Working Capital: Wie Sie beim Einkauf sparen und liquide bleiben

Bis zu 5600 Unternehmen könnten in Folge der Corona-Pandemie pleite gehen. Damit stiege die Zahl der Insolvenzen gegenüber dem Niveau vor der Krise um fast ein Drittel, erwartet das Institut der deutschen Wirtschaft Köln. Am Bau dürfte die Welle zwar weniger heftig zuschlagen. Doch auch dort wird die Luft im Laufe dieses Jahres dünner. „Für 2021 erwarten wir eine nominale Stagnation der baugewerblichen Umsätze. Unter Berücksichtigung der steigenden Preise ergibt sich damit ein reales Minus von zwei Prozent“, prognostizieren der Zentralverband des Deutschen Baugewerbes und der Hauptverband der Deutschen Bauindustrie.

Das Working Capital zeigt,  ob ein Betrieb gesund ist

Wer in dieser Situation seine unternehmerische Handlungsfähigkeit behalten und liquide bleiben will, muss es machen wie die Großen und sein Working Capital optimieren. Diese Bilanzkennziffer zeigt wie groß das eigene Umlaufvermögen – also etwa die finanziellen Mittel auf dem Firmenkonto, der Wert des Lagerbestands und der Vorprodukte sowie die Höhe der schnell liquidierbaren Forderungen – im Vergleich zu den in den nächsten vier bis zwölf Wochen zu begleichenden Verbindlichkeiten ist. Unter diese fallen beispielsweise offene Lieferantenrechnungen oder anstehende Lohnsteuerzahlungen und Überweisungen an die Sozialversicherungen. Das Working Capital bildet dieses Verhältnis in Prozent ab. Werte von 130 bis 150 Prozent sind dabei für wirtschaftliche gesunde Betriebe erstrebenswert.

Nur 15 Prozent der Unternehmen kennen ihr Working Capital

Werte unter 100 Prozent, zeigen dagegen eine drohende Zahlungsunfähigkeit an. Doch obwohl die Kennziffer so als Frühwarnindikator dienen kann, berechnen 85 Prozent der Unternehmen ihr Working Capital nicht. Zu diesem Ergebnis kam 2020 eine Umfrage der Unternehmensberatung Inverto. So übersehen die Firmen auch, wie leicht sie ihr Working Capital optimieren könnten. Dazu reicht es schon, auch kleinste Forderungen schnell und konsequent einzutreiben und die Beschaffung des für Aufträge benötigten Materials zu optimieren.

Hamsterkäufe belasten die Kassenlage

Denn wer seine Lagerbestände bewusst klein hält, bindet in ihnen weniger Geld. Noch mehr erreicht, wer zudem regelmäßig nach den bestmöglichen Einkaufskonditionen sucht. Schließlich liegt der Gewinn im Einkauf, besagt eine alte Kaufmannsregel. Das gilt vor allem in Gewerken, in denen wie in der Sanitärinstallation, dem Heizungs- und Lüftungsbau ein Großteil des für eine Leistung angebotenen Preises durch die Kosten des dafür benötigten Material zustande kommt. Wer bei dessen Beschaffung spart, kann dem Kunden das gleiche in Rechnung stellen und verdient selbst dennoch mehr. Oder er kann ein günstigeres Angebot unterbreiten als die Konkurrenz. Dies dürfte spätestens dann wichtig werden, wenn die Konjunktur am Bau nachlässt.

Last-Minute-Einkäufe im Baumarkt drücken auf die Rendite

Wer seine Lagerbestände reduzieren will, sollte den Großteil des Materials für jeden Auftrag neu bestellen. So ordert er nur das, was er wirklich benötigt. Allerdings setzt diese Beschaffungsstrategie voraus, dass Handwerker genau wissen, was sie auf Lager oder im Wagen haben. Sonst fehlt ihnen jeden Tag eine andere Muffe, die sie dann beim Großhändler oder im Baumarkt besorgen müssen. Das kostet Zeit, die für die Umsetzung des Auftrags fehlt und ist wenig produktiv. Außerdem sind solche Einkäufe auf den letzten Drücker in vielen Betrieben einer der größten Kostentreiber, warnt Klaus Steinseifer, Malermeister, Bankkaufmann und Handwerks-Coach. Schließlich sind Preisvergleiche oder gar -verhandlungen ausgeschlossen, wenn das Material noch am selben Tag auf die Baustelle muss.

