Marktübersicht: 16 Apps für die digitale Zeiterfassung
Das Smartphone hervorholen, die passende App öffnen und los geht die Arbeitszeiterfassung. Die digitale Zeiterfassung per Apps und anderer Programme für Mitarbeiter wird immer beliebter, denn sie ist (meistens) kostenlos, übersichtlich und kann von überall her benutzt werden. Besonders im Handwerk, wo Mitarbeiter oftmals über die ganze Region hinweg verstreut arbeiten, lohnt sich das mobile Arbeitszeitkonto auf dem Smartphone definitiv.
Wir haben uns für Sie die besten Programme und Apps für die digitale Zeiterfassung angeschaut und das hier sind unsere Favoriten:
1. Factorial
Factorial ist eine Arbeitszeiterfassungs-Software, welche es Ihnen ermöglicht, Ihre Zeiterfassung selbst zu verwalten und somit administrativen Aufwand zu verringern.
Durch das selbstständige Erfassen der Arbeitszeiten können Arbeitgeber die geleisteten Stunden ihrer Mitarbeiter und Pausen sowie Überstunden überprüfen. Außerdem erhalten sie regelmäßige Berichte, welche dazu dienen, die Arbeitszeiten zu optimieren und somit die monatliche Produktivität zu steigern. Auch das Verwalten der Abwesenheiten und der Urlaubsanträge wird durch Factorial ermöglicht.
Mit über 7000 Bewertungen und der Note sehr gut ist Factorial momentan der „trusted“-Testsieger in der Kategorie Personalmanagement. Factorial steht im Google Play Store sowie im App Store (apple.com) zum Download zur Verfügung.
2. Crewmeister
Die Kernfunktionen von „Crewmeister“ sind die übersichtliche digitale Zeiterfassung, der Schichtplaner sowie der Urlaubsplaner.
Mit nur einem Klick können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen, welche anschließend automatisch an den Arbeitgeber übermittelt werden. Dies kann entweder bequem von unterwegs per App oder im Büro per PC gemacht werden. Außerdem verschafft Crewmeister den Arbeitgebern einen Überblick über alle im Monat erfassten Arbeitszeiten und Urlaube.
Der mobile Schichtplaner informiert regelmäßig über neue Schichten oder Schichtänderungen, in der App steht immer ein aktueller Schichtplaner zur Verfügung. Damit dies gelingen kann gibt es den Crewmeister Chat, in dem es möglich ist, seine Kollegen über kurzfristige Ausfälle zu informieren, sodass diese schnell kompensiert werden können.
Man kann Crewmeister im Google Play Store, als auch im App Store (apple.com) downloaden.
3. ZEP Clock
Die ZEP Clock App ist eine mobile Stempeluhr, welche es ermöglicht, das Ein -und Ausstempeln Ihrer Arbeitszeiten zu dokumentieren. In der App können beliebig viele Mitarbeiter selbstständig ihre Arbeitszeiten erfassen. Die Uhrzeit jedes Ein- und Ausstempelns wird automatisch protokolliert und anschließend an die ZEP Clock-Software übermittelt. Dort können die Zeiten verwaltet und ausgewertet werden.
Optional bietet die App auch Funktionen wie die Standortübermittlung beim Ein- und Ausstempeln, ein Überstundenkonto, einen Urlaubskalender und auch die Verwaltung der Fehlzeiten an.
ZEP Clock ist im Google Play Store und im App Store (apple.com) zum Download verfügbar.
4. Personizer
Das Zeiterfassungstool Personizer wird vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen empfohlen. Die App digitalisiert Vorgänge wie Arbeitszeiterfassungen und Urlaubsverwaltungen und sorgt damit für ein optimiertes Zeitmanagement.
Die Arbeits- und Abwesenheitszeiten lassen sich mit einem Klick von überall aus per App erfassen. Anhand der praktischen Timer-Funktion können Sie genau sehen, wie viel Zeit Sie bereits gearbeitet oder in der Pause verbracht haben.
