Marktübersicht: Software und Apps für die Baudokumentation

Wer Baustellenaktivitäten manuell dokumentiert, braucht länger: Digitale Bautagebücher, Bautagesberichte und Mängelmanager unterstützen Planer und Handwerker zum einen mit strukturierten Abfragen, Vorlagen und Automatismen, zum anderen durch das digitale Erfassen und gleichzeitige Zuordnen von Informationen. Webbasierte Lösungen ermöglichen außerdem, alle Projektbeteiligten einzubinden und eine gewerkübergreifende As-Built-Datenbank für die spätere Nutzungsphase aufzubauen.

Bautagebuch: Keine Pflicht, aber empfohlen

Die Baudokumentation ist unbeliebt, weil zeitraubend. Meist werden sie als lästige und stupide Pflicht empfunden. Wie dokumentiert wird, bleibt dem Verantwortlichen selbst überlassen. Während nach alter HOAI 1996 bzw. 2009 das Führen eines Bautagebuchs eine Grundleistung in Leistungsphase 8 und damit eine Hauptpflicht bauleitender Planer ist, sind gemäß aktueller HOAI 2013, Anlage 10 andere Formen der Baudokumentation ebenfalls zulässig. Das können z. B. verortete und kommentierte Fotos sein, die wesentliche Schritte des Bauablaufs in einer für den Bauherren nachvollziehbaren Form wiedergeben.

Das Führen eines Bautagebuchs im herkömmlichen Sinn ist also keine Pflicht mehr. Aus juristischer Sicht ist es dennoch empfehlenswert. Ergeben sich nämlich im Projektverlauf Streitigkeiten wegen Terminverzug, Baumängeln oder Gewährleistungsansprüchen, lassen sich relevante Abläufe ohne eine geeignete Dokumentation aus dem Bautagebuch nachträglich nicht rekonstruieren, woraus Haftungsrisiken für den Planer entstehen können. Erleidet der Auftraggeber einen Nachteil, weil er beispielsweise im Streitfall Schadenersatzansprüche gegenüber einem Unternehmer nicht durchsetzen kann, ist der Planer unter Umständen gewährleistungspflichtig, insbesondere wenn eine Baustellendokumentation vertraglich vereinbart war.

Was sollte in einem Bautagebuch dokumentiert werden?

Damit Bau- und Montageabläufe später nachvollziehbar sind, müssen im Bautagebuch wesentliche Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten der verschiedenen Unternehmer sowie die jeweiligen Arbeitsbedingungen auf der Baustelle dokumentiert werden. Erfasst werden u. a.

• anwesende Firmen,
• ausgeführte Arbeiten,
• Materialeingänge,
• Mängel,
• Behinderungen,
• Nachträge und Änderungen,
• Ergebnisse von Baubesprechungen,
• Prüfungen und Messungen,
• besondere Vorkommnisse sowie
• die Witterungsverhältnisse (Bewölkung, Niederschlag, Temperatur, Wind etc.).

Baustellendokumentationen sind eine Grundlage für Informationen bei Störungen des Bauablaufs oder bei eventuellen Streitigkeiten mit anderen Baubeteiligten, beispielsweise bei Nachtrags- oder Ersatzforderungen oder wenn Ursachen von Baumängeln oder Terminverzögerungen aufzuspüren sind. Darüber hinaus unterstützen sie bauleitende Planer in ihrer Funktion als Baustellen-Manager, bei der Projektabwicklung oder Rechnungsprüfung.

Deshalb können und sollte die digitale Baudokumentation auch persönliche Notizen oder kommentierte Fotos als Gedächtnisstütze enthalten. Wird kontinuierlich dokumentiert, entsteht ein umfangreiches Protokoll der Bauausführung, das im Streitfall den Verfasser entlasten kann. Gelingt es ihm, eine ordnungsgemäße Bauüberwachung nachzuweisen und Baustellenaktivitäten lückenlos zu dokumentieren, hat er bei gerichtlichen Auseinandersetzungen die bessere Position. Baustellendokumentationen sind deshalb wichtige Unterlagen, die sorgfältig und unbefristet aufbewahrt werden sollten.

