So lässt sich das Arbeiten im Homeoffice steuerlich absetzen

Das Arbeiten im Homeoffice während der Corona-Pandemie ist ein wichtiger Baustein in der Strategie, Infektionsketten zu unterbrechen und Betriebsabläufe aufrecht zu erhalten. Damit sind aber nicht nur Vorteile verbunden, sondern auch einige steuerrechtliche Fallstricke.

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Wenn Schulen und Kitas geschlossen sind, ist für viele Erwerbstätige die Arbeit aus dem heimischen Wohnzimmer schlichtweg eine Notwendigkeit. Nicht für jedes Kind besteht die Möglichkeit einer Notbetreuung.

Seit dem 27. Januar 2021 gilt darüber hinaus die vom Bundesarbeitsministerium erlassene Regelung, nach der Arbeitgeber ihren Mitarbeitern das Arbeiten von zu Hause aus ermöglichen müssen, wenn die betrieblichen Abläufe das zulassen.

Voraussetzungen

Zunächst muss der Arbeitgeber prüfen, ob überhaupt die Möglichkeit besteht, Arbeiten zu Hause erledigen zu lassen. Gerade im Handwerk ist das für Monteure oder Installateure kaum möglich. Sie können nur beim Kunden oder in der betriebseigenen Werkstatt tätig sein. Wenn strittig ist, ob die Anwesenheit im Betrieb notwendig ist, liegt die Beweislast beim Arbeitgeber. Einfacher ist es für Bürokräfte, die mit entsprechender Ausstattung wie Telefon, Computer und Drucker gut aus den heimischen vier Wänden arbeiten können.

Die Homeoffice-Pauschale

Während sich für Arbeitgeber steuerlich eigentlich nichts ändert, wenn ihre Angestellten nicht im Betrieb, sondern zu Hause tätig sind, müssen Arbeitnehmer einiges in puncto Steuern beachten. Sie können eine Unkostenpauschale von 5 Euro pro Tag ansetzen, allerdings nur bis zu einer Obergrenze von 600 Euro. Das entspricht 120 Heimarbeitstagen.

Problematisch: Der Betrag wird auf die Werbungskostenpauschale angerechnet. Liegen die Werbungskosten inklusive der Mehrkosten, die durch die Arbeit zu Hause anfallen, unter der Werbungskostenobergrenze von 1.000 Euro, verpufft die zusätzliche Pauschale wirkungslos. Eine größere Steuerentlastung ergibt sich häufig, wenn der Arbeitnehmer ein „häusliches Arbeitszimmer“ geltend machen kann.

Das häusliche Arbeitszimmer

Wenn der Arbeitgeber keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen kann, darf ein Arbeitszimmer in den eigenen vier Wänden steuerlich geltend gemacht werden. Es muss allerdings nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden. Ein Arbeitsplatz am Küchen- oder Wohnzimmertisch erfüllt diese Voraussetzungen also nicht. Anders verhält sich das beispielsweise mit einem Gästezimmer.

Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte private Gegenstände dort möglichst entfernen. Stellt das so hergerichtete Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit dar, können alle anfallenden Kosten geltend gemacht werden. Das bleibt auch dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise einmal pro Woche für eine Besprechung in den Betrieb kommt, ansonsten aber durchgängig zu Hause arbeitet. Problematisch: Wird das Arbeitszimmer nur tageweise genutzt, kann das Finanzamt den Steuerabzug verweigern. Wenn aber beispielsweise coronabedingt der Arbeitsplatz im Betrieb zeitweilig nicht genutzt werden kann, können Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer wahrscheinlich dennoch anteilig geltend gemacht werden.

Derzeit ist noch unklar, wie das bei einem Mehrschichtmodell zur Vermeidung einer Quarantäne der gesamten Belegschaft vom Fiskus gehandhabt wird. Es ist aber zu erwarten, dass bei festgelegten Zeiten für betriebliche Anwesenheit und Heimarbeit die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer anteilig absetzbar sein werden.

Generell sind die absetzbaren Kosten auf 1.250 Euro gedeckelt. Wer nur ein paar Monate von einer entsprechenden Regelung betroffen ist, dürfte mit diesem Jahresbetrag auskommen. Längerfristig fallen eventuell höhere Kosten an, die nicht vollständig bei den Steuern angesetzt werden können.

Vorsicht bei Entfernungspauschalen

Arbeitnehmer können Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte als Werbungskosten absetzen. Da aber nur tatsächlich anfallende Fahrten gezählt werden dürfen und diese häufig über Pauschalen abgesetzt werden, kann das zu einer steuerlichen Mehrbelastung führen, wenn zu Hause gearbeitet wird.

Ein Rechenbeispiel: Herr Mustermann wohnt 60 Kilometer von seiner Arbeitsstätte entfernt. Monatlich fährt er an 20 Tagen zur Arbeit. Als Entfernungspauschale macht er jährlich 4.320 Euro (0,30 Euro x 60 km x 240 Tage) geltend. Da er mit öffentlichen Verkehrsmitteln fährt, hat er eine Jahreskarte für 800 Euro.

