Was müssen Handwerker bei der Angebotserstellung beachten?

Unterscheidung Angebot und Kostenvoranschlag 

Obwohl die beiden Begriffe oft gleichwertig zueinander benutzt werden, gibt es gewisse Unterschiede, die Betriebe beachten müssen.  

In einer Offerte gelten die angegebenen Kosten als Festpreis und dürfen somit nicht überschritten werden. Gleichzeitig gilt ebenfalls, dass der angegebene Festpreis nur die festgehaltenen und beauftragten Leistungen umfasst. Das bedeutet, dass Extrawünsche von Auftraggebern über ein neues Angebot abgerechnet werden. Daher ist es empfehlenswert, den Festpreis etwas höher anzusetzen, um auf diese Weise unerwartet gestiegene Kosten ausgleichen zu können.  

Damit der Kunde alle anfallenden Kosten abschätzen und Angebote vergleichen kann, wünscht er sich erst einmal einen Kostenvoranschlag. Mit diesem gibt der Handwerker eine fachmännische Einschätzung über die Materialkosten, den Zeitaufwand und die benötigten Arbeitsschritte ab. Falls nicht anders ausgewiesen, gilt diese Schätzung als unverbindlich. Um die Erwartungen des Auftraggebers erfüllen zu können, sollten nicht mehr als 20 % auf den Endpreis aufgeschlagen werden.  

Vorlagen erleichtern die Arbeit  

Angebote von Handwerksbetrieben sehen immer ähnlich aus: Angaben, wie zum Beispiel Dienstleistungen und Materialien, wiederholen sich in unterschiedlicher Gliederung. Ratsam ist es, mit einer Vorlage zu arbeiten, die ohne viel Aufwand und schnell zu einer Rechnung generiert werden kann.

Folgendes gilt grundsätzlich: 

• Firmennamen/Anschrift: Der Angebotskopf muss den Firmennamen und die Anschrift enthalten.
• Mengenangaben: Die Mengenangaben der nötigen Materialien mit ihren einzelnen Preisen und die verschiedenen Arbeitsschritte sollten nach einem kurzen Einleitungstext folgen.
• Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer darf selbstverständlich ebenfalls nicht fehlen.
• Personalisiert: Die Offerte kann am Ende des Schreibens personalisiert werden. Auf diese Weise können beide Seiten nochmals explizit auf die Anfrage eingehen.
• Zeitangaben/Bearbeitungszeitraum/Zeitaufwand/Bindungsfrist: Gewisse Zeitangaben sollten zudem auch nicht fehlen. Der Bearbeitungszeitraum und Zeitaufwand müssen somit im Schreiben vermerkt sein. Selbst die Bindungsfrist der Offerte muss eingetragen werden – hier ist ein Zeitraum zwischen einem und drei Monaten üblich.   

Das Angebot sollte nach Vergabe des Auftrags rasch beim Auftraggeber sein, damit dieser sich auf Plattformen nicht einen anderen Handwerker sucht.  

In einem Gebot werden nicht nur die Stundenanzahl und die Dienstleistung festgelegt, sondern auch der Preis der benötigten Materialien inklusive Erfüllungsort, Lieferzeit, Rabatt, Portokosten und Zahlungsbedingungen. Wenn man sich jedoch nicht sicher ist, welche Materialmenge wirklich nötig ist, dann kann die rechtliche Bindung der Offerte problematisch werden.

Dabei werden häufig Begriffe wie ohne Gewähr, freibleibend, unverbindlich, ohne Obligo oder Preis vorbehalten verwendet. Es ist ebenfalls möglich optionale Positionen in der Zusammenstellung wie hochwertige und teuere Baumaterialien anzubieten. Diese fließen in die Angebotssumme dann nicht mit ein und werden bei der Steuerberechnung ignoriert. Somit steht dem Iteressenten frei, ob er diese optionalen Positionen ausnutzen möchte oder nicht.  

Um ausbleibende Zahlungen und Missverständnisse im Anschluss zu vermeiden, sollte man nach der Auftragsvergabe also alles genau erfragen beziehungsweise den Auftrag vorher vor Ort besichtigen und Unklarheiten klären.  

