Trennungsgespräche: So lassen sich folgenschwere Fehler vermeiden
Als nach ein paar einleitenden Floskeln das Wort "Trennung" fällt, brechen bei Siegfried W. alle Dämme. Mit der Faust schlägt der 55-Jährige auf den Tisch und brüllt verzweifelt "Warum ich? Das können Sie mir nicht antun!". Seit 15 Jahren arbeitet W. bei einem Metallbauunternehmen in Nordrhein-Westfalen, doch in Zukunft soll sein Job durch eine Maschine ersetzt werden.
Sein Vorgesetzter, der ihm die unangenehme Mitteilung überbringen muss, ist auf diese heftige emotionale Reaktion nicht vorbereitet. Vergeblich versucht er W. zu beschwichtigen, indem er die Gründe für die Entscheidung erläutert und nach Hoffnungsschimmern sucht. Erfolg hat er damit allerdings nicht: W. ist kaum noch ansprechbar und das Gespräch muss vorzeitig beendet werden.
Brisanz in Trennungsgesprächen wird unterschätzt
Ein derart desaströser Verlauf eines Trennungsgesprächs ist leider kein Einzelfall, denn ein Großteil der Führungskräfte ist auf diese unangenehme Aufgabe nur unzureichend oder gar nicht vorbereitet. Bei der Kienbaum-Studie "Trennungsmanagement 4.0" aus dem März 2016 gaben 70 Prozent der Befragten an, dass es in ihrem Unternehmen keine Trennungskultur gibt. Vor allem die emotional-menschliche Seite wird oft völlig unterschätzt. Konsequenz daraus ist, dass Gespräche eskalieren und nicht zum gewünschten Ergebnis führen.
Finanzielles Risiko für die Unternehmen
Bei schlechter Kommunikation und mangelndem Respekt drohen auch dem Unternehmen massive wirtschaftliche Nachteile: Die Leistung der verbleibenden Mitarbeiter sinkt aufgrund von Verunsicherung, Motivation und Loyalität nehmen ab und der Anteil der ungewollten Trennungen nimmt zu. "Die Folgen sind zudem oft langwierige Auseinandersetzungen, ausufernde Rechtsstreitigkeiten und ein mieses Betriebsklima", sagt die Geschäftsführerin von GS Consult, Bettina Sciurba. "Darunter kann das Image des Arbeitgebers intern und auch in der Öffentlichkeit massiv leiden."
Vermeiden lassen sich solche Probleme durch eine professionelle Vorbereitung der Führungskräfte, zum Beispiel mithilfe externer Berater. GS Consult gibt 10 Tipps, wie sich die schwierige und unangenehme Situation eines Trennungsgesprächs erfolgreich meistern lässt:
1. Professionelle Vorbereitung
Erarbeiten Sie im Vorfeld des Gespräches mit allen beteiligten Führungskräften eine einheitliche Position und machen Sie sich Ihre Argumentation bewusst. Klären Sie mit der Personalabteilung, welches Angebot Sie dem betroffenen Mitarbeiter zum Beispiel hinsichtlich einer Abfindung machen können. Wichtig ist es zudem, sich auch professionell auf unangenehme Emotionen im Gespräch und mögliche Reaktionen vorzubereiten.
2. Die korrekte Einladung
Laden Sie den Mitarbeiter schriftlich (ggf. mit Ortsangabe) zu dem Gespräch ein. Der Termin sollte relativ kurzfristig anberaumt werden, um dem Betroffenen mehrere schlaflose Nächte zu ersparen. Holen Sie vor der Terminfestlegung detaillierte Informationen aus der Personalabteilung zu dem Mitarbeiter ein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass das Trennungsgespräch versehentlich auf den Geburtstag oder den Tag eines Jubiläums fällt.
3. Der richtige Ort
Wählen Sie einen geeigneten Raum für das Gespräch aus, in dem Diskretion und Ruhe gewährleistet sind. Es muss sichergestellt werden, dass kein Telefon klingelt oder andere Personen unvermittelt hereinkommen können. Finden mehrere Gespräche hintereinander statt, sollte durch die Einplanung von genügend Pufferzeit vermieden werden, dass sich die Mitarbeiter begegnen.
4. Der Zeitrahmen
Planen Sie für das Gespräch ein großzügiges Zeitfenster von mindestens 45 Minuten ein, auch wenn die Übermittlung der eigentlichen Nachricht deutlich schneller geht. Auf diese Weise haben Sie genügend Spielraum für Fragen und Emotionen.
5. Grundausstattung auf dem Tisch
Bieten Sie dem Mitarbeiter ein Glas Wasser an. Halten Sie zudem (nicht sichtbar!) eine Packung Taschentücher bereit, die sie bei Bedarf reichen können.
6. "Schmerz zuerst"
Die Trennungsbotschaft muss gleich zu Beginn des Gesprächs klar und unmissverständlich übermittelt werden. Nach einer kurzen Begrüßung sollten Sie sofort in den ersten fünf Sätzen die entscheidenden Worte aussprechen.
7. Passende Sprache
Verwenden Sie eine klare Sprache ohne Interpretationsspielraum. Geben Sie während des Gesprächs keine Anweisungen oder guten Ratschläge. Vermeiden Sie Reizworte "Sie müssen", "Sie sollten" oder "Sie dürfen nicht". Lassen Sie keine Diskussion zu den Gründen der Entscheidung zu und unterlassen Sie Vergleiche mit anderen Mitarbeitern. Übernehmen Sie stattdessen als Führungskraft Verantwortung für die Entscheidung.
8. Wertschätzung
Unabhängig von den Leistungen des Mitarbeiters oder der persönlichen Haltung ihm gegenüber ist ein respektvoller Umgang während des Trennungsgespräches unabdingbar. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung, indem Sie die Emotionen des Mitarbeiters ernst nehmen und ihn nicht wiederholt auf Fehler hinweisen. Verletzen Sie auf keinen Fall durch unbedarfte Aussagen das Selbstwertgefühl des ohnehin schon angeschlagenen Mitarbeiters.
9. Angebote an den Betroffenen
Im Nachgang des Gesprächs sollten Sie als Führungskraft für den Betroffenen weiter ansprechbar sein und konkrete weitere Schritte vereinbaren. Durch das Formulieren von Unterstützungsangeboten zeigen Sie, dass Ihnen das persönliche Schicksal nicht gleichgültig ist. Auf keinen Fall sollten jedoch Illusionen in Bezug auf eine mögliche Weiterbeschäftigung gemacht werden.
10. Umgang mit dem Rest der Belegschaft
Vernachlässigen Sie nicht die verbleibenden Mitarbeiter. Kommunizieren Sie alle Entscheidungen zeitnah und direkt. Auf diese Weise können Sie dem restlichen Team die Angst vor dem Verlust des eigenen Arbeitsplatzes nehmen und das Entstehen von Gerüchten vermeiden. Ein absolutes Tabu ist es dagegen, einen gekündigten Mitarbeiter vor dem Rest der Belegschaft zu kritisieren oder ihn gar bloßzustellen.
