Kostenvoranschlag: Das müssen Handwerker beachten

Ein Kostenvoranschlag ist für Kunden ein wichtiges Indiz, welche Kosten für eine Maßnahme auf sie zukommen. Oft holen sie mehrere ein, doch nicht immer ist der niedrigste Preis der ausschlaggebende Grund für die Auftragsvergabe. Was Sie über Kostenvoranschläge wissen sollten.

Schriftlich oder mündlich: Welche Form muss ein Kostenvoranschlag haben?

Ein Kostenvoranschlag sollte immer schriftlich erfolgen. So haben sowohl Kunde als auch Handwerker im Fall der Fälle ein Beweisdokument vorliegen. Das gilt insbesondere für kostenintensive Maßnahmen.

Gibt es unterschiedliche Arten von Kostenvoranschlägen?

Es existieren zwei Varianten: die einfache und unverbindliche Kostenvoranschlag und der verbindliche und garantierte Kostenvoranschlag.

Am weitesten verbreitet ist der unverbindliche Kostenvoranschlag. Er enthält Schätzungen und dient als Informationsgrundlage für die künftige Kundschaft. Die geschätzten Kosten sind als Richtwert zu verstehen und dürfen in einem angemessenen Maß überschritten werden.

Der verbindliche Kostenvoranschlag wird auch Festpreisvereinbarung genannt. Er ist eher eine Ausnahme. Hier nennt der Auftragnehmer einen exakten Preis, der dann auch garantiert ist - auch, wenn die Kosten steigen. Eine Nachforderung ist hier ausgeschlossen. Mit einer Ausnahme, und zwar, wenn der Auftraggeber durch Änderungswünsche zusätzliche Kosen verursacht.

Welche Informationen muss ein Kostenvoranschlag enthalten?

Ein Kostenvorschlag muss eine detaillierte Aufstellung aller entstehenden Kosten inklusive ihrer Berechnungsgrundlage enthalten. Ziel ist es, eine nach Möglichkeit realistische Schätzung abzugeben, die übersichtlich, vollständig und fehlerfrei ist. Folgende Pflichtangaben muss ein Kostenvoranschlag enthalten:

• Art und Umfang der Arbeit
• Arbeitszeit
• Arbeitskosten
• Art des Materials
• Materialkosten
• sonstige Kosten (Spesen, Lieferkosten, Anfahrt etc.)
• Dauer der Maßnahme
• wenn vorhanden: Informationen über mögliche Preisschwankungen
• Endpreis
• Gültigkeitszeitraum

Es ist nicht verpflichtet, aber dennoch ratsam, die Umsatzsteuer auszuweisen. Den Endbetrag sollten Sie sowohl netto (für gewerbliche Kunden) als auch brutto (für private Kunden) angeben. Sonst kann es schnell zu Missverständnissen kommen. Wichtig ist auch zu erwähnen, dass es sich um die Steuersätze zum Zeitpunkt der Erstellung  handelt - falls der Umsatzsteuersatz geändert wird, sowie der Zusatz, dass es sich nicht um eine Rechnung handelt.

Um klarzustellen, dass es sich um einen unverbindlichen KVA handelt, ist der Zusatz "Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich" ratsam.

Wie lange ist ein Kostenvoranschlag gültig?

Ein Kostenvoranschlag sollte immer einen Zeitraum nennen, in dem er eine Gültigkeit hat. Das lässt sich zum Beispiel mit dem Satz "Der Kostenvoranschlag gilt bis zum tt.mm.jj" oder "Der Kostenvoranschlag ist bindend für 14 Tage" erreichen. Den Zeitraum wählen Betriebe am besten so, dass sie abschätzen können, ob die notwendigen Kapazitäten vorhanden sind, sollte der Auftrag zustande kommen.

Darf ein Kostenvoranschlag etwas kosten?

In der Regel ist der Kostenvoranschlag kostenlos. Das sagt auch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Danach ist der Kostenanschlag (wie das Gesetz den Kostenvoranschlag nennt), "im Zweifel nicht zu vergüten" (§ 632 Absatz 3 BGB). Damit ist gemeint, dass eine Vergütung immer gesondert vereinbart werden muss. Hat der Handwerker mit dem Anfragenden also die Vereinbarung getroffen, dass diese Dienstleistung als solche bezahlt wird, darf die Erstellung in Rechnung gestellt werden. Diese Vereinbarung kann übrigens auch mündlich erfolge.

Für Handwerker ist ein Obulus für die Erstellung nur zu verständlich: Für ein großes Projekt muss eine umfangreiche Kalkulation erstellt werden, schließlich sollen die Angaben nicht aus dem luftleeren Raum kommen. Es geht also ordentlich Zeit drauf, will man einen soliden Kostenvoranschlag erstellen.

Sind kostenpflichtige Kostenvoranschläge branchenüblich, entfällt die Pflicht zur ausdrücklichen Vereinbarung.

Dürfen die tatsächlichen Kosten vom Kostenvoranschlag abweichen?

 Beim unverbindlichen KVA dürfen die Kosten von der anfänglichen Schätzung abweichen, denn diese stellen eine unverbindliche Schätzung dar. Allerdings darf die Endsumme nicht unbeschränkt höher ausfallen. Die Rechtsprechung unterscheidet eine unwesentliche und eine wesentliche Überschreitung, ohne jedoch die genaue Grenze festzulegen. Die Rechtsprechung hat in der Vergangenheit eine Überschreitung zwischen zehn und 20 Prozent noch als unwesentlich deklariert. Wird es teurer, muss der Handwerker seinen Kunden informieren, damit dieser reagieren kann.

Bei einer wesentlichen Überschreitung des Kostenrahmens kann der Kunde nämlich außerordentlich kündigen, muss jedoch die bisher erbrachte Leistung zahlen. Theoretisch hat der Kunde auch Schadensersatzansprüche, um diese durchzusetze muss er in der Praxi aber nachweisen, dass das Unternehmen bei der Kalkulation einen Fehler gemacht hat. Außerdem muss er einen dadurch entstandenen Schaden nachweisen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Kostenvoranschlag und einem Angebot?

Sie werden oft synonym benutzt, aber KVA und Angebot sind zwei unterschiedliche Paar Schuhe. Ein Angebot ist immer ein Festpreis und - nimmt der Kunde es an - verbindlich. Ein Angebot ist zudem immer kostenlos, eine Gebühr darf der Handwerker nicht verlangen.

Auch muss der Inhalt bei einem Angebot nicht so detailliert dargestellt werden. Auf einen unverbindlichen Kostenvoranschlag kann übrigens auch ein verbindliches Angebot folgen.