Messen und Steuern im Alltag: Drei einfache Helfer

Was hat Messen und Steuern abseits von Rohr- oder Kabellängen und Füllbehältern für einen Sinn? Augenmaß und Erfahrung ermöglichen viele Arbeiten direkt und ohne aufwändiges Zählen, Wiegen, Messen. Problematischer wird es, wenn ein Betrieb die versteckten Mengen nicht im Blick behält. Drei einfache Helfer für sinnvolles Messen und Steuern, die jeder Handwerker kennen sollte:

Was zahlt der Kunde alles mit?

Idealerweise setzt sich die Rechnung aus Leistung, Material und den notwendigen und angemessenen Aufschlägen zusammen. Kostendeckendes Arbeiten mit kalkulierter Gewinnspanne. Ein häufiges Problem: Der Preis steht und Kleinigkeiten fressen heimlich den Gewinn auf. Die erneute Anfahrt, die Zusatzleistung ohne Auftrag, oder – viel häufiger – umfangreiche Hintergrundarbeiten kosten Zeit und Geld. Hier lohnt sich der Blick auf das Angebot oder den Auftrag von Eingang bis Rechnungszahlung. Wie viele Stationen liegen dazwischen und sind alle notwendig?

Dementsprechend braucht es einen guten Überblick über alle Tätigkeiten, die nicht wertschöpfend sind: Messen von Durchlaufzeiten in der Auftragsverwaltung, von Rückfragen, Nachfragen, Zuständigkeiten und ähnlichen Renditefressern.

Mit der Messung beginnt die Steuerung: Jeder Vorgang, jede Station wird auf Wertschöpfung geprüft und dahingehend verbessert. Das Ziel ist, die unnötigen Kosten zu beseitigen, um stabile Kalkulationen zu ermöglichen und langfristig die Gewinnspanne zu erhöhen.

Messen und Steuern des Kundenservices

Hier noch die Dichtung austauschen, einen Blick auf die Therme werfen oder den Klimaregler richtig einstellen: Jede Auftragserweiterung dient der Kundenbindung. Wie rechnet ein Betrieb das richtig ab? Wie viel Arbeitszeit und Material fließen in diese Extras? Solange es keine Messung gibt, weiß niemand, ob es eine Steuerung braucht.

Klare Angaben im Team und zum Kunden, was geht und was nicht, brauchen eine verlässliche Grundlage. Gerade in großen Teams sind die Messwerte wichtig, um herauszufinden, ob es Unterschiede in der Kulanz gibt. Erst mit dieser Basis ist ein einheitliches Vorgehen möglich und eine Absicherung aller Mitarbeiter gegenüber den Kundenansprüchen.

Wichtig sind die Bereiche Arbeitszeit und Verzug, Material und Komplexität der Arbeiten. Weicht ein anderer Mitarbeiter von bisherigen Zusatzarbeiten ab, verärgert das den Kunden mehr als eine offene Kommunikation über eine Servicepauschale.

Messung der Auftragslage und Kapazitätsplanung

Viele Betriebe sind ständig aus- und überlastet, arbeiten bis spät in den Abend oder am Wochenende. Bei anderen passiert das zu wiederkehrenden Anlässen, z.B. wenn die Heizperiode losgeht.

Ist so, kann man nichts machen? Wie sieht es mit einer Übersicht der Auftragslage und der Kapazitätsplanung aus? So unterschiedlich die Arbeiten beim Kunden sind, für alle gibt es Richtwerte. Diese sind in der Regel Erfahrungswerte und abhängig von Ausbildung, Häufigkeit und mehr. Mit einer Standardisierung beginnen alle Mitarbeiter typische Aufgaben gleich zu bearbeiten: Das sorgt für einen Wissenstransfer im Team, Verlässlichkeit und Planungssicherheit. Das beste Vorgehen entwickeln alle gemeinsam und ermöglichen dadurch eine Auftragsplanung ohne Überbelegung.

Eine Auftragsplanung mit vorhersehbaren Zeitblöcken und in Verbindung mit einer guten Tourenplanung ermöglicht die sinnvolle Steuerung Ihrer Auftragslast. Und das alles mit weniger Stress, Hektik und Verzögerung.

Auch betriebliche Abläufe erfassen

Jeder Betrieb arbeitet mit eigenen Mitteln zur Messung oder Steuerung: Messwerkzeuge, Diagnose-Hardware, Laser oder Fühler – viele Instrumente zum einen Zweck: Klare Werte erfassen und die richtige Maßnahme starten. Betriebliche Abläufe sind ebenso messbar und jeder Betrieb braucht andere Methoden und Hilfsmittel. Das Ziel ist die wertschöpfende Arbeit mit hoher Kundenzufriedenheit und das ohne Stress, Überarbeitung oder Draufzahlen.

Diese Verbesserungen klappen Stück für Stück, wenn jeder im Unternehmen darauf achtet. Ein Produkt, eine Dienstleistung, ein typischer Kundentermin mit kleinen Helfern erfassen, ist nicht schwer. Idealerweise ergänzt ein Kundenfragebogen zum direkten Ausfüllen oder Beantworten diese Messung um die Kundenmeinung. 

Axel Schröder ist Inhaber und Gründer der Unternehmensberatung Axel Schröder und berät kleine und mittelständische Unternehmen in jeglichen Lebenslagen. Von der Gründung über die Optimierung des Betriebs bis hin zu Nachfolgeregelung und Übernahme bietet er seine Unterstützung an. Ob im Prozessmanagement, Risikomanagement, im Mitarbeiterumgang oder anderen Themen helfen er und sein Team, die passende Lösung für Kundenprobleme zu finden.