5 Fehler beim Ausfüllen eines Stundenzettels

Die Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit auf dem Stundenzettel dient mehreren Zwecken:

• Zeitabrechnung
  Der Stundenzettel ermöglicht es dem Arbeitgeber, die geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters zu verfolgen und exakt zu vergüten.
• Projektverfolgung
  In Unternehmen werden mehrere Projekte mehr oder weniger gleichzeitig bearbeitet. Die Stundenzettel aller Mitarbeiter bilden für das Unternehmen eine fundierte Datenbasis, um den Arbeitsaufwand für jedes einzelne Projekt statistisch zu erfassen, zu verfolgen und auswerten zu können, was schließlich eine genaue Kostenzuordnung und Budgetierung ermöglicht.
• Compliance
  In vielen Ländern und Branchen sind die Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau zu dokumentieren. Die Stundenzettel dienen daher auch als direkte Nachweise für die strikte Einhaltung aller Vorschriften.

Ein Stundenzettel muss deshalb mindestens die folgenden Informationen enthalten:

• Name des Mitarbeiters
• Datum des Tages, an dem die Arbeitsstunden geleistet wurden
• Uhrzeiten von Beginn und Ende der Tätigkeiten an diesem Tag
• Dauer der Pausenzeiten
• Art der Tätigkeiten - kurze Beschreibung

Während Stundenzettel früher ausschließlich handschriftlich ausgefüllt worden sind, hat sich in den letzten Jahren zunehmend die elektronische Erfassung durchgesetzt, um die Daten direkt in die Datenbank des jeweiligen Unternehmens überführen zu können. Vielfach wird dafür eine spezielle Zeiterfassungssoftware eingesetzt. 

Im Prinzip ist das Ausfüllen eines Stundenzettels recht einfach. Doch in der zuweilen angespannten Situation auf Montage kann es passieren, dass dem Monteur der eine oder andere Fehler unterläuft. Dies sollte aber unbedingt vermieden werden, weil das, was auf dem Stundenzettel vermerkt wurde, gleich einem Dokument für die korrekte Abrechnung der geleisteten Arbeitsstunden herangezogen wird und der Nachverfolgung von Projekten und der Kontrolle der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften dient. Eine Korrektur im Nachhinein kann sich als sehr komplex erweisen und wirft immer viele Fragen und Zweifel auf.

Kommen wir nun zu den fünf häufigsten Fehler, die auf Montage beim Ausfüllen von Stundenzetteln auftreten. Zudem versuchen wir sogleich aufzuzeigen, wie sich solche Fehler vermeiden lassen:

Unvollständige beziehungsweise fehlende Angaben

Wenn Sie es versäumt haben, eine der Kardinalinformationen wie Name, Datum, Arbeitsbeginn und Ende, Pausenzeiten und Art der Tätigkeit einzutragen, kann Ihr Arbeitgeber die Abrechnung nicht ordnungsgemäß durchführen, wodurch es zu Verzögerungen bei der Lohnabrechnung kommen kann.

Stellen Sie also in jedem Fall sicher, dass alle relevanten Felder auf dem Stundenzettel ausgefüllt sind, bevor Sie diesen einreichen. Bei digitaler Datenerfassung lässt sich zum Beispiel ein zusätzliches Kontrollsystem implementieren, das Sie auf fehlende Eingaben aufmerksam macht.

Unleserliche Handschrift

Nicht jede Handschrift ist eine Schönschrift, schon gar nicht, wenn der Stundenzettel unter weniger angenehmen Wetterbedingungen auf Montage im Außenbereich ausgefüllt wird. Eine unleserliche Handschrift kann zu groben Missverständnissen führen, denen schließlich sehr fehlerhafte Abrechnungen folgen.

Arbeitgeber sind daher gut beraten, Ihre Mitarbeiter wiederholt darauf hinzuweisen, die Stundenzettel am besten in Druckbuchstaben ordentlich und gut lesbar auszufüllen. Allein aus diesem Grunde lohnt sich die Einführung einer elektronischen Erfassung der Arbeitszeiten.

Inkonsistente Angaben

In der Hektik des Geschehens kann es schon mal passieren, dass als Tätigkeitsbeginn eine spätere Zeit aufgeschrieben wird als der Eintrag für das Arbeitsende an jenem Tag. Dies wäre zum Beispiel eine inkonsistente Angabe, deren Ursache oftmals darin liegt, dass der Monteur einfach nur die Start- und Endzeit verwechselt hat. Leider kommt es nicht selten vor, dass beim Eintrag der Arbeitszeiten absichtlich geschummelt wird, wodurch unter Berücksichtigung der Anfahrtwege unauflösbare Inkonsistenzen hinsichtlich des Tagesablaufes entstehen.
 
In solchen Fällen kommt es nicht nur zu Verwirrungen im Zuge der Abrechnungen. Wird ein Betrugsversuch festgestellt, kann dies sehr unangenehme Konsequenzen für den Arbeitnehmer haben und eine sofortige fristlose Kündigung nach sich ziehen. 

