So werden Sie bei Probenahmen den Vorgaben der TrinkwV gerecht

Kurz gesagt: Der Betreiber bzw. UsI (Unternehmer und sonstige Inhaber) bzw. die jeweilige Hausverwaltung darf die Untersuchung auf Legionellen inklusive der Probenahme ausschließlich direkt an ein zugelassenes Labor beauftragen. Der Auftrag zur Probenahme und ggf. Analyse darf nicht (und durfte eigentlich noch nie) einem Dienstleister erteilt werden, der selbst kein Labor ist. Außerdem muss sich der Untersuchungsauftrag auf die jeweils dazugehörende Probennahme erstrecken.

Bereits seit der ersten Änderung der TrinkwV im Jahr 2011 müssen auch vermietete Objekte und Anlagen, die Trinkwasser gewerblich nutzen oder abgeben, regelmäßig auf Legionellen untersucht werden. Zu dieser Zeit mussten von heute auf morgen unglaublich viele Proben genommen und analysiert werden, was zur Folge hatte, dass schnell möglichst viel Personal zur Probenentnahme zur Verfügung stehen musste.

Die Idee zur Lösung des Dilemmas war: Wenn der Heizungsableser oder der Installateur ohnehin schon in der Liegenschaft war, konnte er bei der Gelegenheit gleich auch die Trinkwasserprobe mitnehmen.

Gründe für fehlerhafte Ergebnisse

Der Grund, warum diese Vorgaben der TrinkwV konkretisiert wurden, ist vermutlich darin zu sehen, dass die Qualität der Probenahme-Prozedur vor Ort häufig sehr unbefriedigend war. Obwohl sie einen nicht unerheblichen Einfluss auf das Analyse-Ergebnis hat.

Entscheidende Einflussfaktoren für oder gegen einen Legionellen-Befund sind beispielsweise:

• Die Probenahmestelle wird nicht korrekt desinfiziert,
• Der Probenbehälter wird mangels Hygiene kontaminiert,
• Vor der Entnahme läuft zu viel oder zu wenig Wasser ab,
• Mischwasser statt Warmwasser wird entnommen,
• Proben werden unter „anlassbezogen“ erhöhten Speichertemperaturen entnommen,
• Proben kommen mit zu hohen oder zu niedrigen Temperaturen oder nach zu langer Transportdauer im Labor an.

Wer haftet bei Fehlern?

Die Probenahme-Qualität und die Unparteilichkeit der Probenehmer ist vor allem für das Labor und seinen Leiter haftungsrelevant, da dieser für die Einhaltung und Sicherstellung der gesetzlichen Vorgaben im gesamten Prozess rechtlich verantwortlich ist. Er darf keinen kommerziellen, finanziellen oder sonstigen Druck zulassen, der die Unparteilichkeit gefährdet. Dies gilt auch für Risiken, die aus weiteren geschäftlichen Beziehungen seines Personals entstehen könnten.

Unsicherheit bei Auftraggebern und Auftragnehmern

Es herrscht jedoch weiterhin sowohl bei Betreibern als auch bei Laboren und Probenehmern Unklarheit und Unsicherheit über die Auslegung der rechtlichen Vorschriften in Bezug auf die Frage, wer denn nun Probenahmen durchführen, wer das Labor beauftragen darf und wer nicht.

Das hat nun viele der bisher etablierten Probenahme-Dienstleister in eine gewisse Bredouille gebracht. Installateur-Betriebe, die ihren bestehenden Kunden mit einem zusätzlichen Service dienlich sein wollten, genauso wie Probenahme- oder Messdienstleister, die bereits aus anderen Tätigkeitsgebieten über umfangreiche Adressverzeichnisse der gleichen Zielgruppe verfügten, sehen sich nunmehr eines doch recht lukrativen Standbeines beraubt. Sie suchen oder konstruieren nach wie vor Gesetzes-Lücken oder -Interpretationen, um sich diese Einnahmequelle weiterhin zu sichern. Dienstleister berufen sich auf langjährig abgeschlossene Verträge, verknüpfen die Probenahme mit dem Service der Gefährdungsanalyse und Wartung oder garantieren sogar legionellenfreie Ergebnisse. Das Oberlandesgericht München hat jedoch zuletzt im März 2019 klargestellt, dass diese Auftrags-Konstrukte nicht mit geltendem Recht in Einklang stehen (Az.: 18 U 3292 / 18 Pre).

Im Gegensatz dazu sehen sich die Labore nun gezwungen, neben der reinen Analytik auch (falls nicht schon geschehen) die Aufgaben des Probenahme-Prozederes inklusive Kundenpflege und Probenahme-Logistik zu verantworten. Sie müssen statt weniger Dienstleister-Kundendaten nun viele einzelne Liegenschaften – sprich Kunden – verwalten und dementsprechend auch das infrastrukturelle, rechtliche und finanzielle Risiko für die Probenahme bei den einzelnen Kunden bzw. dem jeweiligen Probenehmer tragen.

