6 Tipps, wie Handwerksbetriebe ihre Prozesse optimieren und mehr Aufträge schaffen

Handwerksbetriebe sind 2024 oft in der Situation, dass mehr Aufträge an sie herangetragen werden, als sie bearbeiten können. Sie bräuchten mehr Personal, doch das ist beim anhaltenden Fachkräftemangel kaum zu bekommen. Deshalb müssen die Unternehmen andere Strategien anwenden, um von der guten Auftragslage zu profitieren. Welche Umstrukturierungen notwendig sind, um trotz Personalmangel mehr Aufträge annehmen zu können und damit den Umsatz zu steigern, erläutert der folgende Beitrag.

Tipp 1: Den Betrieb durch ausgewählte Leistungen positionieren

Handwerksberufe sind vielfältig und umfassen oft viele verschiedene Aufgaben. So fällt beispielsweise die Herstellung von Möbeln genauso in den Zuständigkeitsbereich eines Schreiners wie ein Badumbau oder die Anfertigung von Türen und Fenstern. Dennoch sollten Betriebe gut abwägen, wie viele Dienstleistungen sie tatsächlich anbieten. Das bedeutet nämlich auch, dass sich die Personalsuche langfristig schwierig gestalten wird, schließlich gibt es nicht viele Fachkräfte, die ein entsprechend umfassendes Wissen besitzen. Außerdem ist Automatisierung nahezu unmöglich, wenn die Aufgaben so individuell verschieden sind. Dadurch wird großes Potenzial zur Effizienzsteigerung vergeben. 

Hinzu kommt, dass breit aufgestellte Betriebe meist keinen Expertenstatus bekommen, weil sie dafür zu viele verschiedene Bereiche abdecken. Auch wenn ein umfangreiches Leistungsspektrum also zunächst vorteilhaft erscheint, kann es sich im Hinblick auf die Effizienz eines Unternehmens gegenteilig auswirken.

Tipp 2: Den Vertriebsprozess strukturieren, einheitliche Verkaufsstrategien einführen

Ein weiterer Aspekt, den Handwerksbetriebe optimieren sollten, sind die Abläufe im Vertrieb. Häufig gibt es hierfür keine Regelungen, sodass Verkaufsstrategien vom individuellen Mitarbeiter und dessen Tagesform abhängig sind. Das führt zu unstrukturierten, teilweise sogar chaotischen Auftragsabwicklungen, die auch einen schlechten Eindruck beim Kunden machen. Deshalb sollten für den Vertrieb feste Vorgehensweisen etabliert werden, die die Prozesse vereinheitlichen.

Tipp 3:  Aufträge anhand von festgelegten Kriterien auswählen

Auch wenn es zunächst widersprüchlich erscheint, müssen Betriebe auch Anfragen ablehnen, wenn sie mehr Aufträge gewinnen möchten. Hierbei kommt es auf die Art der Aufgabe an. Entspricht diese nicht dem Portfolio, der Kultur und der gewünschten zukünftigen Ausrichtung des Unternehmens oder hat der Kunde Preisvorstellungen, die mit denen des Unternehmens nicht vereinbart werden können, sollte der Auftrag konsequent abgelehnt werden. 

Nur so verschwenden Betriebe nicht wertvolle Kapazitäten, die besser in einen anderen Auftrag investiert werden. Außerdem ermöglicht diese Vorgehensweise, eine Art Seriencharakter zu schaffen, der es in der Folge einfacher macht, Prozesse zu systematisieren und zu optimieren.

Tipp 4: Standards und Routinen einführen

Effizienz lässt sich vor allem dort steigern, wo klar definierte Routinen herrschen. Deshalb ist es für Unternehmen sinnvoll, ihre Arbeitsprozesse unter die Lupe zu nehmen. Jede Teilaufgabe sollte dabei in ihre einzelnen Schritte unterteilt werden, die schließlich in Form einer Checkliste aufgeführt werden. Neue Mitarbeiter können mit diesen Listen besonders schnell Arbeitsabläufe übernehmen, doch auch das Stammpersonal profitiert von den Routinen, weil sie deutlich schneller ausgeführt werden können als individuelle Aufgaben.

Tipp 5: Betriebliche Standardaufgaben digitalisieren

Im traditionsbewussten Handwerk wird noch vieles analog von Hand erledigt. Gerade die Verwaltung kann jedoch mithilfe von digitalen Lösungen deutlich effizienter gestaltet werden. Doch auch der Fertigungsprozess gewinnt durch Roboter an Effizienz. Während diese Standardaufgaben automatisiert erledigen, können sich die Mitarbeiter anderen Aufgaben widmen, beispielsweise der Betreuung von Kunden.

Tipp 6: Einbindung des Personals in die unternehmerische Zielsetzung

Jedes Unternehmen hat ein Ziel, das der Antrieb für alle Bemühungen ist. Ist dieses allerdings nur den Führungskräften bekannt, fühlen sich die Mitarbeiter orientierungs- und antriebslos. Eine Einbindung in die betriebliche Zielsetzung hingegen erhöht die Mitarbeitermotivation und damit auch die Effizienz im Betrieb. Wichtig ist hierbei, die Ziele immer transparent zu kommunizieren. Wo soll ein Unternehmen beispielsweise in fünf Jahren stehen? Welche Vision verfolgt die Firma für die nächsten zehn Jahre? Wenn alle Angestellten wissen, worauf sie hinarbeiten und die Ziele zusätzlich gemeinsam festgelegt haben, fühlen sie sich als Teil des Ganzen und können mit Motivation ihren Aufgaben nachkommen. 

Über Adrian und Oliver Bauer

Zeitmangel, hohe Arbeitsbelastung und finanzielle Engpässe: So sahen die letzten Jahre zahlreicher Handwerksbetriebe aus. Wer täglich strukturelle Engpässe meistern muss, kann sich jedoch kaum auf das Wachstum seines Unternehmens konzentrieren. Vor allem fehlt es dann an der nötigen Zeit, sich mit neuen Entwicklungen auseinanderzusetzen. Hat man einmal den Anschluss verpasst, wird es schwer, den Rückstand aufzuholen. Damit Handwerksbetriebe gar nicht erst in diese Situation geraten, stehen ihnen Adrian und Oliver Bauer zur Seite. Sie sind die Geschäftsführer der ProjektBauer GmbH. Da sie selbst ausgebildete Handwerker mit jahrelanger Erfahrung sind, kennen sie die Herausforderungen genau. Gemeinsam mit ihrem Team unterstützen sie die Betriebe rund um Themen wie Marktpositionierung, externe Kommunikation, Webseitengestaltung, Prozessoptimierung, Verkaufsgespräche und Akquise-Maßnahmen. Mehr Informationen unter: https://www.projektbauer.ch/