Aufbau des Angebots

Neben den Kosten für das Material sollten auch die Fahrt- und Lohnkosten extra aufgeführt werden. Dabei werden die Kosten für An- und Abfahrt entweder in Entfernungspauschalen gestaffelt oder kilometergenau aufgeführt. Für kürzere Anfahrten bis etwa 10 km liegt die Fahrtkostenpauschale üblich zwischen zehn und zwanzig Euro. Es ist bei kleineren Arbeiten ebenfalls erlaubt, die Fahrtzeit als Arbeitszeit zu kalkulieren. Dies muss bei größeren Aufträgen im Schreiben jedoch extra ausgewiesen werden.  

Zudem sollte die Fahrtzeit weniger kosten als die Arbeitszeit. Sollten vom Handwerker mehrere Interessenten in einer Tour angefahren werden, dann muss er die Kosten unter den Interessenten aufteilen. Die Lohnkosten geben wiederum den veranschlagten Zeitaufwand an. Stundensätze für Gesellen-, Azubi- und Meisterstunden sollten dabei mit Angaben zum veranschlagten Zeitaufwand detailliert aufgeteilt werden, um Missverständnissen bei der der Vergeltung aus dem Wege zu gehen.  

Neben den abrechenbaren Stunden gehören auch Verwaltungsarbeiten (Buchhaltung, Rechnungswesen) zum täglichen Geschäft. Vor allem die Einzelkämpfer unter Handwerkern vergessen es oft, diese Stunden als Arbeitszeit zu berechnen. Um jeden Monat ein ausreichendes Einkommen zu erzielen, muss der Handwerker also auch die nicht abrechenbaren Stunden in die Kalkulation des eigenen Stundensatzes miteinbeziehen. Auf diese Weise kann sich der Handwerker zudem absichern, dass seine Offerten nicht eingeholt und als Arbeitsvorlage an Konkurrenten weitergegeben werden.  

Der rechtliche Rahmen muss geprüft werden  

Im Geschäftsalltag macht es definitiv einen Unterschied, ob Geschäfte mit anderen Unternehmen oder mit Privatpersonen gemacht werden. Bei Rechnungen und Geboten an private Personen muss der Handwerker anders kommunizieren, als wenn Aufträge von Firmen anstehen. Für Verträge mit Endverbrauchern gilt unter anderem grundsätzlich das Bürgerliche Gesetzbuch. Einige Handwerker berufen sich jedoch auf die Vertrags- und Vergabeordnung für Bauleistungen (VOB) - diese gilt dann als allgemeine Geschäftsbedingung.

Da die Vergabeordnung für Bauleistungen beim Endverbraucher nach einer Klage der Verbraucherzentralen (2008) allerdings nicht mehr zulässig ist, verlangt die Verordnung für Preisangaben bei Aufträgen für Privatkunden, dass alle Preise mit ihren Bestandteilen offen abgesprochen werden.  

Von der PAngV wird dabei den Verbraucherschutz in den Mittelpunkt gestellt. Somit sollen Zuverlässigkeit und Transparenz bei der Preisgestaltung durch Firmen gefördert werden, um der Kundschaft eine Ausgangsposition zum Preisvergleich zu ermöglichen. Die Umsatzsteuer hat ebenfalls keinen Einfluss auf den Endpreis für ein Gewerbe. Es ist also üblich, dass Nettopreise und draufzuschlagende Mehrwertsteuer in einem Offert mit dem Interessenten besprochen werden.  

Ausführliche Zusammenstellungen verhindern Konflikte   

Da ein Handwerker ständig mit Auftragsvergaben zu tun hat, ist der Anspruch an diese inhaltlich eine Zusammenfassung von der Besprechung mit der Kundschaft. Das bedeutet, dass die Kosten im Voraus kalkuliert und die angebotenen Arbeiten, Waren und Dienstleistungen genau beschrieben werden müssen. Eine richtig gute Offerte muss den Kunden überzeugen. Wenn der Handwerker im Anschluss von der Auftragsvergabe problemfrei zur Rechnung kommen möchte, sollte er sicherstellen, dass der Kunde keine offenen Fragen mehr hat – somit kann er Missverständnisse von Anfang an vermeiden.  

Nach der Unterzeichnung ist eine Veränderung an den Preisen nicht mehr möglich. Deswegen ist es essenziell auch während des Auftrags mit dem Interessenten zu kommunizieren, um bei Zeit- oder Materialmehraufwand ein neues Gebot erstellen zu können. Bei der anfallenden Rechnungsstellung müssen dann gewisse Pflichtangaben, wie eine detaillierte Beschreibung der Leistung, vollständig aufgelistet werden. Auf diese Weise kann der Handwerker auch die Vorzüge des Vorsteuerabzugs genießen.