So bereiten Sie sich auf eine Prüfung durch den Zoll vor

Als am Dienstag, den 3. August 2021, die Zollbeamten an die Tür des FC Augsburg klopften, wurden die Verantwortlichen des Fußballvereins von dem Besuch der Beamten sauber überrumpelt. Ein gewollter Effekt, schließlich ermittelt die Staatsanwaltschaft gegen den Bundesligisten wegen des Verdachts auf Lohnsplitting und Unterschreitung des Mindestlohns. 61 Kräfte der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) durchsuchten die Hauptgeschäftsstelle sowie zwei weitere Objekte.

So ähnlich laufen Besuche vom Zoll auch auf Baustellen ab. Unangemeldet stehen die Beamten vor der Tür. Sie haben dabei eins im Visier: Schwarzarbeiter.

Was will der Zoll wissen?

Es muss längst nicht immer ein Anfangsverdacht oder eine Ermittlung der Staatsanwaltschaft vorliegen. Oft erscheinen die Männer in Schwarz „verdachtsunabhängig“, wie es im Beamtendeutsch heißt. Das bedeutet aber auch unterschiedliche Rollen: Im ersten Fall fungiert der Zoll als Ermittlungsbehörde, im zweiten Fall als Prüfbehörde.

Wenn Zollbeamte eine Baustelle untersuchen, sind sie nicht wahllos unterwegs. Ihnen geht es bei der Aufdeckung von Schwarzarbeit um den Beschäftigungsstatus sowie die gesetzeskonforme Entlohnung der auf der Baustelle Beschäftigten. Das heißt, der Zoll prüft, ob der Arbeitgeber seine sozialversicherungsrechtlichen Melde-, Beitrags- und Aufzeichnungspflichten erfüllt hat. 

Auch Unternehmen, die Waren aus einem Nicht-EU-Land einführen oder in ein solches exportieren, können vom Zoll kontrolliert werden. Dann prüft die Behörde, ob die Waren ordnungsgemäß verzollt wurden und ob die Vorgänge richtig verbucht wurden.

Bei exportierenden Unternehmen finden sogenannte Außenwirtschaftsprüfungen statt. Hier wird nachgeprüft, ob der Betrieb alle Vorschriften rund um die Exportkontrolle einhält und nicht gegen Vorschriften des Außenwirtschaftsrechts verstößt.

Wie läuft eine Prüfung des Zolls ab?

Die Durchführung der Prüfung hat der Prüfungsdienst des zuständigen Hauptzollamts in der Hand. Davon gibt es 42 in Deutschland. Die Prüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit statt.

Eine Prüfung dauert unterschiedlich lange. Einige sind in wenigen Stunden abgehandelt, andere dauern bis zu einem Monat – besonders bei großen Unternehmen. Betriebe, die regelmäßig importieren, müssen etwa alle drei Jahre mit einer Prüfung rechnen.

Vor Beginn müssen sich Prüfer oder Prüferin ausweisen. Zudem müssen sie den Beginn der Prüfung aktenkundig machen. Denn der Zeitpunkt hat rechtliche Auswirkungen, beispielsweise bei einer möglichen Hemmung der Verjährung.

Grundsätzlich gilt für eine Prüfung,

• dass der Prüfer oder die Prüferin zugunsten wie zuungunsten der Steuerpflichtigen prüft,
• Beteiligte während der Prüfung über festgestellte Sachverhalte und deren mögliche steuerliche Auswirkungen unterrichtet werden, wenn dadurch Zweck und Ablauf der Prüfung nicht beeinträchtigt werden,
• die Prüfung sich auf das Wesentliche und ihre Dauer sich auf das notwendige Maß beschränkt.

Diese Unterlagen sollten Unternehmen bei einer Zollkontrolle parat haben

Zunächst sollten Sie den Beamten einen Raum zur Verfügung stellen, sodass sie die Papiere ungestört sichten können. Auch Parkplätze helfen dabei, das Aufsehen und die damit verbundene Aufregung so gering wie möglich zu halten.

Für die Kontrolle gegen Schwarzarbeit, wie sie auf den meisten Baustellen der Fall ist, benötigen Sie:

• Lohnunterlagen / Lohnlisten
• Meldeunterlagen
• Arbeitsverträge
• Aufzeichnungen der Arbeitszeiten und Urlaubszeiten
• Personalien der Mitarbeiter (diese sollten ihre Personalausweise parat haben)

Bereiten Sie sich auch auf Fragen vor. Beispielsweise dürfen die Kontrolleure auch die Personalien von Lieferanten und Kunden feststellen, wenn diese vor Ort erscheinen. Zudem dürfen sie auch Fragen stellen, die direkt oder indirekt Aufschluss über die Zahlung des Mindestlohns geben können.

Im Vorfeld sollten daher immer schon die Personen feststehen, die im Fall einer Zollkontrolle Auskunft geben können und die wissen, wo die notwendigen Unterlagen zu finden sind. Auch ein Stellvertreter für Krankheits- und Urlaubszeiten ist sinnvoll.

Einen ausführlichen Handlungsleitfaden für Zollkontrollen hat der Handelsverband Bayern herausgegeben. (Anm. d. Red.: Link nicht mehr gültig)