Marktübersicht: Softwaretools für die digitale Zeiterfassung

Personalkosten sind im Ingenieurbüro mit rund 80 % der größte Kostenblock bei den Bürokosten. Trotzdem wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter in vielen Unternehmen eher nachlässig erfasst: Mitarbeiterstunden werden nachträglich aus dem Gedächtnis handschriftlich notiert, was zu ungenauen Angaben, Rückfragen und Mehrarbeit, einer späten Rechnungsstellung und einer schlechten Unternehmensliquidität führt.

Pflicht der Arbeitszeiterfassung nur noch eine Frage der Zeit

Hinzu kommen rechtliche Vorgaben: Bereits seit 2015 müssen gemäß Mindestlohngesetz die Arbeitszeiten geringfügig Beschäftigter (Mini-Jobber etc.) dokumentiert werden. Und der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat mit seinem Urteil vom 14. Mai 2019 zum Schutz von Arbeitnehmern alle EU-Mitgliedsstaaten zur Umsetzung der EU-Richtlinie 89/391/EWG „Sicherheit und Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer bei der Arbeit“ verpflichtet.

Mit den darin enthaltenen Regelungen zur Messung der täglichen Arbeitszeit von Arbeitnehmern mithilfe eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems soll sichergestellt werden, dass Mindestruhezeiten, ein Mindestjahresurlaub, Ruhepausen und wöchentliche Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen innerhalb einer Woche erfasst und die Aufzeichnungen in der Regel sechs Jahre aufbewahrt werden. Auch wenn noch nicht abzusehen ist, wann das EUGH-Urteil in nationales Recht umgesetzt wird, sollte man sich schon jetzt auf eine systematische Arbeitszeiterfassung vorbereiten und sich mit den entsprechenden Tools auseinander setzen.

Nachteile fehlender oder analoger Zeiterfassung

Unleserliche, unpräzise oder nicht abgegebene Stunden- oder Rapportzettel verursachen im Unternehmen einen erheblichen Nachforschungs-, Kontroll- und Bearbeitungsaufwand: Sie müssen ausgefüllt, eingesammelt, überprüft, eingetippt und Projekten zugeordnet werden. Auch in Excel-Listen erfasste Zeiten müssen übertragen und zugeordnet werden.

Fehlen Stundenzettel, sind sie unleserlich, fehlerhaft oder nicht plausibel, muss zeitraubend recherchiert werden. Zwischen der Leistungserbringung und der Bereitstellung der Daten für die Abrechnung können so unter Umständen mehrere Wochen vergehen. Das erschwert eine zeitnahe Rechnungsstellung und die Kontrolle von Projekten.

Vorteile der digitalen Zeiterfassung mithilfe von Tools

Demgegenüber ist die digitale Zeiterfassung mithilfe entsprechender Tools automatisiert, Zeit- und Tätigkeitsnachweise erfolgen zeitnah, nachvollziehbar, präzise und eindeutig. Fehler bei der Lohnabrechnung werden minimiert, Zeiten und Kosten gespart. Dazu werden am PC, an speziellen stationären oder mobilen Erfassungsgeräten, am Smartphone oder Tablet Arbeitszeiten, Tätigkeiten und andere Daten nach einem vorgegebenen Schema abgefragt.

Zu Arbeitsbeginn und am Ende werden Mitarbeiter von dem jeweiligen Tool automatisch daran erinnert, ihre Arbeitszeit zu erfassen, was fehlende Einträge vermeiden hilft. Individuelle Arbeitszeitmodelle oder unterschiedliche Tarifverträge lassen sich einfacher berücksichtigen. Auf der Baustelle, unterwegs oder im Homeoffice mobil erfasste Arbeitszeitdaten werden entweder zeitversetzt im Büro per Mobilfunk, WLAN, Bluetooth oder Datenkabel mit der Software am PC abgeglichen oder per Mobilfunk auf einem internen oder externen Server abgelegt.

Dank der zeitnahen Erfassung und vorgegebenen Eingabestruktur der Tools lassen sich Fehler vermeiden und Prozesse beschleunigen. Manipulationen sind praktisch ausgeschlossen und die digital erfassten Arbeitszeiten lassen sich einfacher archivieren. Zeiterfassungs-Systeme dokumentieren Arbeitszeiten rechtskonform und rationalisieren die Datenerfassung und -auswertung. Ist im System eine GPS-Lokalisierung integriert – was aus rechtlichen Gründen allerdings einer schriftlichen Einwilligung betroffener Mitarbeiter bedarf – sind beispielsweise Plausibilitätsprüfungen oder Wegeoptimierungen möglich.

