Elektronischer Lohnnachweis: Diese Abgabefristen gelten

Der Lohnnachweis dient als Grundlage für die Berechnung der Beiträge, welche Unternehmen für den Unfallversicherungsschutz und die Haftungsfreistellung ihrer Beschäftigten jährlich zu entrichten haben.

Was ist ein elektronischer Lohnnachweis?

Über den Lohnnachweis werden auf elektronischem Weg die gesamten Arbeitsentgelte und alle geleisteten Arbeitsstunden eines Unternehmens aus einem ganzen Abrechnungsjahr an die jeweiligen Unfallversicherungsträger übermittelt und erweitert damit das DEÜV-Meldeverfahren zur Sozialversicherung. (Ausnahme: Arbeitsstunden aus bezahlten Fehlzeiten wie Urlaub, gesetzliche Feiertage und Krankheitstage zählen nicht mit dazu.)

2018 wurde das bis dato genutzte Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung durch ein neues elektronisches Meldeverfahren abgelöst – dem UV-Meldeverfahren. Unter dem UV-Meldeverfahren versteht man das jährlich wiederkehrende Procedere: dabei werden Daten aus der Lohnabrechnung oder über eine Ausfüllhilfe wie sv.net auf digitalem Weg an die Unfallversicherungsträger übertragen und im Anschluss erhalten die Unternehmen von den jeweiligen Unfallversicherungsträgern den Beitragsbescheid.

Tatsächlich ist das Verfahren aber gar nicht mehr so neu:

Einen elektronischen Stammdatenabgleich müssen die Unternehmen bereits seit Dezember 2016 durchführen. Dieser Abgleich stellt das Vorverfahren zur eigentlichen Meldung des Lohnnachweises dar – man könnte auch sagen, es ist eine Art Voranmeldung für den elektronischen Lohnnachweis. Beschlossen wurde dies bereits 2015 und mit einer Übergangsfrist dann sukzessive eingeführt. Damit stellt es eine Erweiterung zum Meldeverfahren zur Sozialversicherung nach der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) dar.

Das bedeutet aber auch, dass seit dem Meldejahr 2018 nur noch die Meldung mit dem elektronischen Lohnnachweis akzeptiert wird und alle anderen Meldungen wie beispielsweise in Papierform per Post, Fax oder via E-Mail ab diesem Zeitpunkt keine Gültigkeit mehr besitzen. Seit dem 1. Januar 2019 ist die Übermittlung des elektronischen Lohnnachweises für die Arbeitgeber verpflichtend.

Gesetzlich vorgeschrieben

Kraft Gesetz ist jeder Beschäftigte gegen die Folgen von Arbeitsunfällen und sogenannten "entschädigungspflichtigen" (Berufs-)Krankheiten versichert. Das bedeutet, dass alle Beschäftigten eines Unternehmens gesetzlich versichert sind. Nationalität, Alter, Geschlecht oder die Höhe des Einkommens spielen dabei überhaupt keine Rolle. Auch ist es völlig unerheblich, ob der Beschäftige ständig oder nur zeitweise einer Beschäftigung im Unternehmen nachgegangen ist.

Zu den gesetzlich Versicherten zählen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Werkstudentinnen und –Studenten, Volontäre, angestellte Geschäftsführer, in einem Beschäftigungsverhältnis stehende und mitarbeitende Ehegatten und Kommanditisten. Bezeichnend und Grundlage sind die Abführung von Kirchen- und Lohnsteuer, Arbeitsvertrag, Leistung von Pflichtbeiträgen an die Rentenversicherung und Krankenasse. Dies betrifft auch Hausangestellte, Heimarbeiter und so weiter, welche mindestens zu 50 Prozent in einem gewerblichen Bereich beschäftigt sind.

Ebenfalls nicht zu vergessen sind die pflichtversicherten Personen, welche im Ausland für Unternehmen tätig sind und in diesem Rahmen einen Versicherungsschutz genießen.