Im Falle einer Krankmeldung besteht die Option, das ärztliche Attest direkt in der App als Foto hochzuladen. Die App bietet zudem eine Übersicht über alle beantragten Abwesenheiten, sowie verbleibenden Urlaubstagen.
Die App kann im Google Play Store und im App Store (apple.com) gedownloadet werden.
5. Arbeitszeitkonto
Diese Weiterentwicklung der App „Arbeitszeiterfassung“ dient dazu, Ihre persönlichen Arbeitszeiten mobil zu erfassen und übersichtlich aufzubereiten. Auch für die Freizeitgestaltung kann das Arbeitszeitkonto verwendet werden.
Mitarbeiter können mehrere Arbeitsplätze verwalten, um bei einem Jobwechsel die alten Daten nicht löschen zu müssen oder um parallele Jobs/Projekte getrennt zu verwalten. Zum Ein- und Ausstempeln der Arbeitszeiten kann ein Widget angelegt werden. Auf dem Handy stehen eine Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresansicht zur Verfügung.
Wöchentliche, monatliche oder jährliche Berichte lassen sich als PDF- oder CSV-Datei generieren. Mit der App lassen sich verschiedene Schichtmodelle sowie Urlaubstage für Mitarbeiter verwalten. Die Daten können tagesaktuell gesichert, abgelegt oder auf ein anderes Gerät übertragen werden.
Nutzer haben die App mit durchschnittlich 4,3 von maximal 5 Sternen bei über 3.000 Rezensionen bewertet. Mit mehr als eine halbe Million Downloads gehört das Programm zu den beliebtesten Apps der digitalen Zeiterfassung.
Die App "Arbeitszeitkonto" kann für Android kostenlos aus dem Google Play Store heruntergeladen werden.
6. TopZeiterfassung
Die App TopZeiterfassung von blue:solution gibt es mittlerweile bereits in Version 1.4.9.1. Sie ist kostenlos für Handys und Tablets mit iOS und Android verfügbar.
Aber Achtung: Ende Februar 2022 lief die App TopZeiterfassung aus. Sie ist zwar immer noch für Android oder für das iPhone kostenlos zum Download verfügbar, wird aber nicht mehr unterstützt. Das letzte Update ist von Januar 2022.
Die App können Sie im Google Play Store oder im Apple Store herunterladen.
Das Unternehmen blue:solution bietet mittlerweile eine neue digitale Zeiterfassung per Web-App an. Das Programm blue:solution - topzeit kann kostenlos getestet werden und ist danach kostenpflichtig.
7. Mobile Zeiterfassung (Moser)
Eine sehr genaue Dokumentation der Arbeitszeit extra für das Handwerk erfolgt mit der App "Mobile Zeiterfassung" der Firma Moser. Hier wird der Arbeitsanfang über die Pausenzeiten bis hin zum Arbeitsende detailliert festgehalten – unabhängig vom Büro und von der Uhrzeit.
Die App startet und springt unmittelbar in die Stundenerfassung. Nach Beendigung der Aufgabe schließt man die Stundenbuchung einfach ab. Auch Nachbuchungen sind möglich, falls die Stundenerfassung der Arbeitszeiten vergessen wurde. Die Moser-App unterstützt ebenfalls die Kolonnenbuchung. Per Mobilfunk können die Daten sicher auf den Firmenserver übertragen werden, zur Weiterbearbeitung mit der Moser-Software MOS‘aik.
Sowohl der Google Play Store für Android und der App Store für das iPhone und iPad bieten Apps zum Download an.
