Buchhaltung im Handwerk: Was sind die Herausforderungen und Möglichkeiten?

Die Buchhaltung ist nicht nur eine gesetzlich vorgeschriebene Erfordernis, der jedes Unternehmen in Deutschland in einer vorgegebenen Form nachzukommen hat. Vielmehr stellt insbesondere die Buchhaltung im Handwerk eine unverzichtbare Kontrollinstanz, um stets einen Überblick über die finanzielle Lage sowie über die wirtschaftliche Entwicklung des Betriebs zu erhalten.

Welche Aufgaben erfüllt die Buchhaltung im Handwerk? 

Der Gesetzgeber gibt im Handelsgesetzbuch in § 239 HGB sowie in der Abgabenordnung in § 146 AO die Grundsätze vor, gemäß derer Unternehmen ihre Buchhaltung ausgestalten müssen. Die Buchhaltung hat demnach die grundlegende Aufgabe, sämtliche Geschäftsvorfälle innerhalb eines Betriebs fortlaufend und lückenlos zu erfassen und zu buchen sowie die dabei entstehenden Geschäftsunterlagen systematisch zu ordnen und aufzubewahren. Daraus ergibt sich, dass die Buchhaltung nicht nur Wertzugänge und -abgänge erfasst und ordnet.

Vielmehr erlangt das Unternehmen Kenntnisse über Wertveränderungen, die sich innerhalb festgelegter Zeiträume entwickeln. Insbesondere ist für jeden Betrieb die Ermittlung des Unternehmensgewinns von zentraler Bedeutung. Danach richten sich nicht nur Investitionen, Anpassungen und Personalveränderungen, sondern auch die Ausgestaltung des betrieblichen Angebotes aus. Zudem hat die Buchhaltung die Geschäftsunterlagen des Betriebs zu organisieren und die Steuererklärungen an das Finanzamt zu übermitteln. In Betrieben mit doppelter Buchführung muss die Buchhaltung zudem den Jahresabschluss mit Bilanz erstellen.    

Welche Herausforderungen stellt die Buchhaltung im Handwerk? 

Da die Buchhaltung strengen gesetzlichen Regelungen unterliegt, müssen Handwerksbetriebe ihrer Umsetzung die erforderliche Aufmerksamkeit und Sorgfalt zukommen lassen. Zu den gesetzlichen Vorschriften gehören neben der systematischen Erfassung von Geschäftsvorfällen in zeitlicher Abfolge auch die Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung GoB sowie die GoBD für die elektronische Buchhaltung.

Zu den wichtigsten Grundsätzen der GoB und GoBD gehören neben zahlreichen weiteren Vorgaben die zeitnahe und fortlaufende Buchung von Geschäftsvorgängen. Dabei darf keine Buchung ohne Beleg vorgenommen werden. Zudem sind die Belege gemäß genauer Vorschriften aufzubewahren und über mehrere Jahre hinweg zu archivieren. Um alle gesetzlichen Vorgaben ordnungsgemäß zu erfüllen, ist nicht nur die Kenntnis über entsprechende Regelungen erforderlich. Die Buchhaltung im Handwerksbetrieb muss zudem über die notwendigen Instrumente und ausreichend Zeit verfügen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.   

Welche Möglichkeiten bieten sich für die Buchhaltung im Handwerk? 

Handwerksbetriebe haben die Möglichkeit, die Buchhaltung selbst zu erstellen, eine eigene Abteilung für die Buchhaltung innerhalb des Betriebs zu installieren, um die Aufgabe durch Fachpersonal zu erfüllen oder aber die Buchhaltung an eine Steuerkanzlei oder eine andere externe Stelle auszulagern. Die Wahl der richtigen Ausgestaltung der Buchhaltung hängt in erster Linie von der Größe des Handwerksbetriebs und der Zusammensetzung der Aufgaben ab. Je komplexer die Aufgaben werden, umso wichtiger wird der Einsatz von Fachpersonal in der Buchhaltung.

Ein Ein-Mann-Betrieb hingegen, der eine überschaubare Anzahl von Aufträgen bearbeitet, kann die Buchhaltung auch selbst erledigen. Beschäftigt der Betrieb hingegen mehrere Mitarbeiter oder verfügt er über ein umfangreiches Materiallager, dann nimmt die Buchhaltung an Komplexität in einem Ausmaß zu, sodass für ihre Bearbeitung Fachpersonal erforderlich wird.  

