Der Chef fällt nie aus - so sichern Sie sich für den Notfall ab

Kleine und mittelständische Betriebe, insbesondere Familienunternehmen, sind stark durch die Person des Unternehmenskapitäns geprägt. Außer dem Chef oder der Chefin weiß oft niemand so genau, wie der Laden läuft. Wenn Sie ohne einen Notfallplan ausfallen, kann das den Ruin Ihres Unternehmens bedeuten. Daher genügt es nicht, sich erst dann Gedanken zu machen und Maßnahmen zu treffen, wenn Sie wegen Krankheit oder aus anderen Gründen einmal nicht einsatzfähig sind. Denn ein Unfall, ein plötzlicher Krankheits- oder gar Todesfall treten immer unerwartet ein und dann ist es für eine Notfallplanung zu spät.

Es ist also wichtig, beizeiten und in Ruhe einen detaillierten Notfallordner oder ein Notfallhandbuch zu erstellen. Das Handbuch sollte alle wichtigen Informationen und Dokumente über Ihr Unternehmen und ggf. auch über Ihr Privatleben enthalten, die für den Fortbestand der Firma erforderlich sind. Damit stellen Sie auch sicher, dass Sie entspannt in den (längeren) Urlaub fahren können, ohne ständig erreichbar sein zu müssen. Darüber hinaus ist der Notfallplan gewissermaßen ein Testlauf für die Unternehmensübergabe.

Den Notfallplan immer auf dem neuesten Stand halten

Die Notfallplanung ist so individuell wie jeder Betrieb und hängt immer von den spezifischen Gegebenheiten und der Unternehmensgröße ab. Da sich Umstände, Abläufe, Ansprechpartner und weitere Daten immer wieder einmal verändern, ist die Pflege und Aktualisierung des Notfallplans eine wiederkehrende Aufgabe. Sorgen Sie für ein flexibles, leicht zu handhabendes System, das Sie immer wieder schnell anpassen und auf den neuesten Stand bringen können.

Im Wesentlichen sind zwei Arten von Maßnahmen zu unterscheiden:

• Zum einen müssen Lösungen für das operative Geschäft definiert werden. Diese umfassen alle Maßnahmen, die zur Aufrechterhaltung des Betriebs erforderlich sind.
• Zum anderen muss ein Notfallplan rechtliche Lösungen beinhalten, damit die täglichen Geschäfte ungehindert weitergeführt werden können. Kurz- bis mittelfristig betrifft dies z. B. den Einkauf, die Bezahlung von Lieferanten oder Mitarbeitern, langfristig wird damit auch die Betriebsübergabe oder Vererbung geregelt.

Verantwortlichkeiten eindeutig festlegen

Erstellen Sie zuerst eine Liste der Aufgaben, die übernommen werden müssten. Hierbei liegt der Fokus auf den dringenden Aufgaben. Nicht dringende Entscheidungen können vertagt werden, bis ein Nachfolger gefunden bzw. die Verantwortlichkeit geklärt ist. Für dringende Aufgaben dagegen muss die Vertretung unmissverständlich geklärt und im Notfallplan festgehalten werden. Hierzu zählt auch, Zugangsdaten zu E-Mail-Accounts, Online-Diensten und Netzwerken sicher zu hinterlegen, im Zweifelsfall bei einem Notar.

Anschließend steht die Überlegung an: Wer könnte welche Aufgabe kurzfristig übernehmen? Um dies zu entscheiden, empfiehlt es sich, eine Zeitlang die eigene Arbeit, die damit zusammenhängenden einzelnen Abläufe und die Mitarbeiter genauer unter die Lupe zu nehmen. Sind geeignete Kandidaten ausgemacht, muss mit ihnen besprochen werden, was die Vertretung beinhaltet und ob sie dazu bereit sind. Die Betreffenden sind beizeiten in die Aufgaben und die Entscheidungsfindungen einzubeziehen, damit sie damit vertraut sind und im Ernstfall reibungslos und ohne weitere Einarbeitung einspringen können. Für kleine Unternehmen und Ein-Mann-Betriebe, wo sich intern keine Vertretungen finden lassen, bietet es sich an, mit befreundeten Unternehmern bzw. Betrieben zu vereinbaren, dass diese die Geschäfte temporär weiterführen.

Beizeiten eine Vollmacht ausstellen

Die rechtliche Seite kann zum einen mit einem Testament, zum anderen mit einer Vorsorgevollmacht abgedeckt werden. Ist kein Geschäftsführer oder Prokurist in der Firma, kann ein Prokurist bestellt werden. Die rechtzeitige Ausstellung einer Vollmacht empfiehlt sich dringend, denn falls kein Bevollmächtigter festgelegt ist, bestellt das Gericht einen externen Betreuer, der weder mit der Firma noch mit dem Personal vertraut ist.

