10 Tipps für Chefs: Mehr Gewinn durch niedrigere Kosten

Die unternehmerische Aufgabe „Kosten senken“ bedeutet nicht, Kostenpositionen willkürlich nach dem „Rasenmäherprinzip“ zu verringern. Sie ist eher als kreative und systematische Herausforderung zu verstehen, Produkte, Leistungen, Durchlaufzeiten und Abläufe umfassend zu hinterfragen und neu zu gestalten – immer wieder. 

Einige betriebliche Bereiche zählen jedoch zu den "Klassikern" unter den Kostentreibern. Hier lohnt ein genauer Blick auf die Kostenseite eigentlich immer.

1. Einkauf

Eine alte Kaufmannsregel besagt, dass im Einkauf der eigentliche Gewinn eines Unternehmens liegt. Der Materialeinsatz verursacht in vielen Handwerksbetrieben den größten Kostenblock. Dennoch gibt es sehr häufig noch keine oder nur eine eingeschränkte Einkaufsplanung. Insbesondere die Bereiche der „B“- und „C“-Artikel werden regelmäßig vernachlässigt. Dabei würde gerade bei diesen Warengruppen eine stärkere Fixierung auf wenige zuverlässige Lieferanten eine höhere Marge bedeuten: durch höhere Mengenrabatte und die eingesparte Zeit bei der Bestellung. Zusätzliche Kostensenkungen können durch das unmittelbare Begleichen von Rechnungen innerhalb der Skontofrist erzielt werden.

2. Lager

Wie groß ein Waren- und Materiallager sein soll, muss jeder Betrieb mit Blick auf seine Belange und Ansprüche definieren. Grundsätzlich empfiehlt sich eine konsequente Lagerplanung inklusive von Unter- und Obergrenzen für Menge der eingekauften Waren. Dadurch werden vor allem Überbestückungen vermieden, die Lagerfixkosten begrenzt und die Liquidität geschont.

Eventuell kann zusätzlich auch die Verwaltung des Kleinteilelagers durch einen Großhandels- oder Industriepartner sinnvoll sein.

3. Personal

Die Ausgaben für die Mitarbeiter sind in der Regel der zweitgrößte Kostenblock. Mit Blick auf schwankende Auftragslagen empfiehlt sich eine Personalplanung auf Basis einer durchschnittlichen Auslastungssituation. Bei Auftragsspitzen könnte verstärkt der Einsatz von Leiharbeitern oder der Mitarbeiteraustausch unter Kollegen praktiziert werden, sofern möglich. Darüber hinaus sollte vermehrt mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, wie z. B. Zeitkonten, gearbeitet werden.

In den unproduktiven Verwaltungsbereichen können Betriebe verstärkt mit Teilzeitkräften oder Arbeitsverhältnissen auf Geringverdienerbasis arbeiten.

Chefs und Führungskräfte sollten sich immer auch hinterfragen, ob es mit Blick auf das Zeitbudget und unter Kosten-Nutzen-Aspekten nicht sinnvoller wäre, bestimmten Arbeiten und Routineaufgaben zu delegieren.

4. Buchhaltung

Werden die Lohn- und Finanzbuchhaltung noch im eigenen Betrieb mit entsprechendem Büropersonal erledigt, sollte die Auslagerung erwogen werden. Ob dies wirtschaftlich sinnvoll ist, ergibt ein Vergleich der internen Kosten mit den Angeboten von Steuerberatern oder Buchhaltungsservice-Unternehmen. Tipp: Suchen Sie regelmäßig mit dem Dienstleister nach Möglichkeiten, die externen Buchführungskosten zu senken (z. B. durch interne Vorkontierung der Belege oder die elektronische Übermittlung bestimmter Daten).

Überprüfen Sie zudem in den Folgejahren anhand von Fremdangeboten regelmäßig, ob das Preis-/Leistungsverhältnis ihres Dienstleisters noch stimmt

Die freiwerdenden, internen Mitarbeiterkapazitäten können entweder eingespart oder für andere Aufgaben, wie das Kundenmanagement, effizienter eingesetzt werden.

5. Büromaterialien

Insbesondere im Bereich der Büroverbrauchsmaterialien (z. B. Drucker-Tonerkartuschen sowie Kopier- und Briefpapier) sowie bei der Bürohardware (Drucker, Telefone, PC usw.) bietet sich der Einsatz von Preissuchmaschinen im Internet an. Oft lassen sich zum Teil erhebliche Preisvorteile gegenüber dem klassischen Bürogroßhandel erzielen.

