Geringwertige Wirtschaftsgüter richtig abschreiben
Was müssen Unternehmer bei der Abschreibung von sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgütern beachten? Welche Möglichkeiten gibt es und welche Rolle spielt der Investitionsabzugsbetrag?
Jede Investition eines Unternehmens kostet Geld, doch für das Finanzamt ist Ausgabe nicht gleich Ausgabe. Bei einigen Investitionen geht der Gesetzgeber nämlich davon aus, das sie sich schneller abnutzen als andere. Und weil es dafür ein allgemeingültiges Kriterium braucht, wird das am Preis festgemacht. Solche Investitionen heißen im Fachjargon geringwertige Wirtschaftsgüter, kurz GWG. Für sie ist eine besondere Art der Abschreibung für Abnutzung (AfA) möglich.
Was ist ein geringwertiges Wirtschaftsgut?
Damit eine Anschaffung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) bezeichnet werden kann, muss sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
Anschaffungswert: Der Nettowert eines GWG darf zwischen 250 und 800 Euro liegen (Stand 2024). Ursprünglich war im Wachstumschancengesetz geplant, die Grenze für die GWG-Sofortabschreibung auf 1.000 Euro netto zu erhöhen. Dieses Vorhaben wurde jedoch nicht umgesetzt. Die Grenze von 800 Euro netto bleibt somit bestehen.
Eigenschaften: Das Wirtschaftsgut muss beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar sein.
Klassifizierung: Es muss zum Anlagevermögen zählen.
Nutzungsdauer: Das angeschaffte Produkt muss mindestens ein Jahr lang genutzt werden.
Typische Beispiele für geringwertige Wirtschaftsgüter sind Büroausstattungen wie Telefone, Smartphones, Laptops, Tablets, Bürostühle, Schreibtischlampen oder auch Werkzeuge.
Digital-AfA: Erweiterte Regelung für geringwertige Wirtschaftsgüter
Seit 2021 gilt eine verkürzte Nutzungsdauer für Computer und Peripheriegeräte. Dazu zählen beispielsweise Laptops, Desktop-PCs, Scanner, Drucker, Digitalkamera, Mikrofon, Beamer und Headset – alles, was im Büro und Homeoffice zum Einsatz kommt. Auch für Software gilt steuerlich inzwischen eine Nutzungsdauer von einem Jahr.
Das bedeutet: Anschaffungskosten können in voller Höhe steuermindernd geltend gemacht werden, auch wenn sie über der 800-Euro-Grenze liegen und es sich somit nicht um „echte“ geringwertige Wirtschaftsgüter handelt.
Welche Abschreibungsmöglichkeiten gibt es für geringwertige Wirtschaftsgüter?
In der Regel müssen Unternehmen ihre Investitionen über eine gesetzlich festgelegte Nutzungszeit abschreiben. Deshalb gibt es die AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums. Sie enthalten für verschiedene Anlagegüter die durchschnittliche Nutzungsdauer.
Für geringwertige Güter gilt eine besondere Regel: Unternehmen können GWG bis 800 Euro netto (952 Euro brutto bei 19 Prozent Umsatzsteuer) sofort und in voller Höhe als Betriebsausgabe ansetzen oder sie alternativ über ihre reguläre Nutzungsdauer abschreiben. Die drei Abschreibungsmöglichkeiten für GWG im Überblick:
1. Sofortabschreibung: Das GWG kann im Jahr seiner Anschaffung zu 100 Prozent abgeschrieben werden. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen gilt der Nettopreis (maximal 800 Euro), für Betriebe, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, gilt der Bruttopreis (maximal 952 Euro). Für GWG unter 250 Euro ist die Sofortabschreibung sogar Pflicht.
