Teures Versäumnis: Die Verjährung von Forderungen

Es ist schon ärgerlich genug, offene Forderungen über einen langen Zeitraum nicht realisieren zu können. Wie viel ärgerlicher ist es dann erst, solche Forderungen und offene Rechnungen auf Grund des eigenen Verhaltens völlig zu verlieren. „Und zumeist vor allem unnötig“, so Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH.

„Leider erlebe ich es im Arbeitsalltag noch viel zu häufig, dass Gläubiger auf ihre Forderungen endgültig verzichten müssen, weil sie die Verjährungsfristen nicht im Auge behalten haben bzw. nicht rechtzeitig tätig geworden sind."

Bern Drumann erläutert in diesem Beitrag, warum die Verjährung von Forderungen vermieden werden sollte, welche Verjährungsfristen es zu beachten gilt und wie man die Fristen verlängern kann, um keine Ansprüche zu verlieren.

Wichtiger Stichtag: 31. Dezember

„Jeder Mensch kann wohl ihm wichtige, immer wiederkehrende Daten eines Jahres benennen, wie z.B. den eigenen oder den Geburtstag von Familienangehörigen und Freunden oder auch Feiertage wie Weihnachten am 24.12.", so Bernd Drumann.

"Wer offene Forderungen hat, der sollte daneben aber auch den 31.12. als Verjährungsstichtag zwingend ‚auf dem Schirm‘ haben. Und ähnlich, wie man z.B. Festvorbereitungen trifft oder sich rechtzeitig Gedanken über Geschenke macht, so sollten auch alle offenen Forderungen bereits geraume Zeit vor dem 31. Dezember auf ihre Verjährung hin überprüft werden.

Wann verjährt eine Forderung? Die wichtigsten Verjährungsfristen:

Rechtliche Ansprüche können nur innerhalb eines genau gesetzlich definierten Zeitrahmens durchgesetzt werden. Die Verjährung macht grundsätzlich das Ende eines solchen Zeitrahmens kenntlich. Es gibt unterschiedliche Verjährungsfristen:

• Sechsmonatige Verjährungsfrist: Gilt z.B. für Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache (gerechnet von der Rückgabe der Mietsache).
• 30 Jahre: Für Ansprüche aus rechtskräftigen Urteilen und Vollstreckungsbescheiden hingegen beträgt die Verjährungsfrist sogar 30 Jahre.
• 5 Jahre: Frist für Mängelansprüche.
• Drei Jahre: Die Mehrheit der offenen Forderungen verjährt nach drei Jahren.

Die ‚regelmäßige Verjährung‘ für offene Rechnungen beträgt also drei Jahre und beginnt frühestens mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, also mit Ablauf des 31. Dezember. Drei Jahre später um Mitternacht (24 Uhr) des 31.12. endet sie. Für eine Forderung, die im Jahr 2020 entstanden ist, beginnt die Verjährungsfrist mit Ablauf des 31.12.2020 und endet somit um 24.00 Uhr des 31.12.2023.

Zu beachten ist hier: Beginn der Frist ist der Zeitpunkt, zu dem die Forderung fällig geworden ist, nicht das Datum der Rechnungsstellung. Ein (noch) späterer Verjährungsbeginn kommt insbesondere in Betracht, wenn der Gläubiger die Forderung oder den Schuldner zunächst nicht kannte und ihm insoweit auch keine grobe Fahrlässigkeit vorzuwerfen ist.

Hemmung der Verjährung

Durch ‚Hemmung‘ kann eine Verjährung gestoppt werden, aber generell nur so lange, wie der Hemmungsgrund vorliegt. Fällt dieser Grund weg, läuft auch die Frist weiter. Die Dauer der Hemmung wird der Frist hinzugerechnet.

Ein Hemmungsgrund kann z.B. sein, dass Gläubiger und Schuldner über die Forderung oder die ihr zu Grunde liegenden Umstände verhandeln bzw. im Gespräch sind. Auch die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens ist grundsätzlich zur Hemmung der Verjährung geeignet und sogar noch eine ‚Lösung auf den letzten Drücker‘. Denn dafür muss spätestens am letzten Tag der Verjährungsfrist der Antrag auf den Erlass eines gerichtlichen Mahnbescheides im Original und ohne formelle Mängel bei Gericht eingereicht sein.

