Forderungsmanagement: Wenn der Kunde nicht zahlt
Der Ausfall von Forderungen ist eine der Hauptursachen wenn Handwerksunternehmen in Zahlungsschwierigkeiten kommen. Doch viele Unternehmer unterschätzen diese Gefahr, die im schlimmsten Fall in die Insolvenz führt.
Betriebliche Liquidität gerät in Gefahr
Zahlen Kunden die Rechnung nicht oder wochen- und monatelang verzögert, gefährdet dies die betriebliche Liquidität. Summieren sich die Zahlungsunwilligen, dann kann daraus eine existenzielle Bedrohung entstehen. Denn insbesondere in Zeiten voller Auftragsbücher kann der Betrieb gezwungen sein, einen teuren Kredit aufzunehmen, um Löhne, Lieferantenrechnungen, Investitionen etc. zu finanzieren. Zudem verschlechtert ein hoher Forderungsbestand die Bilanzkennziffern und verteuert letztlich auch den Bankkredit.
Forderungsausfälle schmälern den Gewinn
Viele Handwerksunternehmer unterschätzen zudem die direkten finanziellen Folgen, falls es zu einem Forderungsausfall kommt. Dazu eine Beispielrechnung:
- Jahresumsatz 500.000 Euro
- Nettorendite 8%
- daraus ergibt sich ein Gewinn von 40.000 Euro.
- Die Folge: Bei einer typischen Forderungsausfallquote von 1% pro Jahr sinkt der Gewinn um 5.000 Euro.
- Um diesen Forderungsausfall zu kompensieren ist ein Mehrumsatz von 62.500 Euro erforderlich, was einer Umsatzsteigerung von 13% entspricht.
Tipp: Individuelle Werte lassen sich mit dem Creditreform-Forderungsausfallrechner berechnen.
Das Handwerk liegt auf Rang 2 der Problembranchen
Aufgrund dieser Fakten ist es nicht verwunderlich, wenn bei 64% aller Insolvenzen das „unzureichende Debitorenmanagement“ als grundlegende Ursache der Zahlungsunfähigkeit eingestuft wird. Aber wie gefährdet ist das Handwerk? Mit der Zahlungsmoral ihrer Kunden haben laut Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU), Berlin, am häufigsten Online- und Versandhändler Probleme (48%). Doch auf dem 2. Rang der „Problembranchen“ folgt dann mit 38% schon das Handwerk. Das ergab eine im Januar 2017 veröffentlichte Umfrage. Ein professionelles Forderungsmanagements wird somit zunehmend zum wichtigen Erfolgsfaktor im Handwerk. Dazu gehört die strikte Überwachung der Zahlungseingänge, um die Außenstände schnell und ohne Verluste einzubringen.
Warum zahlen Kunden ihre Rechnungen nicht?
Die Gründe warum gewerbliche und private Schuldner nicht zahlen, sind vielfältig. Eine Rangfolge der wichtigsten Motive listet eine vom BDIU im Januar 2017 veröffentlichte Mitglieder-Umfrage (Mehrfachnennungen) auf:
Gründe bei gewerblichen Schuldnern
- 76%: momentaner Liquiditätsengpass
- 62%: hohe Zahlungsausfälle bei eigenen Kunden
- 51%: Ausnutzen von Lieferantenkrediten
- 46%: zu geringe Eigenkapitalausstattung
- 41%: schlechte Auftragslage
- 33%: Reklamation des Kunden
- 18%: vorsätzliches Nichtbezahlen
Gründe bei privaten Schuldnern
- 80%: Überschuldung
- 64%: unkontrolliertes Konsumverhalten
- 54%: vorsätzliches Nichtbezahlen
- 42%: Arbeitslosigkeit
- 36%: momentaner Liquiditätsengpass
- 20%: Vergesslichkeit
- 16%: Reklamationen des Kunden
Forderungen nicht verwalten, sondern aktiv managen
Wer hohe Außenstände zu verzeichnen hat, sollte schnell und konsequent dagegen vorgehen. „Je länger ein Betrieb wartet, desto weniger ernst nimmt ihn der Schuldner“, weiß Volker Ulbricht, Hauptgeschäftsführer des Verbands der Vereine Creditreform in Neuss.
Für viele Betriebe sind Außenstände jedoch eine eher lästige Verwaltungsaufgabe. Deshalb werden drohende Forderungsausfälle oft viel spät erkannt. Um das Ausfallrisiko zu verkleinern sollten Handwerksbetriebe ihre Forderungen genau überwachen und aktiv zu managen. Dazu gehören vor allem:
- Immer zuerst prüfen, ob der Kunde aufgrund von sachlichen Einwendungen, offener Arbeiten oder Reklamationen nicht zahlt.
- Vor der Auftragszusage bei bestimmten Kunden (z. B. Neukunden, säumige Zahler) oder ab einer gewissen Auftragssumme alle verfügbaren Informationen über die Risikosituation und die Kundenbonität sammeln und auswerten.
- Falls möglich Abschlagszahlungen, z. B. entsprechend des Baufortschritts, vertraglich vereinbaren. Mehr zum Thema: Abschlagszahlung Handwerker
- Nach Fertigstellung bzw. Abnahme der Arbeiten möglichst rasch die Schlussrechnung stellen und deutlich ein konkretes Zahlungsdatum angeben.
- Regelmäßig Kunden-Kreditlimits festlegen, überwachen und anpassen
- Das betriebliche Mahnwesen konsequent mehrstufig und terminlich strukturieren und jeweils passende Musterbriefschreiben hinterlegen, die auch zielgruppenspezifisch formuliert sein können.
- Im Bedarfsfall rasch Inkassomaßnahmen einleiten; eventuell mit Unterstützung eines spezialisierten Inkasso-Dienstleisters, um den Schuldner schnell zu einer außergerichtlichen Lösung zu bewegen.
- Das letzte Glied in der Kette sind gerichtliche Schritte (z. B. Mahnbescheid) und schließlich juristische Maßnahmen, insbesondere wenn es um hohe Summen geht.
Um die genannten Aufgaben zu managen, empfiehlt sich der Einsatz einer kaufmännischen Branchen-Software, eventuell kombiniert mit einem passenden Zusatzmodul. Preiswerter lässt sich das Forderungsmanagement z. B. mit Excel-Tabellen umsetzen.
Lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag "10 Tipps für das Forderungsmanagement".
