Unbequeme Führungsaufgaben und wie man sie meistert
Andreas möchte eine Sonderregelung bei der Arbeitszeit. Sein Kollege Salman möchte ein bestimmtes Seminar besuchen. Julian muss gemahnt werden, weil er unordentlich ist und nicht aufräumt. Max braucht aus privaten Gründen unbezahlten Urlaub. Johannes will eine Gehaltsverbesserung. Doch nicht immer ist alles machbar. Zustimmen ist für Vorgesetzte und Arbeitgeber einfacher, als abzulehnen, doch hier erhalten Sie wertvolle Tipps, wie Sie unangenehme Mitteilungen auf angenehme Weise kommunizieren können.
Wünsche von Mitarbeitern ablehnen
Absagen von Wünschen oder Kritik an Mitarbeitern sind auch für den Arbeitgeber unangenehm. Wer aber nicht ablehnen kann, nicht „Nein“ sagt und nachgibt, um einen Konflikt zu vermeiden, wird ausgenutzt. Zusagen fallen besonders schwer, weil zu befürchten ist, dass auch die Arbeitskollegen mit Sonderwünschen kommen. Meist sind Zusagen des Arbeitgebers „lebenslänglich“. Wenn er dann irgendwann gegen alle Erwartungen „Nein“ sagt, fällt die Enttäuschung beim Mitarbeiter besonders heftig aus.
In manchen Situationen wollen Mitarbeiter einfach nur mal testen, wie weit sie mit ihren Forderungen gehen können, und manchmal lohnt es sich auch für sie. Aber ausgefallene, betriebswirtschaftlich nicht realisierbare Wünsche müssen auch dann abgelehnt werden, wenn sie höflich vorgebracht werden. Im schlimmsten Fall führen sofortige Zusagen von Sonderwünschen dazu, dass der Mitarbeiter zukünftig mehr verlangt, mehr fordert, weil er so schnell sein Ziel erreicht hat.
Mit der Aussage „Tut mir leid, es geht nicht“ lassen sich Bittsteller nicht überzeugen. Auch der Appell „Du musst doch auch mal mich verstehen“, wirkt nur kurzfristig. Mitarbeiter sehen zuerst nur ihre eigene Situation. Absagen müssen ausführlich erklärt werden, die Argumente sollten für den Mitarbeiter nachvollziehbar sein. Ziel ist es, dass der Bittsteller die Absage, die ihn nicht erfreut, trotzdem akzeptiert. Der ausführliche Erklärungshintergrund macht die Situation für den Mitarbeiter transparent. Kann er die Gründe für die Absage nachvollziehen, versteht er sie leichter. Mit einem Kompromiss oder einer alternativen Lösung, statt einer totalen Absage, ist der Mitarbeiter meistens einverstanden.
Gut vorbereitet ins Gespräch gehen
Der Arbeitgeber kann Voraussetzungen nennen, unter denen er dem Wunsch zustimmen könnte: „Wenn du zusätzlich die Verantwortung für … übernimmst, kann ich zustimmen.“ Eine Zustimmung wird also von Bedingungen abhängig gemacht.
Wer etwas vom Chef will, ist meist gut vorbereitet. Er vergleicht sich und seinen Fall mit ähnlichen Fällen in anderen Firmen. Um seiner Forderung Nachdruck zu verleihen, erklärt der Betreffende, dass seine Forderung dem Üblichen entspricht. Wie will man überprüfen, ob alles stimmt, was der Mitarbeiter behauptet? Hier gilt es, sich im Vorfeld gut vorzubereiten.
Wertschätzung ausdrücken
Wer eine Absage erhält, gibt nicht sofort auf. Doch ist der Mitarbeiter einsichtig und nimmt seinen Extremwunsch zurück, sind ein paar Worte der Anerkennung angebracht. Wer sich anerkannt, geschätzt und verstanden fühlt, wird bei Absagen viel gelassener reagieren.
Für Absagen beauftragt man keine Drittperson, sondern nimmt sie selbst vor. Der direkte Kontakt ist eine wichtige Regel bei Absagen. Häufig kann man nichts anderes tun, als die Gefühlsebene des Betreffenden anzusprechen, Anteil an der Enttäuschung zu nehmen. Für das Gespräch sollte man sich viel Zeit nehmen.