Ausnahmen: Die Unternehmerin, der Unternehmer selbst. Falls ein Ehepartner mitarbeitet und kein Beschäftigungsverhältnis besteht. Gesellschafter einer OHG, Kommanditisten und Komplementäre einer KG, Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft und selbständige Handelsvertreter.

 Private Haushalte sind ebenfalls von der Abgabe eines elektronischen Lohnnachweises befreit.

Erledigt in nur 3 Schritten

Diese moderne Art der elektronischen Übertragung ist sehr einfach, komfortabel und sicher für die Unternehmen. Als Faustregel kann man für die Einreichung eines elektronischen Lohnnachweises den Ablauf grob in 3 Schritte unterteilen:

1. Der Stammdatenabgleich:

Voraussetzung für einen elektronischen Lohnnachweis ist immer zuerst der verpflichtende Abgleich von Unternehmensdaten. Hierbei werden die bei der DGUV hinterlegten Stammdaten verglichen. Dieses Vorgehen ist extrem wichtig und dient hauptsächlich der Sicherstellung einer korrekten Übermittlung von personalbezogenen Mitgliedsnummern, Gefahrtarifen usw.

Praktisch alle Gehaltsabrechnungsprogramme sind in der Lage, mit den im Programm hinterlegten Zugangsdaten (PIN, Mitgliedsnummer und Betriebsnummer), den Unternehmensstammdatenabruf automatisch, sozusagen per Knopfdruck, bei der DGUV abzufragen. ABER: dieser jährliche Stammdatenabruf muss manuell durch die im Unternehmen zuständige lohnabrechnende Stelle angestoßen werden!

2. Die Stammdatenantwort kontrollieren:

In der Regel kommt die Rückmeldung innerhalb einiger Stunde mit der Stammdatenantwort von der DGUV. Hier gilt es jetzt ganz genau zu prüfen, ob die Beschäftigten alle korrekt zugeordnet sind und die Gefahrtarifstellen passen. Als Beispiel: Ein Unternehmen in der Reinigungsbranche beschäftigt 10 Mitarbeiter für die Reinigung in und an Gebäuden und 2 Angestellte in Teilzeit, welche sich um alle anfallenden administrativen Themen kümmern. Rein nach Tarifstelle sind die 10 Mitarbeiter aus der Reinigung dem gewerblichen Bereich, der Tarifstelle 400 und die 2 Büroangestellten der Tarifstelle 900 zugeordnet.

Das bedeutet der Stammdatenabgleich:

• durch Stammdatenabruf registriert sich das Unternehmen für das Beitragsjahr im Stammdatendienst
• es ist wie eine Voranmeldung für den elektronischen Lohnnachweis zu verstehen
• die zuständige Unfallversicherung erwartet nach dem durchgeführten Stammdatenabruf einen elektronischen Lohnnachweis.

Werden im Beitragsjahr keine Arbeitskräfte beschäftigt (gilt auch für Aushilfen und geringfügig Beschäftigte), dann entfallen ein Stammdatenabruf und ein elektronischer Lohnnachweis.

3. Den elektronischen Lohnnachweis versenden:

Nach dem erfolgreichen Abgleich geht es damit weiter, dass die Daten für den Lohnnachweis auf elektronischem Weg aus den Entgeltabrechnungsprogrammen heraus direkt an den Unfallversicherungsträger gemeldet werden. In diesen elektronischen Daten enthalten sind die Anzahl der Beschäftigten, die gezahlten Arbeitsentgelte und die geleisteten Arbeitsstunden.



Das beinhaltet ein elektronischer Lohnnachweis:

• Mitgliedsnummer Unternehmen
• Betriebsnummer der abrechnenden Stelle
• Betriebsnummer der zuständigen Unfallversicherung
• die Gefahrtarifstellen
• beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
• geleistete Arbeitsstunden
• Anzahl der Arbeitnehmer (Versicherten)

Sollte ein Unternehmen mehrere meldende Stellen haben, sogenannte Abrechnungskreise, erfolgt für jede dieser Stellen ein eigener Stammdatenabgleich und im Anschluss der elektronische Lohnnachweis. Anschließend werden beim Empfänger, also der Rentenversicherung, Teillohnnachweise für jeden der Einzelnachweise erstellt und gesammelt zu einem Beitragsbescheid zusammengefasst.