Wer gewährleistet eine fachkundige Probenahme?

Ob man nach einem eintägigen Schnell-Seminar fachlich dazu in der Lage ist, mikrobiologische Proben nach sehr strengen und umfangreichen Vorschriften zu entnehmen, lässt sich bezweifeln. Es ist daher wichtig, dass der Probenehmer einerseits gut ausgebildet ist, ein gewisses Vorwissen und Erfahrung im Umgang mit Trinkwasser-Installationen und mikrobiologischer Probennahme mitbringt und andererseits auch unbefangen arbeitet, also unabhängig von anderen wirtschaftlichen Interessen in Liegenschaften Proben entnimmt.

Wenn also beispielsweise ein Messdienstleister unausgebildete Hilfskräfte zum Werte-Ablesen und gleichzeitig zur Probenentnahme schickt, ist es fraglich, ob sich diese Hilfskraft auch der Verantwortung im Umgang mit mikrobiologisch zu untersuchenden Laborproben bewusst ist.

Auch das Installations-Unternehmen, welches dem UsI bereits aus anderen Aufträgen der Hausinstallation verbunden ist, möchte verständlicherweise weder sich selbst noch seinen Kunden mit einem Positiv-Befund „in die Pfanne hauen“. Er würde ja damit gleichzeitig sein eigenes Unvermögen demonstrieren, eine mangelfreie Trinkwasseranlage installieren zu können. Er gilt damit automatisch als befangen, da sein wirtschaftliches Interesse in einer weiterhin ertragreichen Kundenverbindung zu sehen ist.

Nun gilt es also, ein weiteres Dilemma zu lösen: Die bisherigen Probenehmer und Dienstleister wollen nicht arbeits-/einkommenslos werden, und die Labore müssen ihrerseits nun eigene Probenehmer vorhalten und viele Einzelkunden verwalten (ein nicht zu unterschätzender, hoher administrativer Aufwand).

Wo steht das?

Die rechtliche Herleitung der getroffenen Aussagen.

• § 14b Absatz 2 TrinkwV besagt, dass sich der Untersuchungsauftrag auch auf die jeweils dazugehörende Probennahme erstrecken muss.
• § 15 Absatz 4 TrinkwV betont: „…Untersuchungen des Trinkwassers einschließlich der Probennahmen dürfen nur von dafür zugelassenen Untersuchungsstellen durchgeführt werden“.
• Die nach § 14b Absatz 3 TrinkwV rechtsverbindliche Empfehlung des Umweltbundesamtes zu systemischen Untersuchungen von Trinkwasser-Installationen auf Legionellen […] vom 18.12.2018 fordert unter Punkt 5 ausdrücklich die Unabhängigkeit und Unparteilichkeit der Probennehmer.
• Nach DIN EN ISO/IEC 17025 Punkt 4.1 ist das Labor dafür verantwortlich, dass die Unparteilichkeit sichergestellt ist. Es darf keinen kommerziellen, finanziellen oder sonstigen Druck zulassen, der die Unparteilichkeit gefährdet. Dies gilt auch für Risiken, die aus den Beziehungen seines Personals entstehen.
• Die Amtlichen Hinweise für Trinkwasseruntersuchungsstellen der DAkkS vom 14.05.18 verdeutlichen und vertiefen diese Vorschriften nochmals.

Ein weitverbreitetes Missverständnis der heute leider immer noch anzutreffenden Probenahme-Praxis beruht auf der Tatsache, dass in der TrinkwV und den Regelwerken immer von „Aufträgen“ die Rede ist. Den Wenigsten ist bewusst, dass im rechtlichen Sinne bei einer Auftragserteilung ein Vertrag zwischen zwei Parteien (Auftraggeber – Auftragnehmer) zustande kommt, welcher – vereinfacht ausgedrückt – auch die Rechnungs- bzw. Zahlungsabwicklung ausschließlich zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer erfordert.

Die rechtswirksame Auftragserteilung einer Analytik inklusive Beprobung vom Auftraggeber (UsI) an den Auftragnehmer (Labor) beinhaltet demzufolge logischerweise immer auch die Rechnungsstellung unmittelbar vom Labor zurück an den UsI, und der Auftraggeber bezahlt diese Rechnung direkt an das Labor (und nicht an den Probenehmer oder Dienstleister).