8. WorkinApp
WorkinApp ist eine Software der Firma a.b.media GmbH, die zusammen mit Handwerkern für Handwerker entwickelt wurde. Sie funktioniert auf jedem internetfähigen Smartphone, Tablet und Desktop-Computer und kann weit mehr als Arbeitszeiten erfassen. Alle Geräte können miteinander kommunizieren und dadurch werden nahezu sämtliche Abläufe erleichtert. Die App schreibt die Regiezettel fast ohne Aufwand. Außerdem können Sie die Adressen von Kunden, die anfallenden Aufgaben und auch die Details des Auftrags spezifizieren und direkt in der Software eingeben. Auch das erforderliche Material kann ausgewählt und die Arbeitsschritte können definiert werden. Die Mitarbeiter im Büro können im Kalender der Handwerker sehen, welcher Mitarbeiter Zeit hat und für die Aufgabe eingeteilt werden kann. Der Handwerker erhält dann auf seinem Smartphone eine Nachricht, dass ein neuer Auftrag eingegangen ist, mitsamt aller relevanten Informationen.
Mit einem Tipp auf Start zu Beginn der Arbeit und auf Stopp beim Beenden werden die Zeiten erfasst und anschließend an das Büro übermittelt, wo sie mit der Software weiterverarbeitet werden. Die Stunden werden auch nach den Vorschriften des Mindestlohngesetzes dokumentiert. Ist der Auftrag abgeschlossen, erstellt die App einen Rechnungsentwurf, der nochmals bearbeitet werden kann. Mithilfe von Fotos ist auch eine Baustellendokumentation möglich. Wird auf der Baustelle zusätzliches Material benötigt, können Nutzer auch das direkt in die Software eintragen. Die Kalenderübersicht gibt einen Überblick darüber, welcher Handwerker wo ist, was er macht und wie lange er noch dort eingeteilt ist.
Die Software gibt es auf der Unternehmensseite von WorkinApp. Es stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, abhängig von der Anzahl der Nutzer und der Größe eines Handwerksbetriebs. Das Angebot beginnt bei einem Nutzer und geht bis hin zu 215 Nutzungsrechten über das Smartphone. Die Software ist kostenpflichtig, Interessierte können sie aber kostenlos testen.
9. FINARX Timegate
Diese plattformübergreifende Produktfamilie zur Zeiterfassung eignet sich für Freiberufler, kleine Teams und mittelständische Unternehmen. Die Daten werden in der Qlaqs Cloud gespeichert und sind somit überall per Smartphone, Tablet oder PC über das WebCenter abrufbar. Mit der Timegate App lässt sich im Betrieb die Zeiterfassung der Mitarbeiter einfach und direkt durchführen, ohne dass die Mitarbeiter zwingend ein internetfähiges Smartphone besitzen müssen.
Die App gibt es für Android im Google Play Store und im App Store für das iPhone.
10. atWork Zeiterfassung
Eine App mit ähnlichem Funktionsumfang und einem hohen Beliebtheitsgrad für iPhone-Nutzer ist die atWork Zeiterfassung Stechuhr. Zu den Hauptfunktionen der Software gehört die einfache Zeiterfassung über iPhone und Apple Watch inkl. Siri-Kurzbefehle sowie die automatische Berechnung von Verdienst und Überstunden. Wer einen ständigen Arbeitsplatz hat kann dessen Standort eintragen und anschließend von automatischer GPS-basierter Zeiterfassung profitieren. iOS-Nutzer bewerten die App zurzeit mit 4,6 Sternen bei rund 24.000 Rezensionen.
atWork Zeiterfassung für das iPhone finden Sie direkt im App Store.
11. Clockin
Die mobile Zeiterfassung von Clockin eignet sich gut für Handwerksbetriebe, da sie neben der Arbeitszeiterfassung auch die Dokumentation und Auswertung im Büro erleichtert. Die Mitarbeiter buchen ihre Tätigkeiten bequem auf ihrem eigenen Smartphone über die App Clockin ein, die die Daten dann sicher weiterleitet. Die Verwaltung der Arbeitsstunden erfolgt mit wenigen Klicks über eine webbasierte Benutzer-Oberfläche im angeschlossenen Büro-Center.