Achtung: Diese übermittelten Daten für den Lohnnachweis sind essenziell wichtig, um die Beiträge der Unternehmen zur gesetzlichen Unfallversicherung korrekt zu berechnen.

Ein Fehler ist in der Meldung – was nun?

Es ist möglich, eine fehlerhafte Meldung über den elektronischen Weg zu korrigieren und richtigzustellen. Aber Achtung: Vor der Abgabe des berichtigten Lohnnachweises muss zwingend die fehlerhafte Meldung storniert werden.

Ohne Zugangsdaten geht nichts

Die Zugangsdaten für das elektronische Meldeverfahren (inklusive der PIN) wurden bei Einführung des neuen UV-Meldeverfahrens schriftlich von den jeweils zuständigen Unfallversicherungsträgern versendet. Sollte dieses Schreiben nicht mehr vorliegen, dann sollten Sie sich direkt an den für Sie zuständigen Unfallversicherungsträger wenden.

Unternehmen, welche neu aufgenommen wurden, erhalten die Zugangsdaten spätestens mit dem Veranlagungsbescheid.

Hinweis: falls Steuerberater oder andere Dienstleistungsunternehmen mit der Lohnabrechnung betraut sind, dann müssen die Zugangsdaten natürlich an diese weitergeleitet werden.

Die Abgabefristen

Die Unternehmen müssen den Lohnnachweis jährlich bis zum 16. Februar des Folgejahres einreichen.

Als Beispiel: Der Nachweis für das Beitragsjahr 2021 muss bis zum 16.02.2022 eingereicht sein. Der Stammdatenabruf hat vor Abgabe des Lohnnachweises und ab dem 01. November des Beitragsjahres zu erfolgen.



Als Beispiel: Stammdaten für das Beitragsjahr 2022 können ab dem 01.11.2021 abgerufen werden. Da diese Fristen durch Satzung und Gesetz vorgeschrieben sind, wird keine Fristverlängerung gewährt und gilt für alle gleich.

Härtefälle

• eine Insolvenz
• die Betriebseinstellung
• eine Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse

In diesen Fällen kann der elektronische Lohnnachweis unter dem Jahr mit der nächsten Entgeltabrechnung, jedoch aber spätestens innerhalb von 6 Wochen erfolgen.

Hat eine Nichteinhaltung der Fristen Konsequenzen?

Wie bereits erwähnt, sind die Fristen und Satzungen per Gesetz geregelt und vorgeschrieben, deswegen kann eine Nichteinhaltung der Abgabefrist empfindliche Geldstrafen nach sich ziehen. Wenn unvollständige, falsche Lohnnachweise oder angemeldete, aber dann nicht abgegebene Nachweise sich im System befinden, dann werden die für eine Beitragsrechnung notwendigen und erforderlichen Daten geschätzt.

Da es sich jedoch durch die Schätzungen um einen hohen administrativen und vor allem zeitlichen Mehraufwand in der Verwaltung handelt, sind die Unternehmen angehalten ihrer Pflicht zum gesetzten Termin pünktlich nachzukommen. Wenn die Unternehmen ihre Nachweispflicht ordnungswidrig nicht nachkommen, kann damit gerechnet werden, dass ein Bußgeldverfahren eingeleitet wird. (§ 209 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 SGB VII).

Elektronisch oder digital?

Immer wieder liest man von einem digitalen Lohnnachweis und dann wieder im selben Kontext wird vom elektronischen Lohnnachweis gesprochen. Sind es zwei unterschiedliche Nachweise? Die Begrifflichkeit "digitaler Lohnnachweis" stammt ursprünglich von der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung). Damit wollte man das neue Verfahren von den Fällen abgrenzen, welche in der Vergangenheit schon den Lohnnachweis auf elektronischem Weg übermittelt hatten. Schlussendlich ist damit also auch der elektronische Lohnnachweis für die UV (Unfallversicherung) gemeint.