnung bereits verbucht, kann sie nachträglich nicht mehr geändert werden. Dann führt nichts an einer ordnungsgemäßen Stornierung vorbei. Sie müssen also eine Rechnungskorrektur schreiben. Das ist quasi eine 1:1-Kopie des Original, allerdings mit negativen Vorzeichen vor allen Beträgen. Dies ist eine sogenannte kaufmännische Gutschrift und sie benötigt eine neue Rechnungsnummer. Damit wird die alte Rechnung „neutralisiert“. Die Rechnungskorrektur muss der Originalrechnung eindeutig zuweisbar sein, dafür müssen Sie

• das ursprüngliche Rechnungsdatum und
• die ursprüngliche Rechnungsnummer

nennen. Anschließend erfolgt eine neue Rechnungstellung mit den korrekten Angaben und einer neuen Rechnungsnummer. Die Rechnungsnummer des ursprünglichen Dokuments sollten Sie jedoch auch hier (beispielsweise im Betreff) erwähnen, sodass die drei Dokumente (Original, Storno und neue Rechnung) eindeutig einander zuzuordnen sind.

Wie wird eine Rechnungskorrektur bezeichnet?

Mit einer klaren Bezeichnung einer stornierten Rechnung (kaufmännische Gutschrift), macht das Finanzamt auch keine Probleme. Sie können das Dokument als

• Korrekturrechnung,
• Rechnungskorrektur oder auch
• Stornorechnung

bezeichnen. Das gilt auch für Korrekturen, die aufgrund einer teilweisen Rücksendung notwendig sind.

Zoff um Rechnungsadresse

Bisher verweigerten die Finanzbehörden den Vorsteuerabzug, wenn der Rechnungsaussteller in der Rechnung keine "vollständige Anschrift" (zum Beispiel c/o-Adresse oder reine Postfachanschrift) angegeben hatte. Diese Vorgehensweise hat der Bundesfinanzhof gekippt (Az. XI R 22/14 veröffentlicht am 6.2.2019). Handwerker können in dem Fall auf eine Rechnungskorrektur verzichten, wenn Sie dem Rechnungsempfänger bzw. dem Finanzamt – etwa durch Fotos vom Klingelschild oder eine schriftliche Bestätigung –, nachweisen können, dass Sie unter der angegebenen Adresse erreichbar sind.