Wie können Handwerksbetriebe ihre Buchhaltung optimieren? 

Um die Buchhaltung ordnungsgemäß und laut der gesetzlichen Vorgaben umzusetzen, kann ein Steuerberater für die abschließenden Steuererklärungen hinzugezogen werden. Die Buchhaltung des Handwerksbetriebs kann die Unterlagen in Form der vorbereitenden Buchhaltung laufend einpflegen und so weit aufbereiten, dass diese für die Erstellung der Steuererklärungen an eine Steuerkanzlei weitergeleitet werden können.

Insbesondere Handwerksbetriebe, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, sollten ihre Buchhaltung in enger Zusammenarbeit zwischen der Buchhaltungsabteilung und einer Steuerkanzlei erstellen.  

Professionelle Buchhaltungssoftware für die Buchhaltung im Handwerk 

Unabhängig vom anfallenden Arbeitsumfang innerhalb der Buchhaltung ist im Handwerksbetrieb zudem stets der Einsatz einer professionellen Buchhaltungssoftware zu empfehlen. Eine professionelle Software bereitet die Unterlagen für den Steuerberater ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand für die Buchhaltungsabteilung auf. Inzwischen verfügen Buchhaltungsprogramme in der Regel über Schnittstellen, über die die Daten aus der Buchhaltung elektronisch an die Steuerkanzlei übermittelt werden können. Die gut organisierte Aufbereitung der Unterlagen und deren unkomplizierte Übertragung an das Steuerbüro senkt zudem den Aufwand für den Steuerberater und damit die Beratungskosten.   

Buchhaltung im Handwerk – selbst erledigen ist möglich 

Aber auch ohne die Inanspruchnahme einer externen Steuerkanzlei oder einer innerbetrieblichen buchhalterischen Fachabteilung können kleine bis mittelgroße Handwerksbetriebe ihre Buchhaltung selbst bearbeiten und ihre Steuererklärungen rechtssicher erstellen. Grundsätzlich ist hierfür der Einsatz einer professionellen Buchhaltungssoftware erforderlich, deren Bedienung in der Regel jedoch sehr schnell erlernt werden kann. In der Praxis zeigen sich viele Beispiele von engagierten Handwerksbetrieben, die sich mit der Buchhaltung fachlich ausreichend auseinandergesetzt und somit in die Lage versetzt haben, ihre Buchhaltung selbst zu übernehmen. Handwerksbetriebe, die ihre Buchhaltung in die eigenen Hände nehmen, profitieren von zahlreichen Vorteilen.  

Welche Vorteile ergeben sich für die selbst bearbeitete Buchhaltung im Handwerk? 

So haben sie sämtliche Kennzahlen stets im Blick und können jederzeit eine Bewertung ihrer finanziellen Möglichkeiten oder der wirtschaftlichen Entwicklung vornehmen. Wer mit Online Banking arbeitet, der kann seine Buchungen fast zeitgleich ausführen und so für eine positive Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern sorgen. Zudem kann die Buchhaltung innerhalb des Betriebs schnelle Auswertungen durch Aufstellungen von Gewinn- und Verlustrechnungen erhalten. Stets ist ausreichend Überblick über betriebswirtschaftliche Ergebnisse vorhanden, die zu jedem Zeitpunkt analysiert werden können.

Die Ergebnisse der Analysen fließen automatisch in die Führung des Betriebs, in Entscheidungen und Planungen mit ein. So können auch sehr kurzfristig wichtige Entscheidungen getroffen werden, die wichtige Impulse setzen und den Betrieb in seiner Wirtschaftlichkeit unterstützen. Darüber hinaus trägt die stets verfügbare Übersicht über die betrieblichen Geschäftsvorfälle dazu bei, dass Investoren und Banken innerhalb von kurzer Zeit professionell aufbereitete Kennzahlen und Auswertungen vorgelegt werden können.

Der Autor Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, einer webbasierten Buchhaltungssoftware für Selbstständige, Startups und KMU. Mit seiner Leidenschaft für strategische Unternehmens- und Produktentwicklung gründete Thies bereits während seines Studiums ein Unternehmen. Heute blickt der Vollblut-Onliner auf über zehn Jahre Erfahrungen als Führungskraft zurück und konnte viele Unternehmen mit aufbauen.