Unverzichtbare Helfer auch und gerade im Notfall sind Online-Werkzeuge für die Betriebsführung. Die digitale Vernetzung macht es möglich, dass ein Betrieb auch vom Krankenbett aus weitergeführt werden kann – und sogar aus dem Krankenhaus, wie das Beispiel von Spenglermeister Michael Kirchen zeigt.

Smartes Büro im Krankenzimmer

Eine Entzündung im Kniegelenk verordnete dem Geschäftsführer des Luxemburger Betriebs Ferisol eine 16-tägige Zwangspause. Dank smarter und weitgehend papierloser Büroorganisation konnte er am Computer im Krankenhausbett mit seinen Mitarbeitern kommunizieren, die wichtigsten Aufgaben weiterhin wahrnehmen und unaufschiebbare Entscheidungen treffen. Denn mit digitalen Tools können die benötigten Informationen bereitgestellt werden, um sich als Chef auch im Krankenhaus immer auf dem Laufenden zu halten. Wichtige Informationen wie E-Mails und Fotos sind für alle Beteiligten zu jeder Zeit und ohne Aufwand verfügbar. Dies sorgt für eine transparente Baustellenplanung, in die die führenden Mitarbeiter ortsunabhängig Einblick haben. So ist ein gemeinsames Arbeiten an einem Vorgang möglich, was mit Papier nicht funktionieren würde.

Sein smartes Büro basiert auf bestehenden Softwarekomponenten, angefangen bei den Betriebssystemen Mac OS und Windows Emulator. Von beiden Betriebssystemen werden die Vorteile genutzt. Bei der Verwaltung hilft eine Dropbox, wo wichtige Informationen für alle bereitstehen. Die allgemeine Organisation beruht auf Standardprogrammen wie der Kalenderapp Busycal, einer Fotoapp oder einem Standard-Mailsystem, in dem jeder Mitarbeiter eine eigene E-Mail-Adresse hat. Die Planung erfolgt mit spezielleren Software-Werkzeugen wie SEMA für Spengler, Metallix CAD-Cam, NuIT-Blechteilplanung und die Werkstattproduktion wird durch Cloud-Dienste oder einen PDF-Reader fürs Tablet unterstützt. Diese Cloud-Dienste halten die Dateien von Computern, Tablets und Smartphones synchron und damit immer aktuell.

Tagesplanung per Videokonferenz

Michael Kirchen hat kurzerhand seinen iMac im Büro abgebaut und im Krankenhaus mit WLAN aufgestellt und hatte somit einen (fast) vollwertigen Arbeitsplatz. Vorab musste natürlich geklärt werden, dass im Krankenhaus telefoniert werden darf und WLAN zur Verfügung steht.

Unter anderem durch Videoanrufe bzw. Telefonate wurden Mitarbeiterbriefings durchgeführt. Dadurch war ein gemeinsames Arbeiten mit Büromitarbeitern möglich, sodass die Tagesabläufe gemeinsam geplant, Fotos täglich geprüft und die führenden Mitarbeiter in Entscheidungen unterstützt werden konnten. Ein wichtiges Angebot wurde per Bildschirmfreigabe live aus dem Büro gemeinsam bearbeitet und abgeschlossen. Und was sich nicht auf diese Weise erledigen ließ, wurde an langjährige Mitarbeiter delegiert.

Am Anfang stehen klare Strukturen und sauber organisierte Vorgänge

Das reibungslose Funktionieren eines solchen Smart Office hängt allerdings davon ab, dass alle, von der Buchhaltung über die planenden Ingenieure bis hin zum Monteur auf der Baustelle die Tools lückenlos nutzen, damit dort alle Daten vom Angebotswesen bis zur Baustellenplanung hinterlegt und abrufbar sind. Das setzt kompetente, im Umgang mit den Tools geschulte und auch handlungsbefugte Mitarbeiter voraus. Außerdem ist eine gut strukturierte Unternehmensführung unabdingbar (hier orientierte Michael Kirchen sich an dem „Unternehmensturm“ von Klaus Steinseifer, s. Grafik), denn die Grundlage eines digitalen Büros sind sauber organisierte Vorgänge in Papier.

Bei der Prozessoptimierung wurde Ferisol im Rahmen eines Office-Coachings von Sabine Graf und der Firma SYSBO unterstützt. Anschließend wurden in recht mühseliger Kleinarbeit alle Prozesse an die digitale Struktur angepasst. Aber das Ergebnis zeigt, dass sich die Mühe gelohnt hat! Denn schon bei Normalbetrieb zahlen sich optimierte Abläufe aus – und im Krankheitsfall erst recht.

Dieser Beitrag ist zuerst erschienen in: Baumetall 06-2018.