Wie werden Arbeitszeiten mit Software erfasst?

Neben dem Datum, der Uhrzeit, dem Mitarbeiter und der Arbeitszeit abzüglich Pausen werden auch das Projekt und die Tätigkeit erfasst, was entsprechende Auswertungen durch die Software ermöglicht. Werden beispielsweise Tätigkeiten mit den Zeiten verknüpft, kann man nicht nur feststellen, ob die für ein Projekt oder eine Leistung kalkulierte Zeit überschritten wurde, sondern auch, in welchen Leistungsbereichen. So lassen sich durch die Tools personelle oder organisatorische Schwachstellen erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen.

Je nach Software werden darüber hinaus auch Einsatzzeiten von Geräten, Betriebsdaten von Fahrzeugen, deren GPS-Standort, Material, Massen und Mengen oder Kommentare erfasst. Grundsätzlich gilt, dass nur das erfasst werden sollte, was später auch ausgewertet wird. Schließlich steigt mit dem Umfang der Erfassung auch der Eingabeaufwand.

Eingegeben werden die Daten in das Tool über eine Menüauswahl und Tastatureingabe oder per Barcode-Scanner. Identifizieren kann sich der Benutzer per PIN-Eingabe, Chipkarten-Leser, Barcode- oder Fingerprint-Scanner etc.

Die Erfassungs-Hardware für die stationäre oder mobile Datenerfassung besteht meist aus Standard-Mobilgeräten wie Smartphones oder Tablets, teilweise auch aus speziell entwickelten Eingabegeräten. Letztere sind zwar meist robuster und einfacher bedienbar, allerdings sind mit der Bedienung eines Smartphones / Tablet-PCs heute praktisch alle Mitarbeiter vertraut.

Außerdem bietet Mobilhardware viele Zusatzfunktionen – etwa eine Kamerafunktion für Dokumentationszwecke. Private Geräte sollte man für geschäftliche Zwecke allerdings nicht verwenden. Anbieter mobiler Zeiterfassungssysteme empfehlen ausdrücklich die Verwendung unternehmenseigener Smartphones, insbesondere aus Gründen des Datenschutzes und der Datensicherheit.

Worauf sollte man bei der digitalen Zeiterfassung achten?

Die stationäre Zeiterfassung am PC wird zunehmend durch mobile Zeiterfassungs-Systeme und Apps ergänzt, sodass auch Tätigkeiten auf der Baustelle oder unterwegs erfasst werden können. Rund 150 Anbieter allgemeiner und branchenspezifischer Lösungen listet das Informationsportal für die mobile Zeiterfassung auf.

Die Bandbreite an Software reicht von einer branchenübergreifenden mobilen Zeit-, Fahrzeugdaten- und Standorterfassung – bis hin zu branchenspezifischen Lösungen, bei denen das Zeiterfassung modularer Teil einer BMSP-Lösung (BMSP: Büro- und Management-Software für Planungsbüros) für Planer (TGA 10/2018: Büro, Budgets und Bauzeiten im Blick), respektive einer ERP-Branchenlösung (ERP: Enterprise Resource Planning; Geschäftsressourcenplanungs)-Software unterstützt alle Kerngeschäftsprozesse und integriert sie in einem System) für Handwerker ist.

Erster Schritt: Einbindung in Büro-Software prüfen

Bevor man sich für eine Lösung entscheidet, sollte in jedem Fall zunächst geprüft werden, welches mobile Zeiterfassungssystem mit der aktuell im Unternehmen eingesetzten Software am besten zusammenarbeitet.

BMSP oder ERP¹⁾-Branchenprogramme offerieren meist eigene Funktionen für die stationäre Zeiterfassung am PC und meist (aber nicht immer) auch über eine mobile Erfassung per Smartphone / Tablet-PC oder verfügen über entsprechende Schnittstellen.

Auf die Zeiterfassung spezialisierte Tools sind nur dann sinnvoll, wenn sie sich datentechnisch gut in die bestehende BMSP oder ERP-Software integrieren lassen, sonst ist viel manueller Nachbearbeitungsaufwand bei der Datenübergabe erforderlich.

Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium ist das Konzept der Software: Handelt es sich um eine auf dem PC, auf dem Smartphone / Tablet-PC oder auf speziellen mobilen Endgeräten lauffähige Kaufsoftware oder um eine monatlich abzurechnende SaaS-Lösung? Bei letzteren muss man auf eine DSGVO-konforme Datenübertragung und Datenspeicherung achten.