Die Entfernungspauschale hat er als Lohnsteuermerkmal in Höhe von monatlich 360 Euro als Freibetrag eintragen lassen. Dadurch sinkt sein Nettomonatsgehalt um 108 Euro. Wenn er zwei Monate zu Hause arbeitet, verliert er 720 Euro an Werbungskostenabzug (0,30 Euro x 60 km x 40 Tage). Bei einem Steuersatz von 30 Prozent muss er später 216 Euro Einkommensteuer nachzahlen. Daher sollten Arbeitnehmer prüfen, ob sich eine zeitweilige Kündigung des ÖPNV-Abos lohnt, wenn sie für längere Zeit nicht in den Betrieb fahren.

Bei Fahrten mit dem Auto steht dem fehlenden Steuerabzug eine tatsächliche Kosteneinsparung wegen des eingesparten Benzins und Öls sowie der geringeren Abnutzung gegenüber. Wenn der Arbeitgeber einen Dienstwagen stellt, den der Arbeitnehmer sowohl privat als auch für Fahrten zur Arbeitsstelle nutzt, ist entscheidend, wie der Wert der Privatnutzung berechnet wird.

Bei der Berechnung mittels Fahrtenbuch wirken sich eine geringere private Nutzung und wegfallende Fahrten zum Betrieb positiv aus. Für Fahrten zum Betrieb wird lediglich die einfache Entfernung mit 0,30 Euro pro Kilometer angesetzt, effektiv also nur 0,15 Euro pro tatsächlich gefahrenem Kilometer.

Darüber hinaus entstehende Kosten müssen als Eigenverbrauch versteuert werden. Da die tatsächlichen Fahrzeugkosten deutlich höher sind, führen weniger Bürofahrten auch zu einer Verringerung des zu versteuernden Eigenverbrauchs. Alternativ können die Fahrzeugkosten auch über die Ein-Prozent-Regelung berechnet werden. Wenn nun die Privatnutzung für einen gesamten Monat entfällt, muss der Arbeitnehmer für diese Zeit keine Privatnutzung in Höhe von einem Prozent des Listenneupreises ansetzen. Dazu muss er bei der Steuererklärung glaubhaft machen, dass das Fahrzeug überhaupt nicht privat genutzt wurde.

Einfacher ist es nachzuweisen, dass keine Fahrten zum Betrieb stattgefunden haben. Dann entfällt die Pauschale von 0,03 Prozent je Entfernungskilometer für die betreffenden Monate.

Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten

Wer eine Zweitwohnung am Arbeitsort unterhält, macht in der Regel Kosten für eine doppelte Haushaltsführung geltend. Ob eine Verlagerung der Tätigkeit nach Hause für einen überschaubaren Zeitraum dazu führt, dass der bisherige Betriebsort vom Finanzamt nicht mehr als erste Tätigkeitsstätte anerkannt wird, ist unsicher. Bei den kurzfristig geplanten Verlagerungen durch Corona dürfte das nicht der Fall sein.

Eine doppelte Haushaltsführung wird aber nur so lange absetzbar sein, wie es sich um eine temporäre Maßnahme handelt. Stellt sich heraus, dass dauerhaft von zu Hause gearbeitet wird, können die Kosten für eine Zweitwohnung nicht mehr abgesetzt werden. Ähnlich verhält es sich auch mit Absetzbarkeit von Familienheimfahrten, die bei doppelter Haushaltsführung einmal wöchentlich anerkannt werden. Fallen sie aus den genannten Gründen weg, verringern sich die abziehbaren Kosten. Wenn dafür ein Freibetrag in die Lohnsteuerkarte eingetragen wurde, muss wiederum mit einer Einkommenssteuernachforderung gerechnet werden.

Kita-Gebühren

Kita-Gebühren gehören zu den steuerlich relevanten Sonderausgaben. Auch hier sind nur die tatsächlich geleisteten Beiträge absetzbar. Wenn sie als Freibetrag in die Lohnsteuerkarte eingetragen sind, müssen Arbeitnehmer mit einer entsprechenden Einkommensteuernachzahlung rechnen, wenn coronabedingt ein Teil der Beiträge erstattet oder nicht erhoben wird.

Sonstige Werbungskosten

Nicht über die Pauschale für das häusliche Arbeitszimmer erstattet werden Kosten für einen dort benötigten Schreibtisch, einen Bürostuhl oder andere Büromaterialien. Sie können aber unabhängig davon als Werbungskosten geltend gemacht werden. Auch ein gestiegener beruflicher Nutzungsanteil des eigenen Telefon- und Internetanschlusses ist steuerlich absetzbar.

Fazit

Die Arbeit im Homeoffice ist in vielerlei Hinsicht bei den Steuern zu berücksichtigen. Es entfallen Entfernungspauschalen, dafür können im Gegenzug Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer abgesetzt werden. Wenn Arbeitsmittel wie Computer, Drucker etc. nicht vom Arbeitgeber gestellt werden, kann deren Anschaffung als Werbungskosten abgesetzt werden, ebenso ein erhöhter beruflicher Anteil an der Telefon- und Internetnutzung.

Durch eine coronabedingte Abwesenheit vom Betrieb ändert sich erstmal nichts an der Definition der ersten Tätigkeitsstätte. Kosten für eine doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten können weiterhin steuerlich geltend gemacht werden.

Durch die plötzliche Notwendigkeit, zu Hause zu arbeiten, sind viele steuerliche Aspekte noch nicht abschließend geklärt. Da sich bis zur Abgabe der Steuererklärung noch einiges ändern kann, sind betroffene Arbeitnehmer gut beraten, sich im Zