Die wichtigsten Tipps für die Inventur im Handwerksbetrieb

Für Handwerksbetriebe besonders wichtig, die Anforderungen an die Inventur genau zu kennen, um Fehler in der Ausführung zu vermeiden.

Was bedeutet die Inventur?

Die Inventur gibt Auskunft über den Ist-Bestand eines Betriebs, indem sie offenlegt, welche Vermögenswerte vorliegen und wie hoch die Schulden sind. Dabei erfasst die Inventur alle Gegenstände, die einen Vermögenswert haben und zugleich sämtliche Schulden. Im Rahmen der Inventur erstellt das Unternehmen Listen, in die es alle betroffenen Gegenstände zusammen mit ihrem Wert und weiteren Angaben sowie alle Schulden einträgt.

Welche Aufgaben hat die Inventur?

Die Pflicht zur Inventur beruht auf drei zentralen Aufgaben:

• Die Inventur bildet die Basis für die Bilanz
• Die Feststellung des realen Bestands, beziehungsweise des Ist-Bestands deckt Verluste auf, die zum Beispiel durch Diebstahl oder schlechte Lagerung entstanden sind
• Durch die Ergebnisse der Inventur können Betriebe Korrekturen in der regelmäßigen Lagerbuchführung vornehmen.

Welche Betriebe haben eine Inventurpflicht?

Grundsätzlich hat jeder bilanzpflichtige Betrieb, Kaufmann und Einzelunternehmer auch eine Inventurpflicht. Eine Pflicht zur Bilanz trifft alle Betriebe, die einen Eintrag im Handelsregister haben. Das gilt auch für Unternehmer mit freiwilligem Handelsregistereintrag.

Wer muss keine Inventur durchführen?

Unternehmen, die keine Bilanzpflicht haben, sind auch von der Inventurpflicht befreit. Dazu gehören Einzelkaufleute, deren Umsätze in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren unter 600.000 Euro und deren Gewinn unter 60.000 Euro lag. Zudem müssen Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag sowie Freiberufler und Land- und Forstwirte, die ihre Gewinne mit einer einfachen Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, keine Bilanz erstellen und somit auch keine Inventur durchführen.

Welche Arten der Inventur gibt es?

Es gibt vier verschiedene Arten der Inventur, die sich nach dem Zeitpunkt ihrer Durchführung richten:

1. Stichtagsinventur

Unternehmen, die ihre Inventur an einem bestimmten Datum durchführen, legen in der Regel die Stichtagsinventur mit dem Bilanzstichtag zusammen. Der Bilanzstichtag ist stets der letzte Tag im laufenden Wirtschaftsjahr und fällt in der Regel auf den 31. Dezember. Da für ihre Durchführung nicht viel Zeit zur Verfügung steht, geht die Stichtagsinventur mit einem erheblichen organisatorischen Aufwand und einer hohen Fehleranfälligkeit einher.

2. Zeitnahe Inventur

Die zeitnahe Inventur hat innerhalb einer Frist von insgesamt 20 Tagen zu erfolgen. Sie beginnt 10 Tage vor dem Bilanzstichtag und endet zehn Tage nach dem Jahreswechsel. Der lange Zeitraum der zeitnahen Inventur ermöglicht eine gute Planbarkeit und verringert das Fehlerrisiko.

3. Zeitverschobene Inventur

Die zeitverschobene Inventur ermöglicht Betrieben eine Frist von drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag. Kann die Inventur aus nachvollziehbaren Gründen nicht innerhalb der üblichen Fristen durchgeführt werden, weil beispielsweise zu große Bestandsmengen im Lager liegen, besteht die Möglichkeit, die zeitverschobene Inventur zu wählen. Betriebe, die eine zeitverschobene Inventur durchführen, müssen in der Lage sein, am Bilanzstichtag das Vermögen und die Schulden zuverlässig zu ermitteln, indem sie das Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren einsetzen.

4. Permanente Inventur

Die permanente Inventur zeichnet alle Gegenstände zum Zeitpunkt ihres Zu- und Abgangs in einen sorgfältig geführten Lagerbuch auf. Dabei erfolgt ein regelmäßiger Abgleich von Ist-Bestand und Soll-Bestand. Betriebe, die eine permanente Inventur durchführen, können selbst bestimmen, wann sie wie viele Gegenstände erfassen und aufzeichnen. Die permanente Inventur bietet somit die besten Planungsmöglichkeiten.

Grundsätzlich steht es jedem Betrieb frei, welche Art der Inventur er anwendet. Ausgenommen davon sind Betriebe, deren Lagerbestand von Schwund betroffen ist. Sie müssen zwingend eine zeitnahe Inventur durchführen.