Es geht also darum, dass alle Mitarbeiter im Vorfeld der Aufnahme ihrer Tätigkeiten klare Anweisungen beziehungsweise Schulungen darüber erhalten, wie sie ihren Stundenzettel richtig ausfüllen sollen. Derartige Hinweise dürfen gern regelmäßig wiederholt werden, insbesondere dann, wenn neue Mitarbeiter eingestellt worden sind.

Pausen und Überstunden nicht vergessen

Auch diesbezüglich ist eine genaue, gut leserliche Auflistung zu führen, will man falsche Abrechnungen und wiederholte Nachfragen, die zu Verzögerungen führen, vermeiden. Dieser Punkt sollte daher in die entsprechenden Mitarbeiterschulungen unbedingt aufgenommen werden. Dabei spielt die klare Definition, was unter einer Überstunde zu verstehen ist, also in welchen Fällen überhaupt eine Überstunde deklariert werden kann, eine entscheidende Rolle.

Informationen aktualisieren

In manchen Fällen wird das Ausfüllen des Stundenzettels zur lästigen Routine. Einige Monteure meinen, sich Arbeit damit sparen zu können, indem sie mit vorgefertigten Eintragungen auf Montage fahren. Immerhin weiß man ja aus Erfahrung, wie es dort abläuft. Doch weit gefehlt, der Teufel liegt immer im Detail und es kommt meistens anders, als man denkt. Wenn Sie zum Beispiel davon ausgehen, dass Sie auf Montage (wie immer) von 8:00 Uhr bis 16:30 Uhr auf der Großbaustelle sind und eine halbe Stunde Mittagspause abziehen sollen, dann kann dieses Mal die Realität ganz anders aussehen.

Bevor wir zum Schluss kommen, möchten wir an dieser Stelle noch ein paar ergänzende Gedanken zu diesem Thema, gerade auch mit Blick auf den Endkunden äußern.

• Monteure sind oftmals dafür verantwortlich, die Verbräuche von Materialien vor Ort zu verwalten. Auch dies erfordert eine sehr ordentliche Dokumentation, zumindest in einer Weise, dass man am Ende seine eigenen Notizen noch lesen und auswerten kann. Ansonsten droht eine falsche Kostenabrechnung beziehungsweise Rechnungsstellung für den Endkunden, was das Ende der Geschäftsbeziehung oder sogar eine gerichtliche Auseinandersetzung nach sich ziehen kann.
• Um jegliches Missverständnis zu vermeiden, braucht es stets eine ausreichende und klare Kommunikation mit dem Endkunden. Treten zum Beispiel Änderungen im Zeitplan auf, die meistens mit Verzögerungen beim Projektfortschritt verbunden sind, muss der Endkunde unverzüglich davon in Kenntnis gesetzt werden, auch wenn zu befürchten ist, dass das Gespräch unangenehm werden könnte. Dem Auftraggeber wird damit die Möglichkeit eingeräumt, auf die Änderungen reagieren zu können, worauf er ein Recht hat. Die richtige Kommunikation ist daher ein wichtiges Thema bei der Mitarbeiterschulung.
• Auf Montage ist die strikte Einhaltung aller Sicherheitsvorschriften nicht nur das A und O, sondern gesetzlich vorgeschrieben, um Verletzungen oder gar tödliche Unfälle zu vermeiden. Dies betrifft insbesondere das vollständige Anlegen der geforderten Sicherheitsausrüstungen auf Baustellen sowie die fachgerechte Absperrung und Sicherung der Baustelle. Regelmäßige Schulungen über die Sicherheit am Arbeitsplatz oder die Kennzeichnung und Sicherung von Gefahrstofftransporten beispielsweise durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit (FASI) sind unerlässlich.
• Die Zufriedenheit des Endkunden, die die wichtigste Reputation Ihres Unternehmens darstellt, erlangen Sie nur durch ein hohes Maß an Qualität bei den durchgeführten Arbeiten. Daher sollte die Definition Ihrer Qualitätsstandards und die Qualitätssicherung immer einen hohen Stellenwert haben, was ohne regelmäßige Qualitätskontrollen kaum zu bewerkstelligen ist.
• Trotz allen Bemühens kann es neben den üblichen Kundenanfragen immer mal wieder zu Reklamationen kommen. Auf beides ist angemessen, freundlich, professionell und zeitnah zu reagieren. Vermeintlich „lästige“ Kundenanfragen oder Reklamationen dürfen auf keinen Fall ignoriert oder bewusst unzureichend beantwortet werden. Sehr hilfreich in der Sache ist die Implementierung eines (Ticket)Systems zur Nachverfolgung von Kundenanfragen, was natürlich ohne entsprechende Mitarbeiterschulungen eher wertlos bleibt.