Bei einer Neuanschaffung von Scanner, Drucker, und Kopierer ist zu prüfen, ob man statt der Einzelgeräte in ein Multifunktionsgerät investiert.

Ob es günstiger ist, eine größere Menge von Geschäftspapieren (Briefbögen, Rechnungen etc.) per Farblaser selbst zu drucken oder in einer Druckerei produzieren zu lassen, sollte sorgfältig geprüft werden.

Im Zeitalter der elektronischen Post lassen sich immer häufiger zudem die Kosten für den Briefpostversand reduzieren (Papier, Umschlag, Briefmarke etc.).

6. Telefon und Internet

Im Telekommunikationsbereich hat sich in den letzten Jahren viel verändert. Meist lohnt sich der Abschluss von Mobil-, Festnetz-Telefon- und Internetflatrates. Da es dennoch größere Preisunterschiede gibt, empfiehlt es sich, regelmäßig die Angebote zu vergleichen - insbesondere bei Verträgen mit zweijähriger Laufzeit. Die möglichen Einsparungen summieren sich, falls mehrere Verträge abgeschlossen werden und falls Mobilfunkverträge mit hohen (Highspeed-)Internet-Datenraten erforderlich sind.

Bei geänderten Nutzungsanforderungen während der Vertragslaufzeit kann sich ein Tarifwechsel lohnen, sofern das möglich ist.

7. Versicherungen

Im Versicherungsbereich ist in vielen Betrieben ein erhebliches Einsparpotenzial vorhanden. Aus diesem Grund sollten die betrieblichen und privaten Versicherungen regelmäßig auf deren Aktualität hinsichtlich des Versicherungsschutzes und der Prämienhöhe überprüft werden. Das geht auch mittels spezieller Versicherungs-Vergleichsportalen.

Wer über mehrere Firmenwagen verfügt, sollte prüfen, ob der ins Auge gefasste Versicherer auch einen kostengünstigeren Flottenvertrag anbietet.

Zudem lassen sich bei der Fahrzeugneubeschaffung Kostenvorteile erzielen, falls man mehrere Modelle in einem bestimmten Zeitraum beim selben Händler ordert.

8. Energiekosten

Obwohl viele Betriebe Spezialisten für Energieeinsparung und -effizienz sind, wird das Know-how in den eigenen Räumlichkeiten (Werkstatt sowie Neben- und Büroräume) nicht immer optimal angewendet. Neben den Heizkosten sollten auch die Stromkosten (Beleuchtung, Standby-Verluste etc.) optimiert werden.

Zudem lässt sich mittels spezieller Internetvergleichsportale prüfen, ob sich die Energiekosten (Strom, Erdgas, Heizöl) durch einen Anbieterwechsel deutlich verringern lassen.

9. Vorausschauende Planung

Auch eine vorausschauende Planung der Kunden-Projekte und der Abläufe im Betrieb hilft Zeit und Geld zu sparen. So lassen sich z. B. teure Einzel- und Expressbestellungen sowie unnötige Anfahrten und Leerlauf- und Wartezeiten vermeiden.

Im Verwaltungsbereich empfiehlt es sich z. B., die Telefongespräche mit Kunden sowie die Kundendatei optimal zu organisieren und zu strukturieren. Der Zugriff auf alle relevanten Informationen sowie das systematische Erfassen von Auftragsdaten hilft dabei, Zeitverzögerungen, Fehlbestellungen und Missverständnisse zu vermeiden.

Eine professionelle und optimierte Ablauforganisation sorgt nicht nur für reibungslosere Abläufe, sondern steigert auch die Mitarbeitermotivation.

10. Mitgliedschaften

Kostenvorteile können sich die Betriebe auch durch die Mitgliedschaft, z. B. in einer Innung, einer Einkaufsgemeinschaft, in einem Handwerkerverbund, sichern. Dies betrifft vor allem den direkten Produkteinkauf, (Großkunden-)Rahmenvereinbarungen z. B. im Kfz-, Mobilfunk und Versicherungs-Bereich sowie günstigere Kosten bei aufwendigen Marketing- und Werbeaktionen.

Auch Dienstleistungen wie Versicherungsprämien-Check, Bonitätsauskünfte oder Betriebsberatung helfen beim Kostensenken.