Kann ich die Betriebsfeier immer komplett absetzen?

Auch als Kleinunternehmer oder Arbeitgeber sollte man vorsichtig sein, denn eine Betriebsfeier muss bestimmte gesetzlich festgelegte Rahmenbedingungen erfüllen. Ist dies nicht der Fall muss man eventuell sogar draufzahlen.

Betriebsfeier steuerlich absetzten - Ja, aber...

Die meisten Arbeitgeber geben bei Betriebsfeiern gerne eine große Summe Geld aus. Dabei gehen sie oftmals von der Vermutung aus, dass die gesamte Summe steuerlich abgesetzt werden kann. Was allerdings falsch ist. Denn die wirkliche, im wahrsten Sinne des Wortes, magische Ziffer lautet 110 Euro.

Die Grenze liegt bei 110 Euro pro Mitarbeiter

Dieser maximale Betrag darf für jeden Mitarbeiter von seitens des Arbeitgebers ausgegeben werden und ist auch unter dem Begriff Freibetrag bekannt. Darin enthalten sind alle anfallenden Kosten der Betriebsfeier darunter auch Essen, Getränke sowie Fixkosten.

Fixkosten sind beispielsweise:

• Personal (Köche, Kellner, usw.)
• Miete für die Location
• Unterhaltung (z. B. Band)
• Helfende Mitarbeiter (Organisation sowie Durchführung der Betriebsfeier)

Sämtliche Kosten werden vom Arbeitgeber durch die teilnehmende Mitarbeiteranzahl geteilt. Auch hier muss man vorsichtig vorgehen. Denn die anfallenden Kosten werden nicht mit der geplanten Anzahl der anwesenden Mitarbeiter verrechnet, sondern mit der Anzahl der wirklich an der Betriebsfeier teilnehmenden Mitarbeiter. Nimmt man an, dass alle Mitarbeiter die zu der Feier eingeladen wurden und zugesagt haben auch kommen, ist es einfach mit den 110 Euro zu rechnen. Erscheinen aber ein paar Arbeitnehmer nicht zur Feier, kann es schnell passieren, dass die Kosten die 110 Euro Grenze überschreiten. Letzten Endes erhöht sich mit zu vielen Absagen der durchschnittliche Preis pro Person und der maximale Freibetrag wird überschritten.

Die anfallende Differenz zum Freibetrag gilt es anschließend zu versteuern. Dieser Vorgang wird auch Geldwerter Vorteil genannt, da auf diesen sowohl normale Lohnnebenkosten als auch Lohnsteuern anfallen. Vor allem auf Mitarbeiter, welche auf geringfügiger Basis beschäftigt sind, hat dies besondere Auswirkungen.

Wann ist es eine Betriebsfeier/Betriebsveranstaltung?

Nicht nur die 110 Euro Grenze als Ausgabemaximum ist im Hinblick einer Betriebsfeier wichtig, sondern auch weitere Bedingungen. Demnach darf laut den gesetzlichen Vorgaben die angesetzte Betriebsfeier höchstens die zweite Feier in diesem Jahr darstellen. Wurden bereits zwei andere Feiern veranstaltet, muss man die Entscheidung treffen, welche Feier steuerlich geltend gemacht wird.

Hinzu kommt, dass alle im Unternehmen, Unternehmensstandort bzw. in der Abteilung arbeitenden Mitarbeiter eingeladen werden müssen. Zu beachten ist für wen die Feier veranstaltet wird. Kommt es zum Ausschluss bestimmter Arbeitnehmergruppen, tritt § 19 Abs. 1 S.1 Nr. 3 EStG in Kraft, sodass es sich bei einer solchen Feier um eine sogenannte begünstigte Betriebsveranstaltung handelt ohne Steuererleichterung.

Besteht ein Großteil der Gäste aus Arbeitnehmern sowie deren Angehörigen, liegt eine normale Betriebsfeier vor, unabhängig vom Anlass der Betriebsveranstaltung wie Weihnachtsfeier etc.. Der Statt und das Finanzamt hat diese Vorkehrung getroffen, da Arbeitgeber gerne auch Partner und Geschäftskunden zur Betriebsfeier einladen. Folglich würde dies nicht dem Charakter einer Betriebsfeier entsprechen.

Einladung von Geschäftspartnern, Geschenke und Ehrungen

Wird die Betriebsfeier vom Arbeitgeber genutzt um beispielsweise das Jubiläum eines Mitarbeiters zu feiern, kann es passieren, dass das Finanzamt die Feier nicht als herkömmliche Betriebsfeier einstuft. Im Lohnsteuerrecht wird dies in $ 19.3 Abs. 2 Nr. 3 näher erklärt sowie erörtert.

