Zahlungsverzug, Mahnung und Inkasso: Was tun, wenn Kunden nicht zahlen

Zahlungsunwillige Kunden sind ein Ärgernis, denn der eigene Cash Flow gerät so aus dem Takt und Handwerksbetriebe können ihrerseits in die Zahlungsbredouille kommen. Ein wichtiger Faktor für die Zahlungsmoral eines Unternehmens ist dessen Rentabilität. "Ein Rückgang der Rentabilität um nur einen Prozentpunkt könnte die Zahlungsfristen um über sieben Tage verlängern", sagt Ano Kuhanathan, Head of Corporate Research bei Allianz Trade, 41 Prozent der europäischen Unternehmen warteten 2023 mehr als 60 Tage auf ihr Geld, im weltweiten Durchschnitt sind es 42 Prozent. 

"Angesichts der drohenden Rentabilitätseinbußen im Jahr 2024 sollten sich europäische Unternehmen auf längere Zahlungsfristen einstellen“, so Kuhanathan. Um die Auswirkungen auf die eigene Rentabilität also so gering wie möglich zu halten, sollten Betriebschefs daher darauf achten, säumige Rechnungen möglichst effizient einzutreiben, denn "je länger Unternehmen auf ihr Geld warten müssen, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Rechnung gar nicht bezahlt wird", sagt Milo Bogaerts, CEO von Allianz Trade. Aus diesem Grund sollten Handwerksbetriebe ihre Schuldner fristgerecht und zügig mahnen. 

Doch nicht selten hapert es am dafür notwendigen Kow-how. „Natürlich ist die wahre Ursache einer noch offenen berechtigten Forderung der nicht zahlende Schuldner, jedoch fehlt auch vielerorts das nötige Wissen darüber, wann, wie und wie oft eine Forderung angemahnt werden sollte. Aber, auf Grund dessen gar nicht zu mahnen, ist keine Lösung“, sagt Bernd Drumann, Geschäftsführer von Bremer Inkasso. 

Zahlungsziel und Zahlungsfrist – Unterschiede und Folgen

Laut Bürgerlichem Gesetzbuch ist eine Rechnung grundsätzlich immer sofort fällig. Ware und Rechnung sollten also im Idealfall gleichzeitig den Besitzer wechseln. Was auf Märkten oder in Ladengeschäften normalerweise so gehandhabt wird, ist bei Dienstleistungen oder einem Kauf auf Rechnung anders: Hier weichen der Zeitpunkt der Lieferung und der der Bezahlung oft voneinander ab. 

Zahlungsfrist und Zahlungsziel verlängern den Zeitraum zwischen der Übergabe der Ware und ihrer Bezahlung, wobei die Frist einen Zeitraum festlegt, während das Ziel ein konkretes Datum für die späteste Zahlung nennt. Die gesetzliche Regelung im § 286 Abs. 3 BGB legt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen fest. 

Wer nicht zahlt, befindet sich daher ab dem 31. Tag in Zahlungsverzug. Ist eine längere Zahlungsfrist vereinbart, tritt der Zahlungsverzug entsprechend später in Kraft. 

Zahlungsverzug: Was sind die Folgen?

Auch wenn es unangenehm ist, sollten Handwerksbetriebe schnell handeln, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht zahlt. Denn zum einen wirkt sich dies auf die eigene finanzielle Liquidität aus, zum anderen könnte Ihre Forderung später an Gewicht verlieren, je länger Unternehmen den Zahlungsverzug hinnehmen. Das Geld zu erhalten, könnte dann schwer werden.

In der Folge können Handwerksbetriebe die Forderung intern eintreiben. Das heißt: selbst mahnen und dann gegebenenfalls weitere Schritte einleiten. Oder – vor allem für größere Unternehmen ist dies relevant – die Forderung gleich einem Inkassounternehmen überlassen. 

Kunde zahlt nicht: Zahlungserinnerung

Bevor Unternehmen ihre – vielleicht langjährigen - Kunden mit Mahnungen und Klagen verschrecken, erinnern sie Ihn zunächst freundlich an seine offene Rechnung. Unter Umständen ist ihm die Rechnung einfach „durchgerutscht“. Das können Handwerksbetriebe auch telefonisch machen, beweissicherer ist es allerdings schriftlich. Eine Formvorschrift gibt es nicht. 

Rechtlich hat eine solche Zahlungserinnerung den gleichen Stellenwert wie eine Mahnung. Sie ist zudem der erste Schritt im außergerichtlichen Mahnverfahren. Eine solche Zahlungserinnerung darf übrigens nicht kostenpflichtig sein. 

Kunde zahlt immer noch nicht: Mahnung

Landet das Geld trotz der freundlichen Zahlungserinnerung nicht innerhalb des festgelegten Zeitraums auf dem Konto, verschickt das Unternehmen eine Mahnung, die auf die Dringlichkeit der Zahlung hinweist. Da sich der Kunde bereits seit der ersten Zahlungserinnerung in Zahlungsverzug befindet, sind ab diesem Zeitpunkt Verzugszinsen oder Mahngebühren möglich. 

Die Mahnkostenpauschale, die von Gerichten ohne Einzelnachweise akzeptiert wird, beträgt zwischen einem und fünf Euro pro Mahnschreiben. Ebenso können bei Geldforderungen auch Verzugszinsen verlangt werden. 

In der Praxis versenden Unternehmen meistens bis zu drei außergerichtliche Mahnungen. Dazu gehören die Zahlungserinnerung, die erste Mahnung sowie die zweite Mahnung. Führen diese Maßnahmen nicht zu einer höheren Zahlungsbereitschaft des säumigen Kunden, folgt die nächste Eskalationsstufe, das gerichtliche Mahnverfahren. 

Wie formuliert man eine Mahnung richtig?

Die Formulierung der Zahlungserinnerung sollte eindeutig die Absicht der Mahnung widerspiegeln, nämlich, dass man sein Geld möchte. Zudem sollte sie höflich und respektvoll formuliert werden. Dabei geht es um Klarheit, Eindeutigkeit und Fakten. Nach einer Überschrift wie 1. Mahnung sollte in höflicher Form die Aufforderung zur Zahlung der noch offenen Rechnung erfolgen. Hier ist es wichtig, das Datum sowie die Rechnungsnummer (ggf. auch die Lieferscheinnummer) der ursprünglichen Rechnung noch einmal aufzuführen sowie auch die erbrachte Leistung noch einmal genau zu benennen. Eine Rechnungskopie beizufügen, kann für den Kunden ebenso hilfreich sein. Dann sollte man dem Kunden noch ein nach dem Kalender genau zu definierendes erneutes kurzes Zahlungsziel setzen wie zum Beispiel "Die Rechnung ist bis zum … bei uns eingehend zu zahlen". 

Eine Mahnung, die den Schuldner zur Zahlung aufgefordert, muss zwar keine Frist enthalten, da der Schuldner mit Fälligkeit der Rechnung und erfolgter Mahnung in Verzug ist, aber eine gesetzte Frist verdeutlicht die Ernsthaftigkeit der Mahnung und gibt auch die Terminierung der nächsten Mahnung vor. Der Satz „Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie für einen ggf. entstandenen Verzugsschaden aufzukommen haben“ sollte schon in der ersten Zahlungsaufforderung enthalten sein. 

Gerichtliches Mahnverfahren

In den meisten Fällen reicht spätestens die zweite Mahnung aus, damit der Kunde seine Rechnung begleicht. Zahlt er aber trotz dreier Mahnungen nicht, ist der nächste Schritt ein gerichtliches Mahnverfahren. Entgegen landläufiger Meinung ist es aber keine Pflicht, vorher dreimal zu mahnen, eine Zahlungsaufforderung genügt. In der Praxis mahnen Unternehmen aber häufiger. 

Um das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten, gibt es einen offiziellen Vordruck für einen Mahnbescheid. Diesen erhalten Gläubiger beim für sie zuständigen Mahngericht. In Baden-Württemberg ist das beispielsweise das Amtsgericht Stuttgart. 

Den Mahnbescheid füllt der Unternehmensinhaber aus und sendet ihn an das Mahngericht. Das Verfahren lässt sich aber auch online anstoßen. Das Mahngericht prüft den Mahnbescheid auf Richtigkeit und schickt ihn dann an den Kunden. Dieser kann nun die Rechnung begleichen, den Mahnbescheid ignorieren oder auch Widerspruch einlegen. 

Widerspricht der Kunde, führt das zu einer Gerichtsverhandlung und dann sollte ein Anwalt beim weiteren Fortgang behilflich sein. Ignoriert der Kunde auch den Mahnbescheid, kann der Gläubiger binnen sechs Monaten nach der Zustellung des Mahnbescheids einen Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids stellen. Auch hierfür gibt es wieder einen separaten Vordruck. Nur mit einem Vollstreckungsbescheid gibt es einen "Vollstreckungstitel", mit dem das Gläubiger-Unternehmen einen Gerichtsvollzieher beauftragen kann. 

Für den Mahnbescheid fallen Kosten an. Diese richten sich nach dem offenen Betrag und werden vom Gläubiger zunächst vorgestreckt, können aber vom Schuldner eingefordert werden. 

Alternative: Inkasso

Wenn Unternehmen ihr Geld vom Inkasso-Unternehmen eintreiben lassen, erhalten sie sofort eine Zahlung und die Einforderung der Rechnung ist Sache des Unternehmens. Eine solche Dienstleistung kostet jedoch, daher zahlen viele Inkasso-Unternehmen nur einen Teil der ausstehenden Summe. Die kompletten Kosten fordern die Inkasso-Mitarbeiter letztendlich zwar vom Kunden, das Handwerksunternehmen muss als Auftraggeber aber zunächst in Vorleistung gehen. Diese Vorauszahlung gibt es zurück, wenn das Inkasso-Unternehmen erfolgreich war.