Das Finanzamt steht vor der Tür: Sicher durch die Betriebsprüfung

Viele Betriebe fragen sich, warum ausgerechnet bei ihnen eine Überprüfung des Betrieb durchgeführt wird und bekommen Zweifel. Das Finanzamt verdächtigt niemanden speziell, sondern ermittelt monatlich eine Liste aus allen steuerpflichtigen Unternehmen, die geprüft werden. Es gilt eine Mindestanzahl pro Jahr zu erreichen. Natürlich erhöht eine Unregelmäßigkeit in der Buchführung die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung. In der Regel darf das Finanzamt jeden Steuerpflichtigen, der Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb, aus der Land- und Forstwirtschaft oder Einkünfte aus selbständiger Arbeit hat einer Prüfung unterziehen.

Ganz gleich ob Auffälligkeiten bei den Steuern oder in der Buchhaltung auftreten oder nicht, können Betriebe etwa alle vier Jahre mit einer Prüfung rechnen und Vorbereitungen treffen. Wichtige Faktoren sind die Größe des Unternehmens, wie auch die Höhe des Gewinns. Kleine Selbstständige mit geringen Einnahmen werden eher selten geprüft im Gegensatz zu großen Betrieben mit einem hohen Gewinnanteil. Grundsätzlich findet die Prüfung des Betriebes im Steuerbüro statt oder alternativ direkt im Unternehmen, falls kein Steuerberater zur Verfügung steht. Abhängig von der Größe des Unternehmens ist auch die Dauer der Prüfung. Ein kleiner Selbstständiger ist schneller geprüft, als zum Beispiel ein größeres Unternehmen. Auch die Organisation ist ein wichtiges Prüfkriterium. Wer überwiegend digital arbeitet und alle seine Unterlagen elektronisch vorlegen kann, bringt die Prüfung ohne größeren Verzögerungen hinter sich. Werden die Belege hingegen in Papierform aufbewahrt, kann es durchaus etwas länger dauern.

Was genau wird eigentlich geprüft?

Das Finanzamt definiert einen Schwerpunkt um einen Betrieb zu prüfen. Darüber hinaus werden routinemäßig bestimmte Unterlagen genau überprüft.

• Das Anlagenverzeichnis
• Gewinn- und Verlustrechnungen
• Bilanzen
• Fahrtenbücher
• Aufstellungsliste der Anteilseigner
• Mietverträge für Geschäftsräume
• Verträge der Geschäftsführer
• Bis zu zehn der größten Rechnungen zu den passenden Erlöskonten
• Eventuell weitere Informationen zum Geschäftskonzept
• Unterlagen zu Betriebsfeiern, Spenden und Geschenken

Die Prüfer können abhängig vom Schwerpunkt weitere Belege anfordern, wie zum Beispiel Reisekostenbelege und auch Belege zur Bewirtung oder Nachweise zu Fremdarbeiten von externen Mitarbeitern. Werden von einem Unternehmen zum Beispiel mehr freie Mitarbeiter beauftragt, als von anderen Unternehmen, wird das Finanzamt Fragen stellen. Auch sehr hohe Reisekosten können eine Ursache der Prüfung sein. Egal welchen Schwerpunkt die Prüfung hat, zur Sicherheit sollten alle Unterlagen korrekt und ordentlich aufbewahrt werden. Ausschließlich dann kann der Unternehmer über keine möglichen Fallstricke stolpern, falls das Finanzamt nach anderen Bereichen fragt. Haben die Prüfer Schwierigkeiten einen Sachverhalt aufgrund der vorgelegten Dokumente nachzuvollziehen, bekommt der Betrieb rasch ein Problem. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig stets eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu führen.

