Ratgeber: 7 konkrete Tipps für höhere Gewinne
Erst wenn die finanzielle Lage bedrohlich wird, beginnen viele Inhaber und Geschäftsführer zu überlegen, wie und wo sie sparen können. Und dann soll alles möglichst schnell gehen. Und wenn es ums Überleben geht, bleibt für mittel- und langfristig wirkende Kostensenkungsmaßnahmen meist nicht mehr genügend Zeit.
Nicht erst handeln, wenn es zu spät ist
Sehr weit verbreitet ist in Handwerksbetrieben eine isolierte Betrachtung der betrieblichen Kosten. So werden meist nur Einzelbereiche des Betriebes hinsichtlich möglicher Kostensenkungspotenziale untersucht und manchmal auch falsch verstanden. Denn Kostensenkungsmaßnahmen haben nichts mit übertriebener Sparsamkeit in Form von schlecht bezahlten oder unqualifizierten Mitarbeitern, minderwertigem Material oder einer schlampigen Auftragsbearbeitung zu tun - ganz im Gegenteil.
„Um nachhaltige Erfolge zu erzielen und das Kostenmanagement zu professionalisieren, bedarf es einer ganzheitlichen Betrachtungsweise“, meint Dipl. Betriebswirt (FH) Albrecht Oesterle, Referatsleiter Betriebswirtschaft beim Fachverband SHK Baden-Württemberg und rät deshalb: „Dies bedeutet, dass neben konkreten Kostenpositionen auch die generellen Abläufe im Betrieb, sowohl im produktiven als auch im unproduktiven Bereich, kontinuierlich überwacht und optimiert werden müssen. Nur wenn Geschäftsleitung und Mitarbeiter alle Arbeitsabläufe verinnerlicht haben, entsprechend konsequent danach handeln und regelmäßig auf deren Sinnhaftigkeit bzw. Effizienz hin untersuchen, lassen sich Fehler vermeiden, die gerade im Falle von Reklamationen oftmals viel Geld kosten.“
Nachhaltiges Kostenmanagement in sieben Schritten
Oesterle empfiehlt folgende sieben Schritte als Orientierungshilfe auf dem Weg zu einem professionellen Kostenmanagement.
1. Kostentransparenz schaffen
In einem ersten Schritt empfiehlt es sich, jede Kostenart im Betrieb mit allen Mitarbeitern einmal jährlich durchzusprechen. Hierbei sollte erläutert werden, wie die jeweiligen Kosten entstehen und welchen Kostenanteil die jeweiligen Positionen im Betrieb umfassen. Das Ergebnis dieses Prozesses ist eine Kostenliste, die für jede Kostenart angibt, welche Ursache bzw. Grund und welchen Umfang diese hat.
2. Sparziele festlegen
In einem zweiten Schritt sind für alle Einzelpositionen der Kostenliste folgende Fragen zu stellen und gemeinsam mit den Mitarbeitern zu diskutieren:
- Sind diese Kosten notwendig?
- Lässt sich die Leistung eventuell effizienter erbringen?
- Wo und in welcher Höhe gibt es Einsparmöglichkeiten?
Das Ergebnis ist eine zweite Liste mit Optimierungszielen, bezogen auf die jeweiligen Kostenpositionen.
3. Sparmaßnahmen-Katalog erarbeiten
In dieser dritten Prozessstufe sind zunächst alle denkbaren Maßnahmen zum Erreichen der Ziele zu erfassen. Daraufhin sind unrealistische Maßnahmen auszusortieren, um als Ergebnis einen realisierbaren Maßnahmenkatalog zu erhalten.
4. Sparmaßnahmen bewerten
Im vierten Schritt gilt es zunächst die möglichen Maßnahmen auf ihre Kosten-Nutzen-Relation hin zu untersuchen. Maßnahmen, die mehr kosten als sie einbringen, sollten aussortiert werden. Alle übrigen Maßnahmen sollten dahingehend überprüft werden, ob möglicherweise andere Gründe gegen eine Realisierung sprechen. Als Ergebnis verbleibt eine Liste von Maßnahmen, die tatsächlich im Betrieb umgesetzt werden sollen und der damit verbundene bewertete Kostensenkungsanteil.
5. Sparplan organisieren
Im fünften Schritt werden auf Basis der Maßnahmenliste aus Schritt vier für jede Sparmaßnahme ein Verantwortlicher sowie ein Termin festgelegt. Hierbei sollte Wert auf eine möglichst umfassende Einbindung der Mitarbeiter gelegt und dadurch die Akzeptanz der Maßnahmen aktiv erhöht werden. Wichtig hierbei ist, den Mitarbeitern sowohl die Verantwortung als auch die jeweils notwendigen Kompetenzen für die Umsetzung der jeweiligen Maßnahmen zu übertragen.
6. Sparerfolg kontrollieren
Im Rahmen regelmäßiger Berichte, die je nach Maßnahmenkatalog wöchentlich oder auch monatlich erfolgen können, sollten die Verantwortlichen über den Stand der Umsetzung berichten. In diesem Zusammenhang muss ebenfalls regelmäßig die Frage gestellt werden, ob die entsprechenden Maßnahmen auch den erwarteten Erfolg bringen.
7. Sich nie zufrieden geben
Zumindest quartalsweise empfiehlt sich die Überprüfung der Maßnahmen hinsichtlich möglicher Modifizierungen, denn eine Maßnahme, die heute auf dem neuesten Stand ist, kann morgen überholt sein. Spätestens nach einem Jahr sollte im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses wieder bei Schritt eins mit einer aktualisierten Kostenliste begonnen werden, die zu neuen Sparzielen führen sollte.
