Leserwahl 2018: Das Dokumenten-Managementsystem KWPBox von KWP
Digitale Prozesse machen die Arbeit des Handwerksbetriebs effizienter und komfortabler. Allein die Möglichkeiten des Smartphones mit verschiedensten Apps scheinen schier unbegrenzt. Doch mit jeder neuen, funktionellen App stellt sich mehr und mehr die Frage: Wie kommen die erzeugten Dokumente, Fotos, Skizzen und Maßzeichnungen in das baustellenbezogene Dokumentensystem?
Der Softwarehersteller KWP Informationssysteme GmbH hat eine einfache Lösung für das Handling der via mobilen Devices direkt auf der Baustelle erfassten Daten entwickelt. Die KWPBOX bietet, abgestimmt auf die kwp-bnWin.net Software, eine Allround-Schnittstelle zu dem digitalen Archivsystem der Handwerker-Software des Lösungsanbieters. Eine einfache Nutzungslizenz der kwp-bnWin.app oder kwp-bnBaumappe.app reicht aus. Der Anwender erhält eine personalisierte KWPBOX E-Mail-Adresse und vom Smartphone oder auch vom lokalen Arbeitsplatz-PC können beliebige Informationen per E-Mail dorthin gemailt oder weitergeleitet werden. Ein spezieller, cloudbasierter E-Mail-Server überprüft den Eingang sowie dessen Herkunft. Außerdem analysiert er den E-Mail-Betreff auf Baustellen-, Auftragsnummern, Bestellnummern oder Kundenkürzel.
Die E-Mail wird dann vollautomatisch im Hintergrund im lokalen Archivsystem auf dem Unternehmens-Server als Aktivität mit allen Informationen sowie der kompletten PDF-Dokumentation archiviert und mit einem Schlagwort versehen – ohne, dass noch jemand manuell nachfassen muss. Zudem legt das System dem Handwerksmeister die Aufgabe automatisch auf Wiedervorlage. Egal ob in der lokalen Büro- Umgebung oder unterwegs via mobilen Device, sämtliche Daten werden durch die KWPBOX zusammengeführt. Gleichzeitig bleiben alle Daten ohne Cloud auf dem eigenen, lokalen Server.
Es macht keinen Unterschied mehr, ob die Daten vom Smartphone per E-Mail einfach weitergeleitet werden oder am Bürorechner per Add-In oder Drag & Drop in dem System unter der Baustelle / dem Kunden abgelegt werden. Das spart Zeit. Genauso wie die automatische Ablage und Verschlagwortung. Nichts geht mehr verloren, aufwendiges Nachfassen erübrigt sich. Alle können von überall her auf denselben Datenpool zugreifen.