Darüber hinaus ist es über Clockin möglich den jeweiligen Projektstaus anzugeben sowie eine Kundenbestätigung inklusive Unterschrift zu erfassen. Eine Diktierfunktion erleichtert die Eingabe genauso wie die Möglichkeit Fotos zu hinterlegen. Der Zeitaufwand - den Mitarbeiter zum Erfassen auf den Stundenzetteln aufbringen mussten - entfällt durch Clockin komplett.
Die Zeiterfassungsapp Clockin gibt es sowohl für Android im Google Play Store als auch für das iPhone im App Store.
12. Zeiterfassung App
Die Kernfunktionen von "Zeiterfassung" sind das Vermerken vom Ein- und Ausstempeln, die Zuweisung zu "Tasks", Tages- und Arbeitsnotizen, Übersichten zu Tagen, Wochen und Monaten, Berichte im Excel- oder HTML-Format, und vieles mehr. Zusätzlich gibt es vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten und sonstige Features wie z.B. die Erfassung der Sollzeit pro Tag, Woche oder Monat, Alarmfunktionen für Tages- und Wochensollzeit sowie Einstempel-Erinnerung, Stundensätze, etc.
Nutzer haben die App mit durchschnittlich 4,7 von maximal 5 Sternen bei mehr als 25.000 Rezensionen bewertet und sie wurde insgesamt über eine Million mal heruntergeladen. Sie kann aus dem Google Play Store kostenlos für Android heruntergeladen werden.
13. clocko:do Zeiterfassung
Die App clocko:do lässt sich sowohl für Android als auch iOS verwenden und ist daher ideal geeignet für ein einheitliches Zeiterfassungssystem in einer Firma. Um Tätigkeiten sekundengenau zu erfassen, kann man einfach sowohl eigene als auch vorgefertigte Beschreibungen verwenden. Zusätzlich ermöglicht eine Übersicht, alle Tätigkeiten der letzten Tage auf einen Blick zu erfassen. Weitere Vorteile sind die Möglichkeit, Projekte und Kunden anzulegen, sowie eine Synchronisation mit der Buchhaltung in Echtzeit.
Für die Verwendung der App benötigt man ein clocko:do-Benutzerkonto. Eine 14-tägige kostenlose Testphase ist auf der Unternehmenswebsite von clocko:do verfügbar. Anschließend kostet die App pro Mitarbeiter zwischen 4 Euro und 12 Euro pro Monat, je nach Leistungswunsch und Umfang. Selbstständige im Einmann-Betrieb können die App kostenlos nutzen, hier stehen ihnen allerdings nur die Basic-Funktionen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung zur Verfügung.
Nutzer haben die App mit durchschnittlich 4,5 Sternen bewertet, welche im Google Play Store für Android und im App Store für iOS zur Verfügung steht.
14. Toggl Track
Toggl Track ist ideal, wenn man eine reine Zeiterfassungs-App sucht, welche auch am Computer nutzbar ist. Die Zeiterfassung kann mithilfe einer Stoppuhr sowie durch manuelle Eingabe festgehalten werden. Alle Arbeitsstunden können zusätzlich grafisch als Reporting aufgezeigt werden. Toggl ist sehr benutzerfreundlich, übersichtlich und einfach zu bedienen. Allerdings ist die App nur auf Englisch verfügbar.
Die App kann kostenlos verwendet werden. In der gekauften Variante Pro sind zusätzliche Features wie z.B. das Aufzeichnen von Buchhaltung sowie E-Mail-Benachrichtigungen verfügbar. Die App hat durchschnittlich eine Bewertung von 4,7 Sternen auf mehr als 16.000 Bewertungen und gehört mit mehr als eine Million Downloads zu den beliebtesten Apps.
Toggl Track steht für Android im Google Play Store und für iOS im App Store zum Download zur Verfügung.