Wie ist der Ablauf einer Inventur?

Die bekannteste Form der Inventur ist die sogenannte körperliche Inventur. In diesem Inventurverfahren listet der Betrieb alle materiellen Gegenstände, die zum Betriebsvermögen gehören, einzeln oder in Gruppen auf. Für die Erfassung stehen vier Möglichkeiten zur Verfügung, die sich nach der Art der Gegenstände richten:

• Zählen: Alle Gegenstände werden einzeln per Hand gezählt und in Listen eingetragen. Anzuwenden ist das Zählen für Waren, die der Betrieb in Stückzahlen und zu einem bestimmten Wert pro Einheit verkauft.
• Messen: Meterwaren müssen durch Messen erfasst werden.
• Wiegen:  Gegenstände, deren Wert sich nach ihrem Gewicht richtet, sind zu wiegen.
• Schätzen: Ist der Wert von Gegenständen nicht genau zu ermitteln, können Betriebe auch andere Methoden zur Bestimmung der Größen anwenden. So können sie zum Beispiel Schüttgut schätzen.

Welche weiteren Verfahren gibt es?

Eine Inventur muss nicht nur Gegenstände, sondern sämtliche Vermögenswerte eines Betriebes erfassen. Daher gehören zu einer vollständigen Inventur auch Buchinventur und Anlageinventur.

Buchinventur

Die Buchinventur erfasst immaterielle Werte, Umlaufvermögen und Schulden in Form von Bankguthaben, Forderungen sowie Verbindlichkeiten anhand von beispielsweise Kontoauszügen, Kassenbüchern oder anderen Belegen.

Anlageinventur

Die Anlageinventur nimmt das bewegliche Anlagenvermögen mit beispielsweise Fahrzeugen, Maschinen oder Geschäftsausstattung auf, indem sie auf das Anlagenverzeichnis zurückgreift. 

Wie sieht eine Inventurliste aus?

Die Inventurliste sollte sinnvoll in Spalten aufgeteilt werden, um sämtliche Merkmale aufzunehmen. Diese richten sich nach der Art der Gegenstände.

Tipps für die Durchführung der Inventur

Der Gesetzgeber erwartet eine sorgfältige Durchführung der Inventur, deren Ergebnisse mit der Bilanz übereinstimmen müssen. Fehler in der Inventur können dazu führen, dass das Finanzamt die Buchführung nicht anerkennt und Schätzungen vornimmt. Daher lohnt es sich, die Inventur gut zu planen und zuverlässiges Personal damit zu betrauen. Darüber hinaus können Betriebe weitere Vorkehrungen für ihre Inventur treffen.

Zeitpunkt richtig bestimmen

Während einer Phase mit geringer Auftragslage oder wenig Warenbestand ist der beste Zeitpunkt für eine Inventur. Darüber hinaus sollten Betriebe für ihre Inventur einen realistischen Zeitraum bestimmen.

Personal einteilen

Die Inventur sollte durch zuverlässiges Personal durchgeführt werden, das in Zweiergruppen arbeitet. Dabei werden die Aufgabenbereiche den ausführenden Teams im Vorfeld eindeutig zugewiesen.

Inventur vorbereiten

Vor der Inventur sollten Lager und Arbeitsplätze aufgeräumt und gleiche oder ähnliche Gegenstände zu Gruppen sortiert werden. Auch die notwendigen Arbeitsmaterialien, wie Listen, Schreibmaterial, Taschenrechner oder Kennzeichnungsetiketten sollten rechtzeitig vorhanden sein.

Regeln aufstellen

Klare Regeln für die Durchführung, die den Mitarbeitern vor der Inventur ausgehändigt werden, sorgen für eine gute Organisation. Dazu gehört zum Beispiel die Abfolge der Ermittlung oder die Kennzeichnung erfasster Gegenstände.

Steuerberater einladen

Betriebe können ihren Steuerberater zur Kontrolle der Inventur einladen, der seinen Besuch als Beleg für die korrekte Durchführung entsprechend quittiert.

Inventurlisten ordentlich führen

Die Listen der Inventur sind korrekt auszufüllen und mit fortlaufenden Nummern zu kennzeichnen. Zudem müssen sie quittiert werden.

Inventurdifferenzen buchen

Der Ist-Bestand nach der Inventur gilt als abschließende Kennzahl. Da Schwund oder Diebstahl zu Differenzen führen können, muss die Buchhaltung die Fehlmengen auf den entsprechenden Konten umbuchen, um die Inventur korrekt abzuschließen.

Der Autor Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, einer webbasierten Buchhaltungssoftware für Selbstständige, Startups und KMU.