So können E-Dienstwagen einfach und korrekt abgerechnet werden

Die Elektrifizierung von Unternehmensflotten schreitet weiter voran. Für die Fahrer von Dienstwagen bedeutet dies einige Umstellungen im Alltag. Zum Beispiel wird aus der Tankkarte für Benzin oder Diesel eine Ladekarte für elektrischen Strom.

Doch was passiert, wenn das dienstliche E-Auto bequem an der heimischen Wallbox geladen werden soll? In diesem Fall gilt, dass der Arbeitgeber die Kosten erstatten muss. Die Rückvergütung erfolgt als steuerfreie Auszahlung einer Pauschale oder über die verbrauchsgenaue Abrechnung.

Allerdings ist die Pauschale so gering, dass sie sich bei vollelektrischen Fahrzeugen nicht lohnt. Für die Mitarbeiter mit E-Dienstwagen kommt also nur die genaue Abrechnung infrage. Aber wie nehmen sie die von ihnen geladene Energie auf, damit dies als Grundlage für eine Abrechnung dienen kann?

Genaue Abrechnung: Wallbox muss eichrechtskonform sein

Die Anforderungen an die Messung, Verarbeitung und Speicherung der geladenen Energie sind gesetzlich geregelt. Das Mess- und Eichgesetz bildet die Basis für jegliche Messung und Erfassung von Leistungen, so auch für elektrische Energie.

In der Elektromobilität gibt es eine eigene Kategorie von Messgeräten. Denn hier besteht die Besonderheit, dass unterschiedliche Parteien lediglich für einen kurzen Zeitraum elektrische Energie über einen fremden Zähler beziehen.

Im Gegensatz dazu nimmt der private Stromzähler ausschließlich die für einen Haushalt bezogene Energie auf. Eichrechtskonforme Wallboxen erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen, kosten jedoch entsprechend mehr. Insbesondere in der privaten Anwendung haben nur wenige Fahrer von E-Dienstwagen diese Investition getätigt. Meist wurde bei ihnen die kostengünstige Variante installiert, die allerdings nicht für die Abrechnung mit dem Arbeitgeber taugt.

2.600 Euro Aufwand fürs Abrechnen der Dienstfahrten?

Einige Anbieter für das Flottenladen decken das Aufladen zu Hause ebenfalls ab. Meistens lautet ihre Lösung: die bestehende Wallbox austauschen und durch rechtskonforme Wallboxen ersetzen. Ein Rechenbeispiel zeigt, dass dies nicht nur eine ökologisch fragliche, sondern auch kostenintensive Lösung ist. Beim Auswechseln kommen beispielsweise folgende Kosten auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit E-Dienstwagen zu:

Das sind 2.600 Euro Aufwand, nur um die Dienstfahrten korrekt abrechnen zu können. Beim Wechsel des Arbeitgebers müssen die Fahrzeugnutzer unter Umständen einen erneuten Austausch vornehmen, weil das neue Unternehmen andere Wallboxen einsetzt.

Eichrechtskonforme Nachrüstung für jede Wallbox

Der sogenannte Charge Repay Service von Phoenix Contact Smart Business bietet den deutlich nachhaltigeren und kostengünstigeren Weg. Die einfach handhabbare Lösung erlaubt die eichrechtskonforme Nachrüstung für jede Wallbox. Selbst bei einer Neuinstallation lassen sich je nach Modell Kosten einsparen. Wie funktioniert dieser Ansatz?

Abrechnung über MID-Zähler

Eine hochpreisige eichrechtskonforme Wallbox ist immer dann erforderlich, wenn verschiedene Parteien einen Ladepunkt nutzen. Das ist im Heimbereich selten der Fall. Häufig wird lediglich der Dienstwagen oder darüber hinaus vielleicht das E-Auto eines Familienmitglieds geladen.