15. Process TR-App
Um Arbeitszeiten im Außeneinsatz exakt und günstig zu erfassen, gibt es jetzt die Web-App Process TR von P.L.I. Solutions. Mit ihr kann man Arbeitszeiten auf dem Smartphone oder Tablet auch ohne Internetverbindung minutengenau erfassen und so auf spezielle Zeiterfassungshardware verzichten. Dazu werden Mitarbeiter lediglich mit einem Ausweis ausgestattet, der einen eindeutig zuzuordnenden QR-Code oder NFC-Chip enthält.
Für die Zeiterfassung mit QR-Code wird der QR-Code-Scanner des Smartphones genutzt, um Mitarbeiter zu identifizieren. Dazu erhält jeder Mitarbeiter einen Ausweis mit einem eindeutig zuzuordnenden QR-Code, der im Druckverfahren einfach und kostengünstig hergestellt werden kann. Die Zeiterfassung mit QR-Code ist auch in Umgebungen einsetzbar, in denen mit Verschmutzungen zu rechnen ist, da im QR-Code nur wenige Informationen gespeichert werden und die Fehleranfälligkeit so sehr gering ist.
Alternativ kann Near Field Communication (NFC) zur Identifizierung der Mitarbeiter eingesetzt werden. Hierbei erhalten Mitarbeiterausweise statt eines QR-Codes einen NFC-Chip, der vom Smartphone ausgelesen wird, wenn der Ausweis vor das Smartphone gehalten wird.
Da die Zeiterfassung auch ohne Internetverbindung im Offline-Modus funktioniert, ist die App Process TR neben dem Außeneinsatz auch für die Verwendung in geschützten Bereichen, in denen kein Empfang ist geeignet, wie z. B. im Krankenhaus.
Weitere Informationen gibt es aus der Unternehmensseite von P.L.I. Solutions.
16. TimeTac
Planung und Darstellung der Arbeitszeiten zur Einsicht für die Mitarbeiter bietet die Software TimeTac als Basisfunktion. Zusätzlich prüft die App, ob die Arbeitszeiten den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Mithilfe definierter Arbeitszeitmodelle erstellt das Programm automatisch Stundenabrechnungen. Der Anwender ordnet seinen Mitarbeitern mittels der entsprechenden Vorlagen Überstundenansprüche, Zulagen und die Vorgaben zum festgelegten Mindestlohn zu. Andere Auswertungen, etwa Kundennachweise, entstehen per Klick. Mit der Exportfunktion stellt der Nutzer Datensätze direkt der Lohnabrechnung oder der Fakturierung zur Verfügung.
Live und mit GPS immer auf dem Laufenden
Die Statusübersicht von TimeTac zeigt in der Live-Zeiterfassung an, welche Mitarbeiter zur Zeit anwesend sind, welche Projekte aktuell bearbeitet werden. Besteht eine Verbindung zu GPS, erfasst das Tool zusätzlich den Standort, wenn Beginn oder Ende einer Zeitbuchung aufgenommen werden. Mittels Echtzeit-Synchronisierung sind alle eingebuchten Zeiten zeitgleich im Webzugang einsehbar und stehen für die Auswertung zur Verfügung. Somit wird das Steuern und Planen von Projekten und Ressourcen durch die detaillierten Einblicke wirklich effizient. Mit wenigen Klicks entstehen Leistungsnachweise, für die verschiedene Parameter wählbar sind.
TimeTac steht im Google Play Store und im App Store zum Download zur Verfügung.
Hinweis: Zeiterfassungapps stehen oft kostenlos im Google Play Store und App Store zum Download zur Verfügung. Für bestimmte Pro-Funktionen können allerdings Kosten anfallen, wenn man diese nutzen möchte. Außerdem gibt es immer öfter für Unternehmen komplette Software-Programme, die ihre eigenen Apps anbieten und welche man nur nutzen kann, wenn man ein Abo abschließt oder die Software kauft. Zu diesen gehören WorkinApp, clocko:do, blue:solution, Process TR, Factorial, Crewmeister, ZEP Clock und Personizer.
