10 Tipps für das Forderungsmanagement

21.12.2018

Die Rechnung ist raus, doch der Zahlungseingang lässt auf sich warten? Eine Situation, die kleinere Unternehmen schnell in eine finanzielle Schieflage bringt. Mit diesen Tipps beugen Sie ernsten Schwierigkeiten vor.

Offene Forderungen: 8 Tipps, wie Sie Ihr Geld eintreiben — © Fotolia/Marco2811

Hartmut Schlegel, Experte für kleine und mittlere Unternehmen bei der Postbank, gibt Tipps, wie Firmen vorbeugen können.

Tipp 1: Rechnungswesen digitalisieren

Setzen Sie bei Ihrer Rechnungsstellung auf schlanke digitale Prozesse. Die Rahmenbedingungen stehen: Im November 2018 sind die Vorgaben der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung in Kraft getreten. Bis 2020 soll das sogenannte E-Invoicing in Europa zum einheitlichen Standard werden. Für Unternehmen kann sich die Umstellung auf diese Form der Rechnungsstellung lohnen, denn das Rechnungswesen lässt sich digital deutlich effizienter organisieren.

Tipp 2: Forderungen verkaufen

Vor allem Unternehmen innerhalb von Lieferketten stehen bei der Liquiditätssicherung vor großen Herausforderungen: Auf der einen Seite fordern marktmächtige Großkunden oft langfristige Zahlungsziele, auf der anderen Seite wollen die Lieferanten schnell ihr Geld. Eine gute Lösungsmöglichkeit für dieses Dilemma kann der Verkauf von Forderungen sein, das sogenannte Factoring.

Dabei kauft der Factor, in der Regel eine Factoringgesellschaft, fortlaufend die Forderungen Ihres Unternehmens. Im Gegenzug bekommen Sie die fälligen Beträge zumeist binnen 24 Stunden nach Rechnungsstellung vom Factor ausgezahlt. Ihre Forderungen verwandeln sich also quasi über Nacht in Liquidität. Für den Service zahlen Sie eine Gebühr und einen Zins für den Zeitraum bis zum Eingang der Zahlung Ihres Debitors beim Factor. Noch ein Vorteil: Der Factor überprüft die Bonität des Abnehmers und übernimmt die vollständige Absicherung für den Delkrederefall. Eine umfassende Liste von Factoring-Anbietern finden Sie beim Deutschen Factoring-Verband unter www.factoring.de

Tipp 3: Digitale Bezahlmethoden implementieren

Insbesondere als Online-Händler sollten Sie Ihren Kunden ein möglichst breites Portfolio von Zahlungsmöglichkeiten anbieten. Dazu sollten auch Online-Bezahldienste wie Paypal oder paydirekt gehören. Sie bieten Händlern neben einer Zahlungsgarantie auch schlanke Prozesse für die Rückabwicklung von Zahlungen. Ein Vorteil bei paydirekt: Die Verarbeitung aller Daten erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren – ein Argument, das für immer mehr sicherheitsbewusste Kunden eine Rolle spielt.

Tipp 4: Auf professionelle Bonitätsprüfung setzen

Je mehr Informationen Sie über die Bonität eines Kunden haben, desto besser können Sie sein Zahlungsverhalten einschätzen. Insbesondere bei Neukunden und größeren Auftragsvolumina sollten Unternehmen für die Bonitätseinschätzung auf die Unterstützung durch Wirtschaftsauskunfteien wie die Schufa oder CRIF Bürgel setzen.

Tipp 5: Abschlagszahlungen vereinbaren

Wenn Sie Waren in Etappen liefern oder Dienstleistungen nach und nach ausführen, vereinbaren Sie am besten Abschlagszahlungen. Die erhöhen Ihre Liquidität. Mehr zum Thema: Abschlagszahlung Handwerker

Tipp 6: Vorschuss aushandeln

Für den Einkauf von Arbeitsmaterial können Sie vor der Aufnahme Ihrer Arbeiten einen Vorschuss aushandeln; ein Drittel der zu erwartenden Rechnungssumme ist hier durchaus üblich.

Tipp 7: Eigentumsvorbehalt geltend machen

Selbst bereits gelieferte Waren können immer noch Ihr Eigentum bleiben. Wenn Sie es mit Ihrem Kunden vereinbaren, gehen sie erst nach vollständiger Bezahlung ins Eigentum des Käufers über. Im B2B-Bereich wird das durch einen sogenannten Eigentumsvorbehalt mit Verarbeitungsklausel abgesichert. Ein Vorteil: Sollte Ihr Kunde Insolvenz anmelden, gehört diese Ware nicht zur Insolvenzmasse.

Lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag "Forderungsmanagement: Wenn der Kunde nicht zahlt"

Tipp 8: Eindeutige Zahlungsbedingungen festlegen

Legen Sie immer konkrete Zahlungszeitpunkte fest, etwa „14 Tage nach Rechnungserhalt“. Unterstützen können Sie das, wenn Sie Ihren Kunden für schnelles Zahlen einen Nachlass (Skonto) gewähren. Zwischen 2 und 3 Prozent sind üblich.

Tipp 9: Zahlungseingänge regelmäßig kontrollieren

Kontrollieren Sie Ihre Zahlungseingänge regelmäßig. Reagieren Sie bei Zahlungsausfällen sofort und mahnen Sie Ihren Kunden an. Beantragen Sie nach wiederholter erfolgloser Zahlungsaufforderung einen Mahnbescheid. Bei schwierigen Fällen können Sie ein Inkasso-Unternehmen beauftragen. Seriöse Dienstleister finden Sie beim Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen unter www.inkasso.de .

Tipp 10: Verjährungsfristen beachten

Prüfen Sie rechtzeitig vor dem Jahreswechsel, ob für von Ihnen gestellte Rechnungen die Verjährungsfrist von drei Jahren nach Rechnungsstellung akut wird. Zwar verlieren Sie nach der Frist nicht das Recht auf Ihr Geld, wohl aber die Möglichkeit, es einzuklagen. Ist eine Forderung uneinbringlich geworden, so können Sie die bereits an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer zurückfordern.