Eine ähnliche Situation gilt auch für Geschenke. Demnach fällt der Geldwert eines Geschenks für jeden Mitarbeiter in die maximal erlaubte Summe von 110 Euro. Wird also vom Vorgesetzten zu viel geschenkt, können erneut Steuerzahlungen anfallen, die man später nicht abschreiben kann.

Beispiel 1: Während einer Betriebsfeier bekommen alle Teilnehmer ein Sachgeschenk im Wert von knapp dreißig Euro. Pro Kopf betragen die restlichen Kosten der Betriebsfeier etwa achtzig Euro. Wird das Sachgeschenk zur restlichen Summe addiert, erkennt man, dass die 110 Euro Grenze nicht überschritten wurde und demnach kein sogenannter „steuerpflichtiger geldwerter Vorteil“ vorliegt.

Beispiel 2: Sämtliche Teilnehmer einer Weihnachtsfeier erhalten ein Sachgeschenk im Wert von knapp siebzig Euro. Pro Kopf betragen die restlichen Kosten der Weihnachtsfeier fünfzig Euro. Folglich betragen die Zuwendungen 120 Euro, sodass der Freibetrag um zehn Euro überstiegen wird. Demnach kommt es in dieser Höhe zu einem „geldwerten Vorteil“, den der Arbeitgeber für fünfundzwanzig Prozent (Pauschsteuersatz) versteuern kann. Dabei kann auch der Sachgeschenk-Wert außer Acht gelassen werden, der die sechzig Euro übersteigt, denn das Sachgeschenk wurde während der Feier ausgeteilt und ist daher innerhalb des Freibetrages von den Steuern befreit.

Wie bereits erklärt müssen die Teilnehmer einer solchen Feier überwiegend aus Angestellten sowie deren Angehörigen bestehen. Dennoch ist es nicht verboten, Geschäftskunden oder Partner einzuladen, wenn man ein paar Regeln beachtet. So kann man sich auf die Bewirtungsaufwendungen beziehen, das heißt sämtliche Belege und Quittungen der Geschäftskunden müssen getrennt vorliegen. Anschließend erfolgt die Aufzeichnung dieser Quittungen und Belege gesondert innerhalb der Buchführung.

Minijobber im Auge behalten

Zum Abschreiben sämtlicher Kriterien erfolgt die Bewertung der Arbeitnehmer gleich, auch die der angestellten Minijobber. Werden die Maximalkosten von 110 Euro allerdings überschritten, ergibt sich für den Arbeitgeber ein Problem. Der maximale Verdienst eines Minijobbers liegt bei insgesamt 450 Euro. Überschreitet man die Kosten pro Mitarbeiter werden die Kosten vom Finanzamt zu den Mitarbeitergehältern addiert, denn mit Überschreiten des Betrages hat sich die Summe in Lohnkosten umgewandelt. Da ein Minijobber dann mehr als die herkömmlichen 450 Euro pro Monat verdient, spricht man nun nicht mehr von einer geringfügigen Beschäftigung, sondern von einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer. Infolgedessen ist die Steuerlast sowohl für Arbeitnehmer als auch -geber höher.

Reisekosten während der Betriebsveranstaltung

Die Kosten, die während der Hin- sowie Rückfahrt vom Einsatzort zur Betriebsfeier für den Arbeitnehmer entstehen, müssen ebenfalls mit dem Freibetrag verrechnet werden. Die Kosten für den Arbeitnehmer können allerdings auch als Reisekosten behandelt werden, sollte die Betriebsfeier an einem Ort außerhalb der Tätigkeitsstelle veranstaltet werden. Folglich ist in einem solchen Fall eine vom Arbeitgeber vorgenommene steuerfreie Erstattung möglich. (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG)

Beispiel: Die Mitarbeiter, deren Tätigkeitsstelle an einem entfernten Standort liegt, reisen zur Zentrale des Unternehmens. Von dort fahren sie mit einem Bus (der vom Arbeitgeber organisiert wurde) gemeinsam zum Veranstaltungsort. Die Kosten, die für die Fahrt zur Zentrale des Unternehmens aufgebracht wurden, gelten den obigen Angaben zufolge als Reisekosten. Wohingegen die gemeinsame Fahrt im Bus zu den Kosten der Betriebsfeier hinzugerechnet werden, da der Arbeitgeber diese organisiert hat.

Übrigens: Bis Ende 2014 gab es die sogenannte Freigrenze statt dem Freibetrag. Der Arbeitgeber musste bis zu diesem Zeitpunkt sämtliche Kosten, die bei einer Betriebsfeier entstanden sind versteuern, wurde der Betrag um nur einen Cent überschritten.