Neubeginn der Verjährung erwirken

Wenn man entdeckt, dass eine Forderung zu verjähren droht, wäre es zu schön, könnte man den Neubeginn der Verjährungsfrist einfach dadurch erreichen, dass man mal eben schnell wieder eine Mahnung an den Schuldner schickt. Aber solch eine einseitige Handlung reicht dafür nicht aus.

Der Schuldner muss seine Schuld (möglichst schriftlich!) anerkennen! Als solches Anerkenntnis kann u. U. auch schon eine Zins- oder Abschlagszahlung gelten. Auch eine behördlich oder gerichtlich beantragte oder vorgenommene Vollstreckungshandlung kann den Neubeginn der Verjährung bewirken. Hier gilt jedoch, ebenso wie für das Schuldanerkenntnis, dass die neue Frist mit ‚Eintritt des Ereignisses‘ beginnt und nicht mit Ablauf des Jahres, in dem besagtes Ereignis (Anerkenntnis oder Vollstreckungshandlung) eingetreten ist.

Hat der Schuldner eine Teilzahlung geleistet, kommt das nicht zwingend einem Gesamtschuldanerkenntnis gleich. Hier kann eventuell die Bezeichnung des Verwendungszwecks der Zahlung (z. B. Teilzahlung, Einmalzahlung …) Aufschluss über die Sichtweise bzw. Intention des Schuldners geben. Liegt kein Gesamtschuldanerkenntnis vor, sollte man erst einmal davon ausgehen, dass der Rest der Forderung bestritten ist und hierfür die Verjährungsfrist nicht zwingend neu beginnt.

Schriftliche Vereinbarungen mit dem Schuldner

Droht einer Forderung das Ende der Verjährungsfrist, so hat der Gläubiger auch die Möglichkeit, mit dem Schuldner eine Vereinbarung zu treffen, dass die Verjährungsfrist verlängert wird. Oder er kann den Schuldner bitten, auf die ‚Einrede der Verjährung‘ (ggf. auch nur für eine gewisse Zeitspanne) zu verzichten. (Einrede der Verjährung meint das Recht des Schuldners, die Bezahlung einer Geldforderung zu verweigern, sobald die Verjährungsfrist dafür abgelaufen ist.)

Das kann besonders dann sinnvoll sein, wenn der Gläubiger sonst die Hemmung der Verjährung durch einen Antrag auf Erlass eines gerichtlichen Mahnbescheides erwirken würde (s.o.), was mit zusätzlichen Kosten für den Schuldner verbunden wäre. Darüber hinaus erspart solch eine Vorgehensweise im besten Fall eben jenes gerichtliche Verfahren, was ja nur dem Zweck der Verjährungshemmung dient und die ohnehin hoffnungslos überlaufenen Gerichte zusätzlich belasten würde.

Fazit: Konsequentes Forderungsmanagement

„Ordnung ist das halbe Leben,… Chaos die andere Hälfte“, besagt ein Sprichwort. Das mag schon sein, aber was die Buchhaltung und das Forderungsmanagement angeht, sollte man beides doch lieber der ‚ersten Lebenshälfte‘ zuordnen.

Die Verjährungsfrist einer Forderung bzw. Rechnung zu versäumen, hat häufig ihre Ursache in einer nicht aktuellen Buchhaltung und inkonsequentem Forderungsmanagement, für das der Schuldner nicht verantwortlich gemacht werden kann. Da ist die eigene Nase diejenige, an die man fassen muss.

Wer also Ordnung hält, alle Vereinbarungen schriftlich und vollständig beieinanderhat, die Rechnungen pünktlich abschickt und mit allen Geschäftsvorgängen stets auf dem Laufenden ist, der ist nicht ‚nur zu faul zum Suchen‘, sondern ist gut organisiert und dürfte dem Stichtag der regelmäßigen Verjährung, dem 31.12., auch völlig gelassen entgegensehen."