Worauf Handwerksbetriebe bei der digitalen Zeiterfassung achten sollten

Die Einführung einer digitalen Erfassung der Arbeitszeiten führt zu einer höheren Exaktheit der Dokumentationen und zu mehr Transparenz. Die Zeiten werden unmittelbar am Arbeitsort und auf die Minute genau erfasst. Übertragungsfehler beim Einspielen in die bürointerne Software – auch zwecks Lohnabrechnung - sind äußerst selten.

Browser oder App für die Zeiterfassung?

Wichtigste Voraussetzung für die Digitalisierung im Betrieb sind Handy oder Tablet. Die Mitarbeiter haben eins von beiden ständig dabei und können die entsprechenden Tools aufspielen. Damit sind sie jederzeit in der Lage, ihre Zeiten digital festzuhalten. Arbeitsdauern, Pausen, Fahrtzeiten sind schnell erfasst, ob in einem Internet-Browser oder der entsprechenden App.

Werden die Einträge über einen Browser vorgenommen, spielt die Plattform keine Rolle, denn die Programme sind mittlerweile unabhängig von den Geräten oder Betriebssystemen. Apps für die Erfassung sind jedoch in den meisten Fällen an Plattformen gebunden, entweder an Google`s Android oder an iOS.

Der Markt bietet aber auch besondere Hardwarelösungen an, die unabhängig von Smartphones funktionieren. Allerdings sind die Geräte bei der Anschaffung deutlich teurer und zudem oft unpraktisch. Denn die Mitarbeiter haben immer noch zusätzlich die Hardware dabei, was dann ebenfalls zu Fehlern führen kann. Die Hersteller bieten aber auch Komplettlösungen an. Neben der Arbeitszeiterfassung verarbeiten die Produkte auch Daten wie Aufmaß oder eine Angebotsverwaltung und die Auftragserstellung.

Einfache Bedienung, sofortige Synchronisierung über das Internet

Das Bedienen der Software ist in den allermeisten Fällen mehr als einfach. Mit einem Klick startet der Mitarbeiter die Aufzeichnung der Zeiten und stoppt sie auch. Weitere Angaben können erfasst werden. Für die Angaben zum Kunden, zu den ausgeführten Arbeiten oder zum gesamten Projekt sind besondere Rubriken verfügbar. Der digitale Stundenzettel gibt am Ende Auskunft über diverse Details. Übersichtlich dargestellt und immer präsent sind Soll- und tatsächlich geleistete Stunden, Überstunden, die entstandenen Zeitabweichungen und die Pausen.

Ist eine Lokalisierung über GPS verfügbar, lassen sich Zeiten und Standorte jederzeit nachvollziehen oder abgleichen. Alle Daten des Zeiterfassungssystems werden per Internetverbindung entweder direkt vom Arbeitsplatz aus oder bei der Rückkehr zur Firma übermittelt. Allerdings hat die Online-Kommunikation einen gravierenden Nachteil. Steht kein Internet per Mobilfunk oder WLAN zur Verfügung, können die Daten nicht unmittelbar übermittelt werden.

Kaufen oder mieten?

Auch bei einer Umstellung auf den digitalen Stundenzettel fallen Kosten an. Kauflösungen schlagen pro Mitarbeiter mit wenigstens 100 Euro zu Buche. Aber auch 1.500 Euro werden verlangt, deshalb ist Mieten oder Abonnieren oft die wirtschaftlich sinnvollere Lösung. Dann reduzieren sich die Ausgaben bestenfalls auf 5 Euro, 20 Euro sind schon die Obergrenze. Ein größerer Betrieb kann mit hohen Rabatten rechnen.

Der Handwerker hat darauf zu achten, dass seine Anforderungen an die Software im Funktionsumfang widergespiegelt wird. Der eine Betrieb ist auf eine GPS-Ortung angewiesen, um Wege optimal zu planen, andere bevorzugen bei der Digitalisierung andere Optionen. Grundsätzlich sollte die Zeiterfassung ihre Daten direkt mit der betriebsinternen Software koordinieren, denn so profitiert das Unternehmen besonders von der Zeitersparnis.

Zusätzlich zu notwendigen finanziellen Anforderungen ist auch die Einarbeitungszeit zu berücksichtigen. Allerdings gleichen sich diese Investitionen rasch aus. Denn der Betrieb hat durch die digitale Arbeitszeiterfassung bald die Möglichkeit, schneller die Rechnungen zu erstellen. Auch Löhne werden termingerecht und exakter als bisher abgerechnet. Mit einem Klick ist einsehbar, welches Projekt dem Zeitplan entspricht und welcher Auftrag bei der Durchführung die Kalkulation nicht erfüllt. Auch entstandene Mehrarbeiten und Überstunden sind jederzeit abrufbar.

