Inventur: So klappt der Jahresabschluss

Das Jahresende nähert sich wieder mit großen Schritten und der Jahreswechsel bedeutet für viele Unternehmen auch das Ende des Geschäftsjahres. Und da ist es ein wenig wie bei Dinner for One: The same procedure as every year! 

Denn wenn Unternehmen eine Bilanz führen müssen, ist für sie mindestens einmal im Geschäftsjahr eine Inventur Pflicht. „Die Inventur gehört zu einer ordnungsgemäßen Buchführung gesetzlich dazu und muss jedes Jahr angegangen werden. Wenn das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr endet, aber auch, wenn die Unternehmen ein versetztes Geschäftsjahr haben“, erklärt Mario Schnurr, Steuerberater am Stammsitz Achern der bundesweit vertretenen Kanzlei Schultze & Braun. „Die Jahresinventur hat eine große Bedeutung für die Geschäftszahlen des Unternehmens, denn auf ihr fußt der Jahresabschluss.“

Basis für die Steuerbemessungsgrundlage 

Zudem wird aus der Inventur die Steuerbemessungsgrundlage abgeleitet. „Daher sollten Unternehmen die Inventur nicht als lästiges Übel wahrnehmen, das man einmal im Jahr eben angehen muss, sondern die Jahresinventur im Optimalfall im gesamten Verlauf des Geschäftsjahres im Fokus haben und die notwendigen Daten dafür kontinuierlich sammeln“, sagt Schnurr. „Das entzerrt und reduziert den Aufwand und erhöht die Qualität und Aussagekraft der Jahresinventur.“ 

Fakt ist: Eine fehlerhafte Inventur kann ernste Konsequenzen haben. Denn bei einer falschen oder fehlenden Inventur kann das Finanzamt den Gewinn des Unternehmens schätzen, was zu steuerlichen beziehungsweise finanziellen Nachteilen führt. Aus diesem Grund sind die Daten so entscheidend. Daher müssen die für die Jahresinventur zuständigen Mitarbeitenden n der Lage sein, die Mengen und angesetzten Werte des Warenbestands genau zu überprüfen.

Korrekte Erfassung der Vermögensgegenstände 

Was bedeutet das konkret? Jede Information zu jedem Posten muss im Inventar erfasst sein. Dazu zählen: 

• die Menge (Maß, Zahl, Gewicht), 
• eine verständliche Bezeichnung der sogenannten Vermögensgegenstände (Art, Größe, Artikelnummer), 
• der Wert der Maßeinheit

„Für einen korrekten Jahresabschluss muss das Unternehmen alle vorhandenen Vermögensgegenstände – also die materiellen, wie zum Beispiel Waren und Produkte, aber auch die immateriellen Güter sowie die Forderungen und Verbindlichkeiten – korrekt erfassen“, erläutert Schnurr. „Das gilt vor allem für das Vorratsvermögen – also folgende Bilanzpositionen: Roh-, Hilfsund Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse, Waren. Diese müssen in der Regel im Rahmen der Jahresinventur im Unternehmen vor Ort aufgenommen werden. Dies kann bei großen Unternehmen schnell aufwändig werden.“

Drei erfolgsversprechende Ansätze für die Inventur

Für die Durchführung der Inventur gibt es drei verschiedene erfolgsversprechende Ansätze: 

• Grundsätzlich sollte die Inventur am Bilanzstichtag selbst oder in den zehn Tagen davor oder danach stattfinden – man spricht dann von einer zeitnahen Inventur. Hierbei ist zu beachten, dass Veränderungen im Bestand zwischen dem Tag der Bestandsaufnahme und dem Stichtag unbedingt zu berücksichtigen sind. 
• Wird eine Bestandsaufnahme vor Ort fällig, darf diese schon in den drei Monaten vor dem Bilanzstichtag und auch in den zwei Monaten danach stattfinden. Für die Buchhaltung ist dies jedoch anspruchsvoller, denn bei dieser zeitverschobenen Inventur müssen die Bewertungen zum Stichtag stimmen, wobei unter Umständen Verfahren zur Fortschreibung oder Rückrechnung Anwendung finden können. 
• Bei der permanenten Inventur kann das Unternehmen den Bestand zum Bilanzstichtag direkt aus den Lagerbüchern ermitteln – mithilfe der digitalen Lagerverwaltung. Trotz der digitalen Verwaltung müssen die Mitarbeitenden aus der Buchhaltung hier mindestens einmal im Jahr mittels einer Inventur vor Ort die Bestände prüfen. Die Finanzbehörden haben zudem die Option, diese Art der Inventur abzulehnen, wenn Teile des Inventars einen sehr hohen Wert haben, Gegenstände verschwinden oder hohe Mengendifferenzen zwischen digitaler Inventur und manueller Prüfung auftauchen

Welchen Ansatz ein Unternehmen für seine Inventur wählt, sollte immer individuell geprüft werden. Wichtig ist es aber auf jeden Fall, während der Inventur wirklich alle Vermögensgegenstände zu erfassen und diese im Bestandsverzeichnis zu hinterlegen. So zählt auch Benzin oder Diesel in den Tanks der Fahrzeuge sowie Verpackungsmaterial zum Vermögen eines Unternehmens – besonders dann, wenn von diesen Werten eine hohe Anzahl im Besitz ist oder die Werte an den Stichtagen Schwankungen unterliegen.

Inventur ist aufwändig, aber lohnend 

Prüfende müssen in den Unterlagen nachvollziehen können, wie die Roh- Hilfs- und Betriebsstoffe, die unfertigen und fertigen Erzeugnisse bewertet wurden und wie diese Bewertung zustande gekommen ist. Relevante Fragen sind etwa: 

• Sind die Anschaffungskosten plausibel und nachvollziehbar? 
• Sind die Herstellungskosten vollständig und korrekt? 

Wichtig ist, dass bei einer Inventur bei unfertigen Erzeugnissen das Unternehmen auch den Grad der Fertigstellung erfassen muss. Waren, die zum Zeitpunkt der Inventur auf dem Weg zum Kunden sind, zählen genauso zum Vermögen des Unternehmens wie eigene Waren, die in fremden Lagerräumen – etwa beim Spediteur – lagern. 

Auch wertlose Waren, bewegliches Anlagevermögen sowie Forderungen und Verbindlichkeiten sind für die Inventur relevant. Konkret ist es unabdingbar, die Ware eindeutig nach Qualität, Größe und Maß zu bezeichnen. Lässt sich die Bezeichnung oder Artikelnummer nicht eindeutig angeben, braucht es unter Umständen auch Hinweise auf Einkaufsrechnungen, Lieferungen oder Kalkulationsunterlagen. 

„Die Inventur ist ein aufwändiger Prozess, der gut geplant und vollständig sowie korrekt durchgeführt werden muss“, fasst Schnurr zusammen. „Haben Unternehmen die aufgeführten Punkte im Blick, gelingt die Inventur jedoch meist reibungslos – und das lohnt sich gleich mehrfach: Die Buchführung ist ordnungsgemäß, der Jahresabschluss ebenfalls und es drohen keine negativen Konsequenzen.“