Arbeitszeiterfassung: Mit diesen 5 Apps dokumentieren Sie Arbeitszeiten lückenlos

Für die meisten Unternehmen gehört die Erfassung der Arbeitszeiten seit längerem zum Standardprozedere. Eine Umfrage der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin ergab, dass nur jede fünfte Firma sich bisher gar nicht um die Arbeitszeiterfassung gekümmert hat. Fast die Hälfte der Betriebe zeichnet alles oder zumindest die verlängerten Arbeitszeiten auf.

Im September 2022 hatte das Bundesarbeitsgericht (BAG) geurteilt, dass alle Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen müssen (Az: 1 ABR 22/21). Nun hat das BAG konkretisiert, wie ein rechtssicheres Zeiterfassungssystem aussehen muss.

Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?

§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber, ein System nicht nur einzuführen, sondern auch ordnungsgemäß anzuwenden. Erfasst werden müssen diese drei Daten:

1. Beginn und Ende der Arbeitszeiten (Dauer der Arbeitszeit)
2. Pausen
3. Überstunden

Darüber hinaus können zusätzlich folgendes erfasst werden:

• Urlaub
• Projektbezogene Zeiterfassung
• GPS-Ortung für den Nachweis, dass Mitarbeiter beim Kunden waren

Das System zur Arbeitszeiterfassung muss laut Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 zudem 

• objektiv,
• verlässlich und
• zugänglich 

sein. 

Arbeitgeber dürfen die Arbeitszeiterfassung zwar an die Arbeitnehmer delegieren, jedoch reicht es nicht, die Mitarbeiter lediglich anzuweisen. Der Arbeitgeber muss vielmehr dafür sorgen, dass das System zur Zeiterfassung tatsächlich und korrekt angewendet wird. Das kann beispielsweise durch regelmäßige Stichproben erfolgen.

Unter die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung fallen alle Mitarbeiter mit Ausnahme von leitenden Angestellten. Auch Minijobber fallen unter die Erfassungspflicht.

Lesen Sie dazu auch: Arbeitszeiterfassung: Gesetze, Vorteile und Möglichkeiten

Wie muss das System zur Zeiterfassung aussehen?

Ob die Dokumentation elektronisch oder auf Papier erfolgt, schreibt das Arbeitsschutzgesetz nicht vor. Sowohl eine mobile Erfassung über eine App, über eine Software oder andere Formen sind möglich. Die Art und Weise muss aber dem Datenschutz entsprechen und die Arbeitszeiten müssen innerhalb einer Woche dokumentiert sein. Kontrolliert der Zoll, muss dieser die aktuellen Zahlen vorliegen haben.

Das System muss zudem sicherstellen, dass die Höchstarbeitszeit von zehn Stunden pro Tag nicht überschritten wird. Wird diese nicht eingehalten oder die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit nicht aufgezeichnet, begeht der Arbeitgeber eine Ordnungswidrigkeit. Dann drohen Bußgelder im Extremfall von bis zu 30.000 Euro.

Die Unterlagen zur Zeiterfassung müssen Unternehmen und Handwerksbetriebe zwei Jahre in Papierform oder elektronisch aufbewahren.

In der Regel setzt der Arbeitgeber das Zeiterfassungssystem auf. Digitale Mitarbeiter-Apps, basierend auf iOS oder Android, können das System ergänzen, etwa indem projektbezogene Zeiten exakt dokumentiert werden können oder die Zeiterfassung durch eine entsprechende Schnittstelle auch mobil erfolgen kann.

5 Apps für die digitale Arbeitszeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung per App wird immer beliebter, denn so lassen sich die Stunden schnell, einfach und übersichtlich über das Smartphone festhalten und an den Arbeitgeber weiterleiten. Wir haben für Sie 5 zuverlässige und praktische Apps zur Arbeitszeiterfassung für iOS und Android zusammengefasst:

1. App: Crewmeister

Die App von Crewmeister ersetzt die alte Crewmeister Stempeluhr-App. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit mit nur einem Klick erfassen und an den Vorgesetzten übermitteln. Überstunden werden automatisch berechnet, zudem ist es möglich, den Standort per GPS zu tracken, um die Anwesenheit gegenüber Kunden zu bestätigen. Die App ist für Android- und iOS-Geräte zu haben.

Crewmeister besteht aus drei Elementen: Zeiterfassung, Schichtplaner und Urlaubsplaner. Eine dazugehörige Software bzw. Browser App ermöglicht Arbeitgebern das mobile Verwalten der eingetragenen Stunden. Crewmeister ist die ersten 14 Tage kostenlos, anschließend muss ein monatliches Abo abgeschlossen werden.

2. App: Clockify

Clockify ist eine kostenlose, digitale Zeiterfassung für Teams und Freiberufler. Mit ihr lassen sich Arbeitsstunden projektübergreifend erfassen. Das heißt, die Protokolle lassen sich Projekten bzw. Kunden zuordnen.

Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit in Echtzeit tracken und diese in einer wöchentlichen Arbeitszeittabelle erfassen. Auch das Management von Aufgaben, Schichten, Urlaub sowie Rechnungen und Ausgaben ist mit Clockify möglich. Verfügbar ist die App für Android, iOS (iPhone und iPad) sowie im Web (Windows, Mac und Linux).

3. App: Clocko:do

Clocko:do gibt es für die Smartphone-Betriebssysteme iOS und Android. Die App ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert. Abgesehen von der Arbeitszeiterfassung, kann Clocko:do die gespeicherten Daten Kunden und Projekten zuordnen. Die Zeit wird sekundengenau festgehalten und in Echtzeit mit dem Clocko:do-Account synchronisiert.

Die Einstiegsversion von Clocko:do ist kostenlos und hat einen eingeschränktem Funktionsumfang. Die Version Starter kostet 4 Euro/Monat, Pro schlägt mit 9 Euro/Monat zu Buche und Enterprise kostet 12 Euro/Monat und pro Nutzer. Hinzu kommt die jeweilige Mehrwertsteuer.

4. App: TimeTac

Die Zeiterfassungs-App TimeTac erfasst Arbeits- und Abwesenheitszeiten und errechnet daraus automatisch Überstunden. Die Stunden lassen sich für die Lohnabrechnung auswerten, zudem ist die App offline-fähig. Es gibt eine 30-tägige Gratisversion, danach stehen drei Pakete zur Auswahl: Urlaubsverwaltung für 2,50 Euro, Arbeitszeiterfassung für 4 Euro und Projektzeiterfassung für 8 Euro. Die Preise verstehen sich pro Nutzer und Monat.

5. App: Toggl Track

Toggl Track erfasst die Arbeitszeit digital. Anbieter ist das estnische Unternehmen Toll. Die App ist für Teams ausgelegt und eignet sich auch für Freelancer. Es lassen sich Zeiten zu Projekten und Kunden zuordnen, sodass zeitliche Auswertungen möglich werden. Die Basisversion ist kostenlos und es gibt zusätzlich drei kostenpflichtige Versionen für die mobile Zeiterfassung zu haben – Starter (10 US-Dollar/Monat), Premium (20 US-Dollar/Monat) und Enterprise (auf Anfrage).

Noch mehr Apps für die mobile Zeiterfassung finden Sie in diesem Artikel: Marktübersicht: 13 Apps für die digitale Zeiterfassung