Firmenkreditkarte: Voraussetzungen, Vorteile und Nachteile
Kunden zum Essen einladen, Karte zücken, bezahlen. Firmenwagen betanken und den Betrag - zack - vom Firmenkonto begleichen. Beides geht extrem einfach mit einer Firmenkreditkarte - keine aufwändigen Ausgleichsbuchungen mehr, keine Anträge in dreifacher Form für eine Rückerstattung. Doch wer kommt unter welchen Voraussetzungen an solch ein gutes Stück?
Was ist eine Firmenkreditkarte?
Im Unterschied zur privaten Kreditkarte werden bei der Firmenkreditkarte alle Ausgaben über ein Geschäftskonto ausgeglichen. Zudem besteht eine Firmenhaftung. Das heißt, sie muss auf ein Unternehmen ausgestellt sein. Das besagt eine EU-weite Regelung aus dem Jahr 2015. Firmenkreditkarten mit Privathaftung und Abrechnung über das private Konto sind seitdem nicht mehr möglich - zumindest nicht als Firmenkreditkarte.
Ansonsten ist die Funktionsweise die gleiche wie bei einer privaten Kreditkarte: In der Regel werden die Ausgaben "gesammelt" und einmal im Monat im Block abgebucht. Diesen Kredit lässt sich das Kreditunternehmen mit einer monatlichen Gebühr bezahlen. Mit einer Firmenkreditkarte werden betriebliche Ausgaben streng von privaten Ausgaben getrennt - und zwar bereits bei ihrer Entstehung und nicht erst im Nachhinein.
Wer kann eine Firmenkreditkarte bekommen?
Eine Firmenkreditkarte können sowohl Geschäftsführer als auch Mitarbeiter sowie Selbständige bzw. Einzelunternehmer erhalten. Darüber hinaus ist die Unternehmensgröße irrelevant.
Vorteile einer Firmenkreditkarte
Saubere Ausgabentrennung: Betriebliche Ausgaben laufen automatisch auf dem Geschäftskonto auf. Ist die Firmenkreditkarte an eine Abrechnungssoftware angebunden, wird jede Ausgabe in Echtzeit verarbeitet und ist tagesaktuell und transparent einsehbar. Auch eine DATEV-Schnittstelle erleichtert die Verarbeitung.
Weniger Aufwand: Durch die automatische Abbuchung entfällt der personelle und zeitliche Aufwand, betriebliche Aufwendungen im Nachhinein per Einzelbeleg abzurechnen und auseinander zu dividieren. Auch die Vorschussmethode ist dadurch hinfällig. Ist die Firmenkreditkarte auf eine einzelne Person ausgestellt, lassen sich Ausgaben lückenlos zurückverfolgen.
Zeitvorteil: Mitarbeiter oder Chefs mit einer Firmenkreditkarte müssen nicht erst auf die Freigabe durch die Buchhaltung oder den Einkauf warten, wenn es schnell gehen muss. Kostenkontrolle: Eine Firmenkreditkarte lässt sich mit einem individuellen Budget versehen.
Mehr Liquidität für das Unternehmen: Die meisten Kreditkartenunternehmen gewähren einen Kredit über einen Zeitraum von 30 Tagen, einige sogar über bis zu 180 Tage. Das bringt dem Unternehmen eine kurzfristige Erhöhung seiner Liquidität.
Steuervorteil für freiwillige Sonderzahlung per Firmenkreditkarte
Generell dürfen über die Firmenkreditkarte nur betrieblich veranlasste Aufwendungen laufen, private Ausgaben sind verboten. Aber keine Regel ohne Ausnahme: Eine Firmenkreditkarte kann für Betriebsinhaber für eine flexible Gehaltsgestaltung genutzt werden. Da betrieblich veranlasste Zuwendungen bis zu 10.000 Euro pro Person und Kalenderjahr lediglich mit einem Pauschalsteuersatz von 30 Prozent (plus Soli und pauschaler Kirchensteuer) belegt werden, kann eine solche - über die Firmenkreditkarte laufende Zuwendung - steuerlich vorteilhafter sein als eine anderweitige freiwillige Sonderzahlung, die direkt aufs Konto gezahlt wird.
Besonders für Geschäftsführer, deren Grenzsteuersatz sich über 30 Prozent bewegt, ist dieses Modell interessant. Die Voraussetzungen sind:
- Die maximal 10.000 Euro werden zusätzlich zum Lohn gezahlt.
- Es dürfen nur Waren oder Dienstleistungen gekauft werden, eine Barauszahlung ist nicht möglich.
- Die Kreditkarte darf keine Überziehungen oder Geldüberweisungen und keine Fremdwährungen zulassen.
Tipp: Da es bei diesem Modell stark auf den Grenzsteuersatz ankommt, also den Steuersatz auf den letzten verdienten Euro, ist ein Gespräch mit dem Steuerberater sinnvoll. Theoretisch können auch Mitarbeiter von dieser freiwilligen Sonderzahlung profitieren, da der Unternehmenssteuerberater aber keinen Einblick in die steuerlichen Gegebenheiten hat, sollte ein solches "Goodie" zuvor besprochen werden, denn bei einem Grenzsteuersatz unter 30 Prozent kann sogar ein steuerlicher Nachteil entstehen.
Nachteile einer Firmenkreditkarte
Wie bei jeder Kreditkarte auch, besteht die Möglichkeit, dass die Karte verloren geht und missbraucht wird. Auch Firmenkreditkarten sind nicht gefeit vor dem Diebstahl der PIN oder der Kartendaten (Skimming), etwa wenn sie in einem Restaurant eingesetzt wird oder ein Geldautomat entsprechend präpariert wurde. Letzteres dürfte eher selten vorkommen, da Barabhebungen bei Firmenkreditkarten in der Regel nicht möglich sind.
Ganz ohne Bürokratie geht es nicht: Unbedingt muss jemand den Hut aufhaben, wenn es darum geht, Kartenverträge zu kündigen, wenn Mitarbeiter, die eine Firmenkreditkarte haben, das Unternehmen verlassen.
Wie viel kostet eine Firmenkreditkarte?
Je nach Anbieter variieren die monatlichen Kosten stark - sie können von unter zehn Euro bis zu mehreren 100 Euro reichen. Es gilt jedoch eine Regel: Je mehr Eigenschaften der Anbieter inkludiert, desto teurer wird es. Das können zum Beispiel Bonussysteme, Versicherungen oder die Möglichkeit zur Bargeldabhebung sein.
Was passiert bei einem negativen Schufa-Eintrag des Mitarbeiters?
Bei einer Firmenkreditkarte ist der Betrieb Schuldner gegenüber dem Kreditunternehmen, es übernimmt die komplette Haftung. Daher können auch Mitarbeiter mit einem negativen Schufa-Eintrag eine Firmenkreditkarte bekommen.
