Firmenhandy: Das müssen Sie beachten
Stellt Sie Ihren Mitarbeitern ein Diensthandy, müssen Sie einiges beachten. Was ist erlaubt und was nicht?
Diensthandy auch privat nutzen?
Ist nichts anderes geregelt, ist die private Nutzung von dienstlichen Handys in der Regel nicht erlaubt. Das hat das Bundesarbeitsgericht bereits 2005 entschieden (Az: 2 AZR 581/04). Die Ausnahme: Sie erlauben die Privatnutzung ausdrücklich oder dulden sie. Sollte es bereits eine betriebliche Regelung für die (private) Nutzung des Internets im Betrieb geben, gilt diese analog für Diensthandys.
Eine weitere Möglichkeit: Der Angestellte erhält ein Handy mit zwei SIM-Karten - dann lassen sich dienstliche und private Gespräche einfach trennen.
Steuerliche Behandlung von Firmenhandys
Wenn Sie Ihren Angestellten ein dienstliches Handy zur Verfügung stellen wollen, und sowohl Handy als auch die monatlichen Kosten übernehmen wollen, ist das für den Mitarbeiter in der Regel steuerfrei. Der Gesetzgeber sieht darin keinen geldwerten Vorteil, auch wenn das Smartphone privat genutzt wird. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie als Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nicht das wirtschaftliche Eigentum am Gerät überlassen. Das heißt: Eigentümer ist nach wie vor die Firma, sie muss daher auch für die Kosten von Reparatur oder Ersatz aufkommen, sollte das Handy kaputt oder verloren gehen. Die rechtliche Grundlage dafür finden Sie in §3 Nr. 45 EStG (Einkommensteuergesetz).
Wer haftet, wenn dem Firmenhandy etwas passiert?
Wählt der Arbeitgeber die für den Arbeitnehmer steuerfreundliche Variante, ist er auch für den Unterhalt und sämtliche möglichen Schäden verantwortlich. Das schließt sowohl den Sturz auf den Boden als auch Diebstahl ein – das allerdings nur unter der Voraussetzung, dass der Mitarbeiter nicht grob fahrlässig handelt. Er darf das Handy also beispielsweise nicht unbeaufsichtigt liegen lassen. Anders sieht es aus beim Herunterladen von Apps. Das sollte mit der Firma abgesprochen werden. Denn wer auf eigene Faust eine App aufs Handy lädt und sich damit einen Virus oder sonstige Schad-Software einhandelt, macht sich strafbar – inklusive Schadenersatzzahlungen und möglicher Abmahnung.
Ein Spezialfall ist WhatsApp: Die Software gibt automatisch die Telefonnummer aller gespeicherten Kontakte weiter, was nach einem Urteil des Amtsgerichts Bad Hersfeld (Az: F111/17 EASO) einen Rechtsverstoß darstellt. Für den können Sie den Mitarbeiter sogar abmahnen. Möchte man die App auf dem Firmenhandy installieren, dürfte man theoretisch nur Kontakte im Adressbuch abspeichern, die zuvor explizit den Nutzungsbestimmungen von WhatsApp zugestimmt haben. Das in der Praxis umzusetzen, erweist sich als so gut wie unmöglich.
Nutzen Sie im Betrieb den Messenger geschäftlich zum Kundenkontakt, sollte Sie auf die Business-Version ausweichen, hier ist der Zugriff auf das Telefonbuch des Nutzers kein Bestandteil der Programmierschnittstelle.
Diensthandy: Darf der Arbeitgeber die Verbindungsdaten kontrollieren?
Ob die Firma die Verbindungsdaten einsehen darf oder nicht, hängt davon ab, ob auch die Privatnutzung erlaubt ist. Ist die private Nutzung ausdrücklich verboten, darf die Firma auf dienstliche E-Mails zugreifen. Das hat sogar der Europäische Gerichtshof für Menschenrechte im Jahr 2016 höchstrichterlich entschieden. Ist die Privatnutzung dagegen ausdrücklich erlaubt, haben Sie als Arbeitgeber kein Recht, Nachrichten, Mails oder Anruflisten einzusehen. Das gilt auch für den Fall, dass es im Betrieb keine explizite Regelung gibt, die Privatnutzung jedoch bislang geduldet wird.
Muss ich mit dem Firmenhandy dauernd erreichbar sein?
Viele Arbeitnehmer befürchten, dass sie auch außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitszeiten erreichbar sein müssen, wenn ihnen ein Diensthandy gestellt wird. Es gilt jedoch: Außerhalb der regulären Arbeitszeit gilt Erreichbarkeit als Rufbereitschaft und diese ist entsprechend (zusätzlich) zu vergüten. Als Arbeitgeber haben Sie zwar das Recht, Ihren Mitarbeiter jederzeit anzurufen, dieser muss das Telefonat allerdings nicht entgegennehmen und kann das Gerät ausschalten.
Übrigens: Wollen Sie Diensthandys einführen, können Ihre Arbeitnehmer diese nicht ablehnen. Sie haben ein Recht darauf, Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit auch außerhalb des Betriebs zu erreichen. Anders herum haben Arbeitnehmer kein Recht auf ein Firmenhandy, denn Sie können als Arbeitgeber schon erwarten sollte der Verbesserung der Erreichbarkeit dienen
Darf der Arbeitgeber Firmenhandys orten lassen?
Die Versuchung ist groß, nachprüfen zu wollen, ob der Mitarbeiter seinen Kundentermin auch exakt wahrnimmt oder immer wieder den ein oder anderen Umweg nimmt und ein Päuschen einlegt. Über spezielle Ortungssysteme ist das rein technisch gesehen problemlos möglich. Allerdings kann es hier ganz schnell Probleme mit dem Datenschutz und den Persönlichkeitsrechten geben! Zwar dürfen Sie als Arbeitgeber grundsätzlich alle Daten erheben, die Sie für das Arbeitsverhältnis benötigen, die GPS-Ortung fällt in der Regel jedoch nicht darunter. Es gibt zwar Ausnahmen, wie etwa bei Logistik-Unternehmen, die Routen exakt festlegen und takten müssen, diese müssen jedoch immer verhältnismäßig sein.
