Werbegeschenke: Wann sind "kleine Aufmerksamkeiten" steuerlich absetzbar?
Was ist ein Werbegeschenk?
Werbegeschenke sind ein sehr gutes Mittel, um bei Kunden im Gedächtnis zu bleiben. Das geht vom Give-away-Klassiker, dem Kugelschreiber, bis zu höherwertigen Werbeartikeln wie Powerbanks oder Trinkflaschen. Für den Erinnerungseffekt sind die Produkte mit dem Logo des Schenkenden bedruckt.
Wie teuer dürfen Werbegeschenke sein?
Damit ein Werbegeschenk steuerlich absetzbar ist, gilt eine preisliche Höchstgrenze. Diese darf nicht überschritten werden. Dabei handelt es sich um eine sogenannte Freigrenze. Das heißt: Liegt der Preis auch nur einen Cent darüber, entfällt die steuerliche Berücksichtigung komplett. Diese Freigrenze liegt laut § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG seit dem Frühjahr 2024 bei einem Nettobetrag von 50 Euro. Sie gilt pro Jahr und pro beschenkte Person. Ist ein Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss die Umsatzsteuer zwingend eingerechnet werden. Ist das Werbegeschenk als Werbeträger gekennzeichnet, zählen auch diese Kosten dazu.
Diese 35-Euro-Grenze gilt jedoch nur für Gegenstände, die auch privat genutzt werden können. Gegenstände, die ausschließlich beruflich genutzt werden, dürfen auch teurer sein. So darf zum Beispiel ein Spezialwerkzeug für einen Handwerker auch dann steuermindernd abgezogen werden, wenn der das Preisschild mehr als 35 Euro ausweist.
Betriebliche Veranlassung für Werbegeschenke
Empfänger von Werbegeschenken sind Kunden und Geschäftspartner und solche, die es werden sollen. Mittlerweile gehört es zum guten Ton, kleine Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen zu vergeben. Es ist jedoch nicht erforderlich, dass ein Geschenk als Werbeträger gekennzeichnet sein muss. Betriebe können auch Gutscheine oder Geldgeschenke
Achtung: Geschenke an Mitarbeiter gehören nicht zu betrieblich veranlassten Werbegeschenken, für sie gelten andere Regeln.
Dokumentation von Werbegeschenken
Die Kosten für Geschenke werden nur dann als Betriebsausgabe anerkannt, wenn sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben zeitnah aufgezeichnet werden. Dies bedeutet die Aufzeichnung auf einem besonderen Konto oder in einer besonderen Spalte der Buchführung. Die Belegablage allein genügt hingegen laut der Rechtsprechung nicht.
Gleichzeitig muss der Name des Empfängers aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg zu ersehen sein. Letzteres ist lediglich entbehrlich, wenn im Hinblick auf die Art des Geschenks wie bei Taschenkalendern, Kugelschreibern und wegen des geringen Werts des einzelnen Geschenks die Vermutung besteht, dass die Freigrenze bei dem Empfänger im jeweiligen Steuerjahr nicht überschritten wird.
Fazit: Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit von Werbegeschenken:
- Das Geschenk muss betrieblich veranlasst sein.
- Es darf keine Gegenleistung geben.
- Die Freigrenze von 35 Euro muss eingehalten werden
- Die Verbuchung erfolgt auf einem Sonderkonto und muss namentlich
Steuerliche Konsequenzen für Empfänger von Werbegeschenken
Für den Empfänger von Werbegeschenken gilt eine 10-Euro-Grenze. Oberhalb dieser Grenze sind Zuwendungen als geldwerte Vorteile zu versteuern. Der Grund ist folgender: Bis zehn Euro nimmt die Finanzverwaltung an, dass es sich um geringwertige Streuartikel handelt. Der schenkende Betrieb hat dann zwei Möglichkeiten:
- Er versteuert das Werbegeschenk nicht und der Beschenkte versteuert es.
- Er versteuert das Werbegeschenk pauschal.
Steuerfrei bleibt der Beschenkte für Mehr-als-10-Euro-Geschenke, wenn das schenkende Unternehmen von der Pauschalversteuerung Gebrauch macht. Laut § 37b EStG liegt dieser Pauschalsteuersatz bei 30 Prozent plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Sozialversicherungsbeiträge werden dabei nicht abgeführt.
Diese Pauschalsteuer sehen Steuerbehörden als Teil der Zuwendung an. Daher ist diese Pauschalsteuer beim Schenkenden nur als Betriebsausgabe abziehbar, wenn insgesamt die 35-Euro-Freigrenze eingehalten wird.
Die Pauschalierung kann nicht angewandt werden, soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr insgesamt den Bruttobetrag von 10.000 Euro übersteigen oder wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 Euro übersteigen.
Achtung: Wählen Unternehmen die Pauschalversteuerung, müssen sie den Beschenkten darüber informieren.
