Digitale Baudokumentation auf der Baustelle - so läuft es in der Praxis

Die Digitalisierung ist in der Baubranche immer noch nicht angekommen. In Deutschland liegt die Bauindustrie auf dem vorletzten Platz – lediglich die Jagd und Fischereibranche ist hierzulande noch undigitaler. Das ist bedenklich. Denn durch die Einführung digitaler Lösungen kann die Produktivität am Bau drastisch gesteigert werden - und das gilt gerade für kleine und mittelständische Betriebe.

Digitale Baudokumentation zur Einsparung von Zeit und Kosten

Einsparungen bei Zeit und Kosten sind dank der Digitalisierung vor allem in arbeitsaufwendigen und administrativen Bereichen wie der Baudokumentation und Mängelverfolgung möglich. Woran liegt es also, dass bei Baudokumentation, Mängelverfolgung oder Abnahmen im Bau noch immer mit Stift und Papier gearbeitet wird?

Egal ob Pläne in verschiedenen Versionen existieren, handschriftliche Notizen verloren gehen, oder Fotos aufwendig vom Handy auf den Computer übertragen werden müssen. Die analoge Aufnahme, Bearbeitung und Weiterleitung ist fehleranfällig und aufwendig.

Während andere Industrien durch den Einsatz digitaler Geräte und Software die Produktivität enorm steigern konnten, blieb die Bau-und Immobilienwirtschaft lange zurück. Das hat auch einen guten Grund. Denn bisher war es schlicht nicht praktikabel Laptops oder Computer vor Ort einzusetzen. Durch die Verbreitung von Tablets und Smartphones hat sich die Situation geändert. Mittlerweile gibt es spezielle auf die Bedürfnisse auf der Baustelle ausgerichtete Smartphone Apps mit denen die digitale Baudokumentation schnell und einfach erledigt werden kann.

Wie funktioniert die digitale Dokumentation in der Praxis?

Programme und Software

Die meisten Programme zur digitalen Baudokumentation beginnen damit, dass Sie zunächst einen Bauplan in die Software hochladen. Ist dies einmal am Computer erledigt, können sämtliche Pläne auch digital in der zugehörigen Smartphone App angesehen werden. Allein die Tatsache alle Pläne immer und überall dabei zu haben ist für viele Praxisanwender ein enormer Vorteil. Vorbei sind die Zeiten, in denen Ordnerstapel mit Plänen von einem Ort zum anderen geschleppt werden müssen.

Dokumentation über App

Sind die Pläne einmal im System, kann mit der digitalen Baudokumentation begonnen werden. Statt wie bisher auf das Diktiergerät zu sprechen oder die Digitalkamera anzuschalten, öffnen Sie die Smartphone App und wählen den zugehörigen Plan aus. Dort können Sie mittels einer Markierung den Ort festlegen, an dem etwas dokumentiert werden soll.

Ist die Markierung gesetzt, öffnet sich automatisch ein Eingabefeld. Dort können Sie nun Fotos mit Ihrem Smartphone hinzufügen (oder aus der Galerie auswählen), eine Beschreibung diktieren welche direkt als Klartext erscheint, eine Frist hinzufügen und die zuständige Person zuweisen.

Innerhalb von wenigen Sekunden schaffen Sie es so, z.B. einen Mangel sauber zu dokumentieren. Das tolle daran - einmal mit der App aufgenommen, können Sie sich mit einem Klick einen fertigen Bautagesbericht oder ein Mängelprotokoll aller ausgewählten Markierungen ausgeben lassen.

Da sämtliche Punkte automatisch auch auf den Computer übertragen werden, können Nachbesserungen der Dokumentation auch später noch am PC erledigt werden. Dort können Sie außerdem alle von Ihnen erstellten Markierungen durchsuchen, filtern und in einer Liste und dem Plan anzeigen lassen. Denn mit digitalen Werkzeugen für die Baudokumentation sparen sie nicht nur Zeit, sondern behalten auch den Überblick über alle offenen Punkte.

Externe Bearbeitung möglich

Neben Ihnen und Ihren Kollegen können im beschriebenen System auch externe Teilnehmer wie z.B. Bauherren und Nachunternehmer mit eingebunden werden. Als Nutzer können Sie für diese einen kostenfreien Zugang erstellen, sodass alle Partner auch selbst direkt über eine App alle Ihnen zugewiesenen Markierungen sehen und schnell reagieren können.

Passende App finden

Es gibt zahlreiche Anbieter und Apps, die die digitale Baudokumentation am Bau ermöglichen. Dazu gehört beispielsweise die App Capmo. Diese eignet sich dabei nicht nur für die Erstellung von Bautagesberichten, sondern die App von Capmo kann auch für Mängelverfolgung, Zustandsfeststellungen, Abnahmen, Aufgaben oder die Nachtragsdokumentation genutzt werden. 

Eine Übersicht über viele nützliche Apps zur digitalen Dokumentation haben wir in dieser Marktübersicht für Sie zusammengefasst.

Diese Punkte sind für die digitale Dokumentation am Bau wichtig

Wenn Sie sich für ein System der digitalen Baudokumentation interessieren, gilt es folgende fünf Punkte zu beachten, die ein System abdecken sollte:

• Möglichkeit, Punkte auf einem Plan zu verorten: Achten Sie darauf, dass Sie Dokumentationspunkte in einem digitalen Plan markieren können. Durch die Markierung im Plan stellen Sie sicher, dass jeder stets weiß wo sich etwas befindet.
• Offline Funktionalität: Egal ob im Keller oder in Gegenden mit schlechtem Empfang - Nicht überall haben Sie mobiles Internet. Eine App für digitale Baudokumentation sollte daher auch immer offline funktionieren.
• Automatische Erstellung von Berichten: Bei modernen Anbietern (sogenannte Cloud Lösungen) sind alle mit dem Smartphone aufgenommenen Punkte auch auf dem Computer synchron vorhanden. So können Sie sich aus allen aufgenommenen Punkten mit wenigen Klicks einen fertigen Bericht ausgeben lassen, statt diesen aufwendig und manuell zu erstellen.
• Einfache Bedienbarkeit: Ein Werkzeug zur digitalen Baudokumentation ist nur dann sinnvoll, wenn es auch von den Leuten genutzt wird. Achten Sie daher besonders auf einfache Bedienbarkeit und die Möglichkeit einen Anbieter bei Fragen einfach und unkompliziert kontaktieren zu können.
• Datenschutz: Informationen und Fotos von der Baustelle sind häufig sensible Daten. Achten Sie daher stets darauf, dass Software für digitale Baudokumentation den Datenschutz Standards entspricht. Ein guter Indikator dafür ist zum Beispiel das Zertifikate “Software Made in Germany”, welches nur an geprüfte Firmen vergeben wird.

Bei der Entscheidung, ob künftig ein System zur digitalen Baudokumentation eingeführt wird, können diese fünf Kriterien wichtige Anhaltspunkte geben. Besonders hilfreich für künftige Nutzer ist und bleibt aber der Austausch mit Kollegen, die schon ein solches System nutzen.