2. Abschreibung als Sammelposten: Bei der Bildung von Sammelposten werden alle im Wirtschaftsjahr angeschafften geringwertigen Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250 und maximal 1.000 Euro in einen Sammelposten eingestellt und die Summe über fünf Jahre, jeweils zu einem Fünftel (20 Prozent) abgeschrieben. Weder die betriebsübliche Nutzungsdauer noch ein zwischenzeitlicher Verkauf oder eine Wertminderung eines der Wirtschaftsgüter spielt dabei eine Rolle. Diese Methode ist vorteilhaft, wenn es in einem Jahr besonders viele GWG-Ausgaben gibt, das Unternehmen diese außergewöhnlich hohen Kosten aber gleichmäßiger über die kommenden Jahre verteilen will. Eine unterjährige Mischung von Poolabschreibung und Sofortabschreibung ist jedoch nicht möglich – es gilt: entweder, oder.
3. Abschreibung über die gewöhnliche Nutzungsdauer: Wer will, kann sein geringwertiges Wirtschaftsgut auch über die gewöhnliche Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums abschreiben.
Beispiel: Einen Schreibtisch für 800 Euro (netto) kann das Unternehmen entweder sofort abschreiben. Das mindert den Gewinn im Jahr der Ausgabe. Alternativ werden die Kosten in einen Sammelposten überführt und über fünf Jahre abgeschrieben, also mit anteilig 160 Euro pro Jahr. Als Büromöbel hat ein Schreibtisch laut AfA-Tabelle eine übliche Nutzungsdauer von 13 Jahren. Daher darf das Unternehmen die Kosten auch über diese Zeit verteilen, also 61,54 Euro pro Jahr.
Aufzeichnungspflicht für GWG
Auch wenn geringwertige Wirtschaftsgüter wegen ihrer kurzen (angenommenen) Nutzungsdauer wie Verbrauchsgüter angesehen werden könnten: Sie sind es nicht. Da sie zum Anlagevermögen zählen, müssen GWG in ein laufend geführtes Verzeichnis aufgenommen werden. In diesem müssen folgende Daten vermerkt werden: Tag der Anschaffung bzw. Herstellung, Kosten der Anschaffung bzw. Herstellung sowie die genaue Bezeichnung des Wirtschaftsgutes. Das betrifft allerdings nur geringwertige Wirtschaftsgüter, die mehr als 250 Euro kosten. Sie können auch ins regulären Anlagenverzeichnis aufgenommen werden in der Kategorie „geringwertige Wirtschaftsgüter“.
Wirtschaftsgüter unter 250 Euro unterliegen dagegen nicht der Aufzeichnungspflicht und können direkt als Ausgabe erfasst werden.
Gebrauchte GWG und Privateinlagen
Manchmal werden Wirtschaftsgüter auch gebraucht gekauft oder gebraucht aus dem Privatvermögen ins Unternehmen eingebracht. In diesem Fall zählt der Wert zum Zeitpunkt der Einlage und nicht der originale Anschaffungswert.
Investitionsabzugsbetrag mindert Anschaffungskosten
Seit 2020 können Unternehmen die Kosten für künftige Anschaffungen mindern – mit dem sogenannten Investitionsabzugsbetrag (IAB). Das gilt jedoch nur für Betriebe mit einem Gewinn bis 200.000 Euro – vor Bildung des Investitionsabzugsbetrages. Der IAB darf maximal 50 Prozent der geplanten Aschaffung ausmachen.
Das funktioniert folgendermaßen: Ein Unternehmer plant den Kauf eines teuren Smartphones für 1.600 Euro. Dafür hat er einen IAB in Höhe von 800 Euro gebildet (50 Prozent). Im Jahr des Kaufs zieht der Unternehmer den IAB vom Kaufpreis ab. Die verbleibenden 800 Euro kann er dann wiederum sofort abschreiben, da die Grenze von 800 Euro gilt.
Insgesamt darf der IAB nicht höher sein als 200.000 Euro, außerdem muss er für ein abnutzbares, bewegliches Anlagegut gebildet werden, das überwiegend im Betrieb genutzt oder vermietet wird. Dabei ist es unerheblich, ob es neu oder gebraucht ist.