Dieses Szenario hat der Gesetzgeber berücksichtigt und eine Ausnahme formuliert: Kann eine Eins-zu-eins-Zuordnung zwischen Ladepunkt und Fahrer hergestellt werden, reicht ein einfacher MID-konformer Zähler zur Abrechnung aus. MID steht für die Europäische Messgeräterichtlinie. Ein solcher Zähler ist jedoch kaum in den vorhandenen Wallboxen verbaut, denn aufgrund der KfW-Förderung 440 zur Installation von Ladestationen im Heimbereich betreiben die meisten Fahrer von E-Wagen nur einfache Modelle.

Gateway mit Zähler kombiniert

Abhilfe schafft hier die zusätzliche Montage des Charge Repay Gateways in Kombination mit einem MID-konformen Zähler. Der Zähler wird in der Zuleitung der Wallbox verbaut und mit dem Charge Repay Gateway verbunden. Dieses kann der Nutzer in einem geführten Prozess Schritt für Schritt selbst in Betrieb nehmen.

Findet eine Ladung statt, überträgt das Charge Repay Gateway die Daten des Ladevorgangs an den Charge Repay Service. Sämtliche relevanten ­Informationen erscheinen in der zugehörigen App des Fahrers. Damit ist die einfache Wallbox eichrechtskonform mit einem Abrechnungsdienst gekoppelt.

So funktioniert das Onboarding

Es bleibt aber eine Einschränkung: Lediglich ein spezifisches Fahrzeug darf laden. Ansonsten wäre die Eins-zu-eins-Zuordnung nicht gegeben. Zum Anschluss von unterschiedlichen Fahrzeugen erfolgt vor dem Start des Ladevorgangs eine Authentifizierung. Zur Abrechnung der dienstlichen Ladungen läuft weiterhin ein kontinuierlich aufsummierender Zählerstand, während für das andere Fahrzeug ein separater Zähler verwendet wird. Die Eins-zu-eins-Beziehung liegt also vor.

Den Onboarding-Prozess können Fahrer selbstständig bis zur abrechnungsfertigen Installation durchlaufen. Sie registrieren sich online im Service und beantworten verschiedene Fragen zu ihrer Anbindung. Danach erstellen sie einige Bilder von ihrer Wallbox und laden diese direkt im Service hoch.

Die Angaben und Bilder werden geprüft. Anschließend wird ein Einbautermin für die Hardware vereinbart. Da Arbeiten an elektrischen Anlagen ausschließlich von zertifiziertem Fachpersonal durchgeführt werden dürfen, greift Phoenix Contact auf ein deutschlandweites Partnernetzwerk zurück. Ist der Einbau beendet, nehmen die Nutzer das System mithilfe eines Konfigurationsassistenten in Betrieb.

Direkte Rückerstattung möglich

Jedes Unternehmen verfügt über eigene oder keine Prozesse zur Rückerstattung der heimischen Ladevorgänge. Der Charge Repay Service bietet für alle eine Lösung. Eine einfache Option besteht in der Integration in ein bestehendes Backendsystem des Mobility-Serviceproviders. In diesem Fall emuliert der Service eine OCPP-fähige Wallbox und verbindet sich direkt mit dem Backend.

Somit ergibt sich kein Unterschied für das Backend zwischen einer eichrechtskonformen Wallbox, die sich direkt ankoppelt, und dem ebenfalls eichrechtskonformen Charge Repay Service. Außerdem ist die direkte Rückerstattung über den Service möglich. Gleiches gilt für den Export als Einzelladungsnachweis oder CSV.

Teure und nicht nachhaltige Lösungen zur eichrechtskonformen Erfassung von Ladevorgängen im Heimbereich gehören der Vergangenheit an. Der Charge Repay Service stellt eine kostengünstige digitale Alternative zur Verfügung.

Mit dem Full-Service-Angebot werden vorhandene Wallboxen rechtssicher und nachhaltig angeschlossen – und das mit geringem Aufwand sowie zu rund 20% der Kosten eines Hardwaretausches. Unternehmen, die die Attraktivität von Elektromobilität in ihrer Flotte weiter erhöhen möchten, können als Arbeitgeber ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine faire und komfortable Abrechnung ermöglichen.

Dieser Beitrag von Anton Schönenberg erschien zuerst in Photovoltaik 09/2023. Anton Schönenberg ist Cloud Engineer bei Phoenix Contact Smart Business in Berlin.