Software für die Arbeitszeiterfassung

Der Markt für die entsprechenden Anwendungen ist mittlerweile unübersichtlich geworden. Von einer erstaunlich flexiblen Freeware bis zur kostenintensiven Rundumlösung ist alles zu haben. Die folgende Auswahl kann deshalb nur einen begrenzten Einblick in die Vielfalt der verfügbaren Softwarelösungen bieten:

Die Software Clockodo

Neben der Erfassung der relevanten Zeiten bietet diese Software die Möglichkeit, Dokumente vor Ort digital zu unterzeichnen. Auch erstellte Stundenzettel werden auf diese Weise signiert. Anschließend wird das unterschriebene Dokument per E-Mail verschickt oder abgespeichert.

In die Software aufgenommen sind relevante gesetzliche Vorgaben wie der Mindestlohn, Höchstarbeitszeiten oder Pausenregelungen. Der Handwerker hinterlegt in clockodo individuelle Pauschalen oder Stundensätze. Dem Kunden werden Material- und Anfahrtskosten transparent und präzise in Rechnung gestellt.

Die Sortware WinWorker

Das Erfassen der Zeiten erfolgt per Fingertipp auf farbige Symbole wie „Fahrzeit“ oder „Arbeitszeit“. Durch sekundengenaue Abrechnung entsteht eine lückenlose Dokumentation. Zusätzlich können die verwendeten Geräte jeder Buchung zugewiesen werden.

Die aufgenommenen Daten sind mit der WinWorker Software synchronisiert, werden an das Modul „Stundenmitschreibung“ übertragen. Damit stehen sie der Auswertung für Nachkalkulationen oder einer Weiterleitung an die Lohnbuchhaltung zur Verfügung. Erstellt wird ein Zeitennachweis nach den Anforderungen des Mindestlohngesetzes.

Zusatzarbeiten mit dem Smartphone erfassen

Sind Zusatzarbeiten angefallen, können diese durch den Mitarbeiter sofort auf der Baustelle ins System eingegeben werden. Mit dem Handy erstellt der Beschäftigte ein Foto, verfasst eine Notiz oder spricht einen Kommentar in das Smartphone. Der Inhaber der Firma ist jederzeit bestens informiert, alle Zeiten sind für Abrechnungen zum Projekt komplett dokumentiert.

Buchungen durch NFC-Tags

Die NFC-Technik macht es möglich, die Erfassung von Zeiten weiter zu vereinfachen. Mit NFC-Tags werden beim Scan eines Smartphones automatisch Aktionen ausgelöst, die der Anwender zuvor programmiert hat. Der an einem Fahrzeug angebrachte Tag übermittelt beispielsweise die Fahrzeit und die Kennung des Fahrzeugs, und beides wird direkt mit verbucht.

Die Software TimeTac

Planung und Darstellung der Arbeitszeiten zur Einsicht für die Mitarbeiter bietet die Software als Basisfunktion. Zusätzlich prüft die App, ob die Arbeitszeiten den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Mithilfe definierter Arbeitszeitmodelle erstellt das Programm automatisch Stundenabrechnungen. Der Anwender ordnet seinen Mitarbeitern mittels der entsprechenden Vorlagen Überstundenansprüche, Zulagen und die Vorgaben zum festgelegten Mindestlohn zu. Andere Auswertungen, etwa Kundennachweise, entstehen per Klick. Mit der Exportfunktion stellt der Nutzer Datensätze direkt der Lohnabrechnung oder der Fakturierung zur Verfügung.

Live und mit GPS immer auf dem Laufenden

Die Statusübersicht von TimeTac zeigt in der Live-Zeiterfassung an, welche Mitarbeiter zur Zeit anwesend sind, welche Projekte aktuell bearbeitet werden. Besteht eine Verbindung zu GPS, erfasst das Tool zusätzlich den Standort, wenn Beginn oder Ende einer Zeitbuchung aufgenommen werden. Mittels Echtzeit-Synchronisierung sind alle eingebuchten Zeiten zeitgleich im Webzugang einsehbar und stehen für die Auswertung zur Verfügung. Somit wird das Steuern und Planen von Projekten und Ressourcen durch die detaillierten Einblicke wirklich effizient. Mit wenigen Klicks entstehen Leistungsnachweise, für die verschiedene Parameter wählbar sind.