Wer bedarfsgerecht einkaufen will, muss wissen, was er auf Lager hat

Nur wie bekommen Handwerker den Überblick über ihr Lager? Etwa mit digitalen Systemen, die aus einem Barcode-Scanner und einer Lagerhaltungssoftware bestehen. Diese gibt es schon für wenige Hundert Euro. Mit dem Handscanner lässt sich beim Auspacken einer Lieferung oder der Zusammenstellung des Materials für einen Auftrag ohne großen Mehraufwand jedes Teil scannen, das in den Lagerbestand eingeht und aus diesem wieder entnommen wird. Die Daten überträgt der Scanner über eine Dockingstation an die Software. Diese kann so jederzeit anzeigen, was in welcher Menge vorrätig ist und löst Alarm aus, wenn eine definierte Mindestmenge unterschritten wird. Idealerweise sind in dem System auch die Maße und Spezifikationen des entsprechenden Artikels, dessen Lieferanten, Lieferzeiten sowie der Preis hinterlegt. Denn wenn das entsprechende Teil fehlt, lässt sich mit diesen Informationen zuverlässiger planen, wann es bestellt werden muss, damit es zum geplanten Beginn der Arbeiten an einem Auftrag da ist.

So handeln Sie mit Lieferanten bessere Konditionen aus

Außerdem liefert eine derartige Kontrolle des Warenein- und -ausgangs im Lager Handwerkern die Informationen, die sie brauchen, um mit den von ihnen bevorzugten Großhändlern regelmäßig über die von diesen angebotenen Konditionen zu verhandeln. Das tun laut der Inverto-Studie auch mehr als acht von zehn professionellen Einkäufern in mittelständischen und großen Unternehmen. Dabei ermitteln die Profis vor dem Gespräch genau, welchen Umsatz der entsprechende Lieferant mit ihnen seit der letzten Verhandlung gemacht hat. Außerdem können sie ihm aufzeigen, wann er welche Artikel falsch oder zu spät geliefert hat.

Mit solchen Argumenten lassen sich nicht immer Tiefstpreise aushandeln. Sie helfen aber, Druck aufzubauen, um gute Skonti und möglichst lange Zahlungsziele auszuhandeln. Diese wiederum sind wichtig, um das eigene Working Capital zu verbessern. Denn lange Zahlungsfristen sind nichts anderes als eine zinslose Finanzierung, die kurzfristig die eigenen Barmittel entlastet. Sieben von zehn Einkäufern räumen ihnen daher bei der Verhandlung von Verträgen mit Lieferanten schon immer eine hohe Priorität ein. Seit der Corona-Krise tun dies auch zwei Drittel der Beschaffer, denen die Zahlungslinie bislang nicht wichtig war, ermittelte Inverto.

Kluge Einkäufer haben mehrere Bezugsquellen

Erfahrene Einkäufer haben vor dem Gespräch mit ihrem Lieferanten auch recherchiert, welche alternativen Bezugsquellen es für das von ihnen benötigte Material gibt. Kleinere Betriebe sollten dabei auch Business-to-Business-Marktplätze im Internet als Bezugswege in Betracht ziehen. Das spart ihnen bei nur gelegentlich benötigtem Material zeitaufwändige Recherchen. Wenn sie sich einer Einkaufsgemeinschaft anschließen, profitieren sie dagegen von günstigeren Konditionen, weil sie ihren Bedarf mit dem anderer Betriebe bündeln. Auch so können sie ihr Working Capital optimieren und sich auf den Abschwung vorbereiten.