Das sind die Vorteile von digitalen Berichtsheften
Die Argumente für das digitale Berichtsheft liegen auf der Hand und gelten sowohl für Lehrlinge als auch für Ausbilder:
- weniger Papier
- digitale Ordnung
- jederzeit möglicher Zugriff und Bearbeitung mit beliebigen Endgeräten
- Einträge können "live" gemacht werden
- Zeichnungen, Bilder und Videos können integriert werden
- die Dokumentation der Ausbildungsschritte ist sauber und strukturiert
- der Ausbilder kann zeitnah kommentieren und akzeptieren
- saubere Unterlagen vereinfachen die Vorbereitung auf Prüfungen.
Digitales Berichtsheft in der Praxis
Bereits seit 2017 wird das digitale Berichtsheft akzeptiert. Voraussetzung: Die Vereinbarung dazu, ob das Berichtsheft in der herkömmlichen Papierform oder digital geführt wird, muss im Ausbildungsvertrag festgehalten sein.
Die von den Handwerkskammern aktuell zur Verfügung gestellten vorformulierten Ausbildungsverträge sollten die entsprechende Klausel bereits enthalten.
Wenn Sie mit Ihren Auszubildenden noch ein Vertragsformular benutzt haben, das diese Klausel nicht enthält, können Sie die entsprechende Vereinbarung auf einem zusätzlich zu unterschreibenden Beiblatt als Anlage zum Lehrvertrag anfügen.
Beachten Sie auch, dass der für Ihr Unternehmen bzw. für Ihre Auszubildenden zuständige Prüfungsausschuss festlegt, in welchem Datenformat und auf welchen Datenträgern bzw. Cloud Services er das digitale Berichtsheft akzeptiert. Die Unterschriften auf den Ausbildungsnachweisen sollten natürlich idealerweise digital sein. Aber: Nicht jedes Unternehmen ist dazu technisch bereits in der Lage.
In diesem Fall ist es sinnvoll, bei Ihrer zuständigen Lehrlingsrolle nachzufragen, ob eine von Ausbilder und Lehrling unterschriebene Erklärung auf Papier akzeptiert wird. In dieser versichern Sie, dass das Berichtsheft den Vorschriften entspricht.
Wenn Sie auf eine digitale Berichtsheftlösung via App setzen, dann können die Berichtshefte aller Auszubildenden zentral geführt und von den zuständigen Ausbildern kontrolliert werden.
Da Ihre Lehrlinge das Recht haben, ihr Berichtsheft am Ausbildungsort zu führen, müssen Sie ihnen in diesem Fall auch die nötigen Endgeräte wie Smartphone, Tablet, Notebook oder Desktop-PC für diesen Zweck bereitstellen.
Private Endgeräte für die Führung des Berichtsheftes sollten Sie nicht akzeptieren. Das wäre eine geschäftliche Nutzung. Sie könnten dann im Außenverhältnis für entstehende Schäden oder rechtliche Verstöße verantwortlich gemacht werden.
Der Ausweg aus der Haftung ist eine Haftungsausschlusserklärung des Auszubildenden, in der er akzeptiert, dass von Ihrem Unternehmen nur die Verantwortung für die entsprechende Berichtsheft-Anwendung übernommen wird.
Kammern unterstützen digitales Berichtsheft
Es gibt Handwerkskammern, die eine spezifische Variante des Online-Berichtshefts BloK zur Verfügung stellen. BloK ist nach Angaben der Kammern der erste Online-Ausbildungsnachweis, der über alle Lernorte der Berufsausbildung in Deutschland funktioniert.
Die Auszubildenden eines Ausbildungsbetriebes können ihre Berichtshefte hier online führen. Die verantwortlichen betrieblichen Ausbilder sowie die Berufsschullehrer und die überbetrieblichen Ausbilder haben zeit- und ortsunabhängigen Zugriff.
Auch die zuständige Handwerkskammer kann die Berichtshefte zur Prüfung online entgegennehmen. Die Web-Anwendung kann von Auszubildenden und ihren Betrieben kostenlos genutzt werden. Voraussetzung ist, dass sie von der zuständigen Kammer zur Verfügung gestellt wird.
Übrigens: Falls Ihre zuständige Kammer noch keine digitalen Berichtshefte im Prüfungsablauf akzeptiert, können Ihre Auszubildenden dennoch über BloK auch ein Berichtsheft in Papierform für die Prüfung erstellen. Sie können das System in einer Demoversion vorab testen.
Fazit
Unterstützen Sie, wenn möglich, die digitale Erstellung des Berichtsheftes bei Ihren Auszubildenden. Sie brauchen genau diese praktischen digitalen Kenntnisse in Verbindung mit den grundlegenden typischen Fertigkeiten des Handwerksberufs, den sie bei Ihnen erlernen.
Ihr Unternehmen profitiert am Ende von gut ausgebildeten Fachkräften, die keine Scheu haben, digitale Arbeitsweisen einzusetzen, um so die Produktivität zu steigern.