Ob eine Absage erfolgreich ist, hängt auch von den Beziehungen zum Mitarbeiter ab. Eine lange, gute und stabile Beziehung macht es beiden leichter, einen Kompromiss zu finden. In anderen Fällen rückt keiner von seinem Maximal-Ziel ab. In Diskussionen um die Zielerreichung geht es oft hitzig zu, obwohl jeder weiß, dass Ruhe und Gelassenheit angebracht wären.
Gehaltsgespräche
Absagen betreffen oft Gehaltswünsche des Mitarbeiters. Viele glauben mehr zu leisten als sie verdienen. Um seiner Forderung Nachdruck zu verleihen, erklärt der Mitarbeiter, dass seine Forderung dem Üblichen entspricht. Der Mitarbeiter, der etwas erreichen will, hat verschiedene Möglichkeiten, sich durchzusetzen: Er kann als Bittsteller auftreten, der seinen Wunsch in höflicher Form vorträgt. Er kann andererseits seine Forderung sehr selbstbewusst vorbringen und mit den negativen Folgen bei einer Absage „drohen“, z.B. mit der Kündigung. Er kann seine Forderung damit begründen, dass er in letzter Zeit besonders engagiert war und der Firma oft entgegenkommen ist. Wer mehr Gehalt will, setzt seine Forderungen meist höher an als es realistisch ist.
Wenn alle Parameter stimmen, Betriebsklima, moderner Arbeitsplatz, keine Überstunden, wird auch die Gehaltsfrage den Mitarbeiter nicht sofort zur Kündigung bewegen. Erstklassige Arbeitsbedingungen sind ein Motiv, den Arbeitsplatz nicht wegen des Gehalts zu wechseln. Für den Vorgesetzten haben Fragen im Gespräch besondere Bedeutung: „Wie kann ich eine Erhöhung deinen Kollegen gegenüber rechtfertigen?“, „Warum gerade xx Euro mehr?“, „Welche zusätzliche Leistung kannst du noch übernehmen?“, „Wieso kommst du gerade jetzt mit Gehaltswünschen?“
Ziele bei Absagen
- Den Mitarbeiter von der Absage überzeugen.
- Einen Kompromiss finden zwischen Zustimmung und Absage.
- Das Gespräch ohne Ärger und Frust führen.
- Verständnis zeigen für die Situation der anderen Seite. .
- Die Gleichbehandlung aller Mitarbeiter betonen.
- Absagen nicht auf die lange Bank schieben, sondern gleich vornehmen.
Mögliche Folgen bei einer Absage:
Kündigung, Verärgerung, Resignation. Stimmungsmache gegen Ihre Entscheidung bei Kollegen. Nachlassen der Leistung, Vorbereitung eines späteren Wechsels (Bewerbungen bei anderen Firmen)
Mögliche Folgen bei einer Zusage:
Ansporn zu besserer Leistung, stärkere Bindung an die Firma. Mehr Einsatz, mehr Engagement und höhere Motivation. Aber man sollte bedenken: Eine Zusage spricht sich herum und die Kollegen kommen auch mit Wünschen und Forderungen.
Gleichbehandlung im Blickpunkt
Was der Chef bei einem Mitarbeiter ablehnt, kann er nicht bei seinem Kollegen genehmigen. „Lieblings-Mitarbeiter“ dürfen bei Wünschen nicht bevorzugt werden. Wie will man die bevorzugte Behandlung eines Mitarbeiters anderen gegenüber rechtfertigen? Das Team pocht auf Gleichbehandlung. Wer von der Gleichbehandlung abweicht, braucht eine nachvollziehbare Begründung.
Das Gleichbehandlungsprinzip ist oberste Pflicht des Arbeitgebers und Vorgesetzten. Durch das „Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz“ (AGG) ist damit jede Benachteiligung von Beschäftigten unzulässig ist (§ 7 Abs. 1 AGG). Benachteiligung heißt auch, jemanden aus persönlichen Gründen anderen gegenüber schlechter zu stellen. Ungleiche Behandlung kann in besonderen Fällen als Diskriminierung gesehen werden. Wer sich ungerecht behandelt fühlt, zeigt bei der Arbeit weniger Engagement und geringere Motivation.