Da sensible und personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind digitale Tools zur Erfassung der Arbeitszeiten besonders datenschutz- und datensicherheitsrelevant. Insbesondere Saas-Lösungen müssen mit auf externe Server übertragenen Daten sorgsam und konform zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umgehen. Werden die Daten unverschlüsselt übertragen und auf Servern außerhalb der EU mit ihren laxeren Sicherheitsstandards gespeichert, dann ist das nicht der Fall.

Deshalb sollte man für die Tools Anbieter mit Sitz in der EU bevorzugen und mit diesem einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Darin verpflichtet er sich zu einem DSGVO-konformen Umgang mit Anwenderdaten.

Während sich die einmaligen Investitionskosten bei speziellen Zeiterfassungslösungen pro Mitarbeiter je nach Funktionsumfang zwischen 150 und 1.500 Euro bewegen, beläuft sich die Miete von Software auf etwa 5 bis 15 Euro/Monat (jeweils ohne Hardware).

Werden Daten auf externen Cloud-Servern gespeichert, können einmalige und / oder laufende Zusatzkosten entstehen. Da die Programme für mehrere Mitarbeiter erworben werden, sollte man auch auf eine Mehrfachlizenz-Rabattstaffelung achten.

Fazit: Ohne Zeiterfassung kein Controlling

Gegenüber Stundenzetteln hat die digitale Zeiterfassung mithilfe entsprechender Tools viele Vorteile, nicht zuletzt im Hinblick auf gesetzliche Dokumentations- und Archivierungspflichten. Das Erfassen der Stunden sollte aber keine lästige Pflicht am Ende des Tages sein, sondern über die Software zeitnah in den täglichen Arbeitsablauf integriert werden (Erfassung beim Programmstart, Erinnerungsfunktion, Automatismen etc.).

Vor Einführung entsprechender Tools sollten die Vorteile für Mitarbeiter vermittelt werden – etwa die Verbesserung der Lohntransparenz und Lohngerechtigkeit oder die einfachere Integration individueller Arbeitszeitmodelle etc. Da die digitale Zeiterfassung ein wichtiger Bestandteil des Projekt- und Büro-Controllings ist, verbessert sie auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens – und damit auch die Arbeitsplatzsicherheit der Mitarbeiter. 

Marktübersicht: Diese Produkte und Anbieter gibt es

Mobile Zeiterfassung

Clockin  www.clockin.de

Clockodo  www.clockodo.com

Datafox  www.datafox.de

Digi Form/DIGI-App2  www.digi-zeiterfassung.de

Echtzeit Mobile Zeiterfassung  www.ezzm.de

LC-Time  www.lc-top.de

OptiTime  www.optitime.de 

Time Report  www.time-report.de

TIME4  www.msoft.de

TimeCard  www.reiner-sct.com

TimeTac  www.timetac.com

Virtic Mobile Zeiterfassung  www.virtic.com

Zeiterfassungs-App  www.timr.com

BMSP-Modul

Acclaro  www.acclaro.de

Buildup  www.bauer-software.de

Cycot OM  www.cycot-om.de

InLoox  www.inloox.de

isyControl  www.isycontrol.de

Kobold-Control  www.kbld.de

Merlin Project  www.projectwizards.net

pre²  www.pre2.de  

ProjektPro  www.projektpro.com

projo  www.projo.zone

RP-PRO  www.loreg.de

Sta*Ware Business-Navigator  www.staware.de

untermStrich  www.untermstrich.com  

Visuplus professional  www.visuplus.com

VVW Control  www.weise-software.de

wiko  www.wiko.de

ERP-Modul

4Master Handwerk  www.4master.de

Celsius Office  www.sander-doll.com

Engelhaustechnik  www.engeldataconcept.de

Sage 50 Handwerk  www.sage.de

IN-Form PROfessional  www.in-software.com

Kaufmann  www.hottgenroth.de

kwp-bnWin.net  www.kwp-info.de

Labelwin  www.label-software.de  

mexXgo  www.mexxsoft.com

shm Handwerk  www.shm-software.de  

Streit  www.streit-datec.de

Syka-Soft  www.sykasoft.de

System 2000  www.system-2000.de

Taifun Handwerk  www.taifun-software.de  

TurboSHK  www.turbo-shk.de

Winworker  www.winworker.de

Dieser Beitrag von Marian Behaneck ist zuerst erschienen in TGA 04/2021, bearbeitet von haustec.de. Fachberichte mit ähnlichen Themen bündelt das TGAdossier TGA-Software