Das Labor wiederum darf durchaus – neben den fest angestellten internen Probenehmern – externe Probenehmer (i.d.R. selbständige Subunternehmer) beauftragen, sofern sie im QM-System des Labors integriert sind. Das wiederum bedeutet, dass ein separates Rechtsgeschäft über die Probenahme zwischen Labor und einem externem Probenehmer abläuft. Auftraggeber ist nun das Labor, Auftragnehmer der Probenehmer. Das Labor bezahlt also den Probenehmer.

Damit ist im Umkehrschluss völlig klar, dass jedwede vertragliche Vereinbarung zur Beauftragung von Probennahmen zwischen UsI und Probennehmer bzw. anderen Dienstleistern zumindest im Widerspruch zu den vorgenannten §§, DIN-Normen und amtlichen Empfehlungen stehen. Solche Vereinbarungen widersprechen den Vorgaben der TrinkwV.

Das Landgericht Hanau hat bereits in seinem Urteil 4 O 1204/15 vom 13.06.2016 klargestellt, dass eine den Vorgaben der Trinkwasserverordnung nicht entsprechende Probenahme eine subjektiv unmögliche Leistung ist, wenn der verpflichtete Probenehmer (hier ein Installationsunternehmen) nicht die Anforderungen an eine Untersuchungsstelle erfüllt.

§ 15 Abs. 4 Satz 1 der TrinkwV stellt ausdrücklich das Erfordernis auf, dass nicht nur die Untersuchung durch eine zugelassene Untersuchungsstelle zu erfolgen hat, sondern auch die jeweilige Probenahme. Das bedeutet, dass es aus rechtlicher Sicht gar kein Vertragsverhältnis zwischen Endkunde (UsI) und Probenehmer bzw. Dienstleister geben kann.

In der Urteilsbegründung hieß es „Unstreitig ist zwar, dass das Labor, das die Untersuchung der vom Beklagten entnommenen Proben durchgeführt hat, eine zugelassene Untersuchungsstelle ist. Ebenso unstreitig ist der Beklagte dies jedoch nicht. Er selbst verfügt weder über eine behördliche Zulassung, noch ist er in einer der Landeslisten verzeichnet.“ Der beklagte Installateur musste in der Folge die komplette Rechnungssumme für Probenahme und Untersuchung des Trinkwassers an die Eigentümergemeinschaft zurückzahlen.

Hier zeigt sich, dass es aus rechtlicher Sicht gar kein Vertragsverhältnis zwischen Endkunde (UsI) und Probenehmer bzw. Dienstleister, der selbst kein Labor ist, geben kann bzw. darf.

Aufgaben-Umverteilung und verschiedene Vertragsverhältnisse

Häufig wird von Dienstleistern das Argument herangezogen, dass die Hausverwaltung oder Eigentümer sich ja bei der Erfüllung ihrer Pflichten auch durch Dritte vertreten lassen könnten, und deswegen könne man ja durchaus einen Dienstleister mit der kompletten Abwicklung betrauen.  Die Beauftragung oder Bevollmächtigung von Dritten bezieht sich jedoch lediglich auf Handlungsvollmachten durch Eigentümer oder Betreiber an Hausverwaltungen im Rahmen der Gebäudeverwaltung, welche demzufolge im Auftrag und für Rechnung des UsI als Auftraggeber agieren. Dieses Argument ist also in keiner Hinsicht relevant.

Im Grunde genommen geht die Tatsache, dass ein UsI auch jemand anderen mit der Wahrung seiner Verpflichtungen beauftragen kann, nur aus einem Nebensatz in § 15a TrinkwV hervor. Hier heißt es u.a., dass bei der Anzeige gegenüber dem Gesundheitsamt auch die Adressdaten des UsI oder der in seinem Auftrag handelnden Person übermittelt werden müssen. Weitere Hinweise, dass der UsI einen anderen beauftragen darf, gibt es in der TrinkwV nicht. Es handelt sich hierbei lediglich um ein reines Botenverhältnis, d.h. der UsI beauftragt jemanden in seinem (des UsIs) Namen einen Auftrag an ein Labor weiterzuleiten, da der UsI damit seine Verpflichtungen nach TrinkwV erfüllen möchte.

Für diese Leistungen (Beauftragung des Labors im Namen und für Rechnung des UsI, Absprachen und Terminkoordination mit Labor und Bewohnern etc.) kann der Dienstleister dann im Rahmen der Beauftragung auch ggf. ein Entgelt vom UsI verlangen. Das durch den „Organisations-Dienstleister“ beauftragte Labor schickt seine Rechnung dann aber unmittelbar an den UsI als Auftraggeber.

Wie kann also eine rechtssichere Konstellation zwischen Betreiber (UsI), Labor und Probenehmer aussehen?