Die vorzulegenden Dokumente können digital oder in Papierform vorgelegt werden. Als vorteilhaft hat sich die digitale Aufbewahrung bewiesen, da ganz gezielt nach Dokumenten gesucht werden kann. Die notwendigen Dateien werden übersichtlich sortiert und unkompliziert per E-Mail verschickt. Ein weiterer Vorteil der digitalen Aufbewahrung ist, dass diese weniger Ressourcen verbraucht und auf schwere Aktenordner verzichtet werden kann. Auch Prüfer bevorzugen eine papierlose Bearbeitung und verzichten in der Regel auf Originalbelege. Wichtig zu wissen ist zudem, dass die Betriebsprüfer dazu berechtigt sind diverse IT-Systeme durchzusuchen, um relevante Informationen zu bekommen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich betriebliche für die Steuer wichtige Unterlagen und privaten Unterlagen zu trennen. Dies vereinfacht die Prüfung enorm.

Ablauf einer Prüfung im Betrieb

Als Vorbereitung auf die Betriebsprüfung stellt der Betrieb oder alternativ der Steuerberater den Prüfern einen Datenträger mit allen Buchungen, Jahresabschlüssen und Belegen zur Verfügung. Grundsätzlich werden zu Beginn allgemeine Informationen und Unterlagen angefordert. Dies erlaubt dem Prüfer sich einen ersten Eindruck über das Unternehmen zu verschaffen. Abhängig vom Prüfungsschwerpunkt werden bereits einzelne Rechnungen angefordert. Nach und nach fordert der Prüfer immer mehr einzelne Belege. Auch hier bringt die digitale Aufbewahrung viele Vorteile mit sich, da dank der Filtermöglichkeiten die angeforderten Belege rasch vorgelegt werden können. Neben Rechnungen und Belegen interessieren sich die Prüfer auch noch für das Verständnis des Geschäftsmodells. Unter anderem werden Produktpreise, Verkaufszahlen und die Kundenstruktur vom Prüfer abgefragt.

Der Steuerpflichtige hat eine Mitwirkungspflicht. Diese gilt während der gesamten Prüfung. Zu dieser Pflicht gehört es, dem Prüfer Zugang zu den Geschäftsräumen und zu Produktionsstätten zu gewähren, auch während der Geschäftszeiten. Die Mitwirkungspflicht beinhaltet zudem alle vom Prüfer angeordneten Aufzeichnungen und Bücher zur Verfügung zu stellen und auch Auskunft im Rahmen der Prüfungssache zu geben. Des Weiteren muss dem Prüfer ein geeigneter Arbeitsplatz in den Geschäftsräumen zugestellt werden. Ist kein Platz vorhanden, erfolgt die Prüfung beim Finanzamt.

Es empfiehlt sich zur Sicherheit einen Steuerberater hinzuzuziehen. Steuerberater sind an Betriebsprüfungen gewöhnt und kennen die Prüfer oftmals. Hat der Steuerberater eine gute Verbindung zum Prüfer, kann er diesem während der Prüfung zur Seite stehen und den Ablauf verkürzen.

Abschluss der Prüfung durch das Finanzamt

Hat der Prüfer vom Finanzamt alle Unterlagen und Belege geprüft ist die Prüfung beendet. Je nachdem wie das Ergebnis der Prüfung ausfällt, folgt eine Prüfungsfeststellung oder, bei Klärungsbedarf, eine Schlussbesprechung. Zu einer Schlussbesprechung kommt es dann, wenn zum Beispiel noch offene Steuern zu zahlen sind oder wenn der Unternehmer eine Erstattung bekommen soll. Eine Prüfungsfeststellung erfolgt dann, wenn sich keine Änderung in den Besteuerungsgrundlagen ergeben hat. Als Steuerpflichtiger hat man das Recht auf die Schlussbesprechung zu verzichten, dann bekommt man vom Finanzamt einen schriftlichen Bericht.

Fazit

Eine Prüfung des Betriebs durch das Finanzamt kann jeder Unternehmer locker sehen, wenn das Unternehmen eine korrekte und übersichtliche Buchhaltung führt, alle Belege gut sortiert digitalisiert aufbewahrt und dem Prüfer rasch vorzeigen kann. Die Prüfung wird mit der Hilfe von einem Steuerberater rasch abgehandelt und eine Prüfungsfeststellung oder Schlussbesprechung des Finanzamtes erfolgt. Danach ist in den meisten Fällen für mindestens vier Jahre Ruhe bis das Finanzamt wieder an die Tür des Betriebes klopft, um eine Betriebsprüfung durchzuführen.