Entlastung für Chefs: Arbeiten richtig delegieren

Aufgrund der aktuell exzellenten Auftragslage in den Bau- und Ausbauhandwerken leiden viele Firmenchefs und Vorgesetzte an Arbeitsüberlastung sowie an starkem Zeit- und Verantwortungsdruck. Trotzdem nutzen viele noch zu selten die Möglichkeit, bestimmte Aufgaben an geeignete Mitarbeiter zu übertragen. Doch warum fällt es insbesondere Chefs in kleinen Handwerksbetrieben so schwer, einen Teil ihrer Arbeiten abzugeben? Typische Aussagen sind:

• „Bevor ich das jetzt umständlich erkläre, habe ich es schnell selbst gemacht.“
• „Der Mitarbeiter erledigt die Aufgabe sowieso nicht so, wie ich das gerne hätte.“
• „Wenn die Mitarbeiter Fehler machen, muss ich mich hinterher mit den Problemen herumschlagen.“
• „Gebe ich zu viel Verantwortung aus der Hand, habe ich keine Kontrolle mehr.“

Was bringt es, zu delegieren?

Wer delegiert, muss immer die drei Faktoren Fähigkeit, Zeit und Motivation berücksichtigen. Wenn die Voraussetzungen stimmen, bringt das Delegieren - neben der Arbeitsentlastung - noch weitere Vorteile. Dazu gehören vor allem:

• Der Vertrauensvorschuss und das Zutrauen in die fachlichen Fähigkeiten fördern die Eigenverantwortlichkeit und damit das Selbstwertgefühl der Mitarbeiter.
• Die Mitarbeiter erleben, dass eigene Entscheidungen Konsequenzen haben, die man gegenüber anderen vertreten muss. Dies führt zu reiferen, verantwortungsbewussteren Persönlichkeiten.
• Aus der stärkeren Identifikation der Mitarbeiter mit ihren Aufgaben bzw. Arbeiten resultieren zudem eine partnerschaftlichere Zusammenarbeit und eine stärkere Bindung der Mitarbeiter an den Betrieb.

Was lässt sich delegieren und was nicht?

Zuerst sollten alle Arbeiten nach Sach- und Führungsaufgaben strukturiert werden. Sowohl Führungs- als auch Repräsentationsaufgaben sowie bestimmte persönliche Kundenkontakte lassen sich nicht oder nicht sofort auf andere übertragen. Gut delegieren lassen sich dagegen meist Fach- und Routineaufgaben. Doch Achtung: Nicht jeder Mitarbeiter kann jede Aufgaben (vollständig) übernehmen. Manche wären damit zeitlich oder fachlich überfordert oder würden demotiviert. Eventuell müssen sich manche Mitarbeiter erst an die neuen Formen gewöhnen, um die notwendige Sicherheit für die tägliche Arbeit zu gewinnen.

Damit das Delegieren gelingt, muss der Chef die Stärken und Schwächen sowie die notwendigen Qualifikationen und Erfahrungen der Mitarbeiter richtig einschätzen können. Eventuell sind auch vorbereitende Maßnahmen notwendig, wie z. B. eine fachspezifische Schulung. Legen Sie zudem fest, ob und wie noch weitere Mitarbeiter bei der Ausführung mitwirken sollen.

Die fachliche Qualität wird durch Kriterien wie

• Berufserfahrung,
• Fachwissen,
• Problemlösefähigkeit,
• Termintreue,
• Aufgabenverständnis
• und Arbeitsqualität definiert.

Für die menschliche Reife werden die Kriterien

• Verantwortungs- und Leistungsbereitschaft,
• Engagement,
• Loyalität,
• Ausdauer,
• Initiative,
• Selbstständigkeit
• und Einstellung zur Arbeit überprüft.

Erklären Sie dem Mitarbeiter, warum Sie gerade ihn für die Aufgabe ausgewählt haben: z. B. aufgrund seiner sozialen oder fachlichen Kompetenz, seiner strukturierten, ruhigen Arbeitsweise oder wegen seiner Kreativität. Sie zeigen so auch, dass Sie ihn kennen und schätzen und fördern damit auch seine Motivation.

Wichtig: Teilen Sie die Zuständigkeit Ihres Mitarbeiters auch allen anderen Mitarbeitern mit.

Worauf kommt es beim richtigen Delegieren an?

Das richtige Delegieren von Aufgaben erfordert im Vorfeld auch einen gewissen Arbeitszeiteinsatz des Chefs. Entscheidend für den Entlastungserfolg ist es, die Anweisungen an die Mitarbeiter klar und verbindlich zu formulieren – sowohl qualitativ als auch quantitativ. Geben Sie deshalb so exakt wie möglich vor, was in welcher Qualität bis wann zu tun ist.

Besprechen Sie auch Schwierigkeiten, die auftauchen könnten. Halten Sie sich aber bezüglich der konkreten Arbeitsweise zurück. Eventuell können Sie Vorschläge zur Ausführung machen. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter selbst entscheidet, wie er die Aufgabe angehen will. Diese Eigenverantwortlichkeit fördert seine Selbständigkeit, Kreativität und Motivation.

Stellen Sie ihm zudem alle nötigen Informationen und Unterlagen zum Projekt zur Verfügung.

• Mit Blick auf den Erfolg ist es letztlich nicht entscheidend, was der Chef gemeint hat, sondern was und wie es beim Gegenüber angekommen ist. Vermeiden Sie bei den Briefing-Gesprächen deshalb unbedingt Missverständnisse: Kommunizieren Sie klar und so ausführlich wie notwendig, was Sie erwarten. Fragen Sie im Zweifelsfall beim Mitarbeiter nach, wie er die Arbeitsanweisungen verstanden hat.
• Vergessen Sie nicht, zusammen mit der Zuständigkeit immer auch den Verantwortungsumfang an den Mitarbeiter zu übertragen. Stecken Sie dazu den Entscheidungs- und Kompetenzrahmen für jede Aufgabe eindeutig ab.
• Legen Sie, sofern möglich, möglich gemeinsam den Erledigungszeitpunkt und die zeitlichen Zwischenetappen fest. Unterstützen Sie bei Bedarf den Mitarbeiter bei der Aufgaben-Priorisierung, falls es eng wird.
• Um den Mitarbeiter weder zu demotivieren noch zu verunsichern, sollten Chefs auf zu häufige Kontrollen verzichten. Mit vorab vereinbarten Etappenzielen und turnusmäßigen Besprechungen bleiben Sie vor allem bei größeren Projekten dennoch auf dem Laufenden, um notfalls auch eingreifen zu können. Signalisieren Sie, dass Sie bei Problemen und Fehlern immer ansprechbar sind.
• Führen Sie nach dem Abschluss der delegierten Aufgabe ein offenes und ehrliches Feedbackgespräch mit dem Mitarbeiter - mit Raum für Lob, konstruktive Kritik und Optimierungsvorschläge für künftige Projekte.