Vorteile der digitalen Baustellendokumentation 

Vor-Ort-Daten wurden bisher handschriftlich notiert, anhand von Fotos dokumentiert, später im Büro in die digitalen Aufzeichnungen übernommen und den Projekten, Gewerken und Firmen zugeordnet. Mängelberichte oder Mängelrügen wurden per Post an Projektbeteiligte verschickt, Kopien in Ordnern abgeheftet und auf Wiedervorlage gelegt. Die manuelle Baudokumentation generierte Mehrarbeit und Fehler, zudem bestand die Gefahr, dass wichtige Details vergessen wurden. Dies hat sich mit dem digitalen Bautagebuch grundlegend geändert. Das sind die Vorteile der mobilen Baudokumentation per App:

Automatische Erfassung und Zuordnung per App

Mit mobilen Apps lassen sich bei der Dokumentation Medienbrüche vermeiden und Arbeitsabläufe optimieren. Das umständliche Hantieren mit Notizblock, Plan, Diktiergerät und Fotoapparat entfällt, stattdessen werden mit Smartphones oder Tablets und den entsprechenden Apps die Baustellendaten direkt in Wort und Bild digital erfasst und zugeordnet. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen zu Projekt, Ort, Gewerk, Auftrag, Unternehmer, Subunternehmer, Mangel, Beseitigungstermin, Priorität etc. sowie Textbausteine in der App beschleunigen die Erfassung und sorgen dafür, dass bei der Dokumentation Wichtiges nicht vergessen wird.

Software sorgt für mehr Rechtssicherheit

Da bei der Mängelverfolgung und bei Bautagebüchern oder Bautagesberichten rechtliche Aspekte zu beachten sind, unterstützt eine App bzw. Software Anwender auch beim Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder beim Verfolgen von Fristen. Neben Dokumentationsfotos lassen sich Informationen wie gescannte Pläne, Planausschnitte oder Dokumente direkt einbinden, meist auch Sprachnotizen oder Videosequenzen. Von Vorteil ist, wenn Fotos wenigstens in einfacher Form bearbeitet (Größe, Ausschnitt ändern etc.) und mit Hinweispfeilen, Maßen und Bildkommentaren ergänzt werden können. Wertet die Software GPS-Daten der mobilen Hardware aus, können die Fotos direkt verortet werden.

Digitale Baudokumentation spart an Zeit

Aus den Daten in der App bzw. in der Software lassen sich über individuell anpassbare Vorlagen sofort Aufmaße, Bautagesberichte, Mängelprotokolle oder Mahnungen generieren und per E-Mail versenden. Fristen können an einen Terminkalender, z. B. von Microsoft Outlook, übergeben werden. Beim Programmstart erinnert eine Wiedervorlage-Funktion an fällige Termine und wacht darüber, dass terminlich nichts anbrennt.

Mit der digitalen Dokumentation entsteht zudem quasi nebenbei eine Datenbank für den Bau, die etliche Fragen beantworten kann: Wer war wann auf der Baustelle? Welche Zusatzarbeiten mussten erledigt werden? Wer muss noch welche Mängel bis wann beseitigen etc.? Diese Daten können später auch für die Beweissicherung, Gewährleistungsdokumentation oder für Statistiken und zur Qualitätsverbesserung genutzt werden. Dadurch spart man beim Bau wesentlich an Zeit und beschleunigt Prozesse.

Wie lässt sich die Software einteilen?

Die Softwarebranche bietet eine Vielzahl an Lösungen für die Baustellendokumentation. Integrierte oder optionale Bautagebuch-Module sind in einigen Programmen für das Büro- und Projektmanagement (BMSP), das Internet-basierte Projektmanagement (IBPM) und teilweise auch in Programmen für die Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) enthalten. Damit lassen sich Baustellenaktivitäten in Anlehnung an konventionelle Formulare entweder am Büro-PC oder unmittelbar auf der Baustelle am Mobil-PC digital erfassen.

Der Vorteil liegt in der Integration: Projektdaten wie beteiligte Firmen und Personen oder Leistungen und Termine müssen nicht mehrfach eingegeben werden – das jeweilige Basisprogramm übernimmt sie direkt. Umgekehrt können Baustellendokumentationen durchgängig in anderen Modulen weiterverarbeitet werden, etwa bei der Bauzeitenplanung oder im Projektcontrolling. Außerdem müssen sich die Anwender nicht ständig an andere Benutzeroberflächen gewöhnen. Auch hier lässt sich durch eine App bzw. Software deutlich an Zeit auf dem Bau einsparen.

Inzwischen wird auch eine beachtliche Anzahl spezieller Bautagebuch- und Mängelmanagement-Lösungen angeboten, die meist aus einer mobilen App für die Datenerfassung und einer stationären Software für die Verwaltung und Auswertung im Büro bestehen. Die Preise für Baudokumentationsprogramme liegen zwischen 100 und mehreren 1000 Euro. Bei webbasierten Lösungen kommen zur Monatsmiete teilweise Grundgebühren für die Online-Datenspeicherung, Synchronisation und -Wartung hinzu.

Digitale Baudokumentation: Darauf müssen Sie bei der Auswahl achten

Bautagebuch-Apps sind auf das Erstellen von Bautagebüchern oder Bautagesberichten spezialisiert. Sie ermöglichen Angaben über

• die Witterung,
• beschäftigte Arbeiter,
• Fremdfirmen,
• Behinderungen,
• Änderungen,
• besondere Vorkommnisse etc. und
• dienen der Dokumentation von Bauabläufen.

Mängelmanagement

Spezielle Lösungen für das mobile Mängelmanagement unterstützen die Aufnahme, Beschreibung, Zuordnung, Verteilung und Nachverfolgung von Mängeln und Mängelrügen. Die meisten Lösungen sind auf einen bestimmten Bereich spezialisiert, einige decken mehrere Bereiche gleichzeitig ab.

Software für unterschiedliche Plattformen

Während der stationäre Teil, die Büro-Anwendung, meist unter Windows läuft, kommen die Apps für die mobile Datenerfassung auf Windows-, iOS- oder Android-Mobilgeräten zum Einsatz. Web-Anwendungen sind plattformunabhängig. Unterschiede gibt es in Bezug auf Dokumentations- und Auswertungsfunktionen, Einsatzmöglichkeiten oder die Zielgruppe: Baustellen dokumentieren oder Mängel erfassen können alle dafür ausgelegten Apps mehr oder weniger gut. Entscheidend ist, welche Funktionen und Automatismen die Software für die anschließende Weiterbearbeitung, Verwaltung und Auswertung bietet, denn hier steckt der eigentliche Arbeits- und Organisationsaufwand.

Unterschiedliche Erfassung

Bei der Erfassung bestehen ebenfalls Unterschiede – etwa im Hinblick auf die Möglichkeit, beliebig lange Notizen anzufügen, Spracheingaben beispielsweise per Google Docs aufzunehmen oder zwischen Planungs-, Material-, Montage- und Ausführungsfehlern unterscheiden zu können. Neben einer intuitiven Bedienung sind auch Zusatzfunktionen von Vorteil. Dazu gehört eine projektübergreifende Mängelauswertung, um z. B. offene Mängel aus verschiedenen Baustellen ein- und desselben Unternehmens herauszufiltern.

Passende Schnittstellen schaffen

Die Einbindung in die bestehende Software im Büro ist ebenso von Bedeutung wie funktionierende Schnittstellen für eine Datenübernahme/-übergabe und einen Datenabgleich. Optimierungsbedarf besteht im Hinblick auf die kabellose Übernahme von Messdaten: Derzeit sind erst wenige Apps in der Lage, Messdaten per Bluetooth-Funkstandard zu importieren – etwa von Laser-Distanzmessgeräten, Thermografie-Kameras oder Feuchtefühlern. Wichtig bei mobilen App- bzw. Online-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, weil die Verfügbarkeit einer ausreichend schnellen Online-Datenverbindung auf der Baustelle nicht immer gewährleistet ist.

Das sind die Vorteile mobiler Lösungen

Mobile Dokumentationslösungen machen sich die Popularität und die Vorteile der intuitiv bedienbaren Smartphones und Tablet-PCs zunutze: Die Apps zur Datenerfassung lassen sich einfach per Fingergesten bedienen, Vor-Ort-Bedingungen über die integrierte Fotofunktion dokumentieren und über die Display-Tastatur oder per digitaler Sprachaufzeichnung kommentieren.

Ob sich Smartphones, die größeren Phablets, Tablets oder Convertibles mit drehbarer oder aufsteckbarer Tastatur besser eignen, muss jeder für sich entscheiden. Welche Hardware auch bevorzugt wird – sie sollte baustellentauglich sein oder mit einer Zusatzausstattung (Gummiarmierung, Gerätehülle etc.) geschützt werden, damit Baustellenstaub und -nässe nicht zum Problem werden.

Eine mobile Internet-Verbindung ist zwar Voraussetzung für das Versenden der Mängelprotokolle von der Baustelle aus, sollte jedoch keine Bedingung für das Erfassen von Mängeln oder Baustellenaktivitäten sein. Werden mobil aufgezeichnete Daten per Mobilfunk übermittelt, können sie sofort mit den Bürodaten abgeglichen werden.

Die Zukunft gehört aber wohl den cloudbasierten, konsequent an der Kooperation und Koordination aller Projektbeteiligten orientierten Lösungen, wie z. B. Baustelle 4.0, BIM 360 Field, DefectRadar, onlineBauabnahme oder SKILLbaudoc. Damit können auf der Baustelle erfasste Daten direkt auf einem per Passwort zugänglichen Web-Server gespeichert werden. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte wie Planer, Unternehmer, Subunternehmer oder der Bauherr haben dadurch die Möglichkeit, die für sie relevanten Berichte jederzeit online einzusehen, eigene Informationen beizusteuern oder sich zeitnah über den aktuellen Stand zu informieren.

Produkte und Anbieter der digitalen Baudokumentation

• 123erfasst Bautagebuch App, www.123erfasst.de
• 123erfasst Mängelmanagement App, www.123erfasst.de
• Aconex Field, www.aconex.com
• bau-mobil, www.connect2mobile.de
• Baudokumentation smart & easy, www.weka.de
• BauProCheck Mängelverfolgung, www.bauprocheck.de
• RIB Deutschland, www.rib-software.com
• Bautagebuch 2017, Mobile App, www.weise-software.de
• Bautagebuch, www.bauskript.de
• BIM 360 Field, www.autodesk.de
• DefectRadar, www.defectradar.com
• docma MM, www.edr-projekt.com
• Docu Tools, www.docu-tools.com
• ed Controls, www.edcontrols.de
• firstaudit, www.firstaudit.de
• Kevox, www.kevox.de
• mobiPlan, www.eyeled.de
• OLMeRO Mängelmanagement, www.olmero.ch
• onlineBauabnahme, www.openexperience.de
• Pave Software, www.pavegroup.de
• Plaans, www.mikavaa.com
• Podio, www.kollaborateure.com
• Printz, www.bau-printz.de
• pro-def, www.pro-def.de
• Pro-Report, www.pro-plan.de
• PROF-B-03 m, www.kribus.de
• Projektdocu, www.projectdocu.com
• ProjektPro Mobiles Bautagebuch, www.projektpro.com
• Software und Apps für Baudokumentation, www.rivera-gmbh.de
• Sablono Plattform, www.sablono.com
• Sfirion.Journal, www.sfirion.de
• SKILLbaudoc, www.skillsoftware.de
• (Ohne Anspruch auf Vollständigkeit)