• Der Betreiber/die Hausverwaltung (UsI) beauftragt das Labor für die Analytik inklusive Probenahme
• Das Labor beauftragt und bezahlt wiederum seinen internen oder externen Probenehmer. Das Labor ist verantwortlich für die Arbeit und Unbefangenheit des Probenehmers
• Der Probenehmer ist verantwortlich für die korrekte Probenahme und den Transport der Proben ins Labor
• Das Labor schickt Befund und Rechnung an UsI (bzw. bei Positiv-Befund auch ans Gesundheitsamt)

Gerechte Kostenverteilung

Der Probenehmer, der ursprünglich im Auftrag des Betreibers oder der Hausverwaltung die Probenahmen selbst durchgeführt hat, kann im Prinzip weiterhin Probenehmer bleiben - es ändert sich lediglich das Vertragsverhältnis. Wo bisher der Betreiber (UsI) sein Kunde war, ist jetzt das Labor sein Kunde bzw. Auftraggeber, sofern er durch das Labor als externer Probenehmer in deren Qualitätsmanagement-System integriert wurde. Damit fällt dem Probenehmer jedoch der zusätzliche Gewinn des Dienstleisters weg, den er in der Vergangenheit auch mitsamt der Laboruntersuchung an den Betreiber mit angemessenem Aufschlag weiterberechnet hat.

Nun steht aber immer noch die Frage im Raum, wie die Labore den logistischen und verwaltungstechnischen Mehraufwand der vielen Liegenschaften gestemmt bekommen.

Dazu könnte sich das Labor das teilweise bereits vorhandene Know-how bisheriger Dienstleister (jetzt beauftragte, externe Probenehmer) zunutze machen, da diese bereits Erfahrung in Termin- und Tourenlogistik sowie oft auch die Kundendaten mitbringen. Der dadurch entstehende Aufwand für den Probenehmer (Tourenplanung, Terminvereinbarungen etc.) muss natürlich in die Kalkulation mit einbezogen werden. Wobei bei Übergabe von Kundendaten natürlich die Vorgaben der DSGVO berücksichtigt werden müssen.

Da der bisherige Dienstleister früher i.d.R. neben der reinen Probenahme auch bereits diverse organisatorische Serviceleistungen übernommen hat, welche er durch seine Marge bei der Berechnung an den UsI bezahlt bekam, muss dieser Aufwand nun mit der Probenahme-Vergütung durch das Labor vergütet werden. Anders herum entfällt beim bisherigen Dienstleister das Zahlungsausfallrisiko, welches nun beim Labor liegt und für dieses eine entsprechende Marge rechtfertigt. Letztendlich dürfte sich also nach den kaufmännischen Kalkulations-Grundsätzen der Preis für die Endkunden kaum verändern, da lediglich eine Verschiebung und Umverteilung der Kostenstruktur stattgefunden haben sollte.

Je nach Labor und Kunde kann der externe Probenehmer verschiedene Aufgaben übernehmen und als Aufwand in seiner Kostenstruktur berücksichtigen:

• Zeitaufwand für Terminkoordination mit der Hausverwaltung, den Mietern und Bewohnern,
• Zeitaufwand für Datensatz-Pflege,
• eigenes Arbeitswerkzeug,
• Fahrtkosten bzw. eigenes Fahrzeug,
• Zeitaufwand für die Probenahme vor Ort
• Transportkosten zum Labor,
• Nacharbeit für die elektronische Verarbeitung und Daten-Übergabe an das Labor,
• Ausfallentschädigung bei unverschuldeter, nicht möglicher Probenahme

Fazit

„Trinkwasserfachbetrieben", Service-Unternehmen und Messdienstleistern ist es spätestens seit der 4. Novelle zur Trinkwasserverordnung nicht mehr gestattet, Untersuchungen an Trinkwasser-Installationen nach Trinkwasserverordnung auf eigene Rechnung durchzuführen.

Wer als Probenehmer vom Labor in eine Liegenschaft entsandt wird, um Proben gem. TrinkwV zu entnehmen, kann bei diesem Kunden keine weiteren Aufträge übernehmen für z.B. Gefährdungsanalysen oder Sanierungs- bzw. Desinfektionsmaßnahmen. Es würde in der Regel eine nicht hinnehmbare Gefährdung der Unparteilichkeit darstellen, wenn der externe Probennehmer aufgrund weiterer Aufträge „im Lager“ des Unternehmers und sonstigen Inhabers einer Wasserversorgungsanlage (Kunde des Trinkwasserlabors) steht, da in dieser Konstellation Zweifel über möglichen kommerziellen, finanziellen oder sonstigen Druck regelmäßig nicht ausgeräumt werden können.

 Über die Autoren:

Alexandra Bürschgens ist Trinkwasser-Hygienetechnikerin, Hendrik Hunold Fachanwalt für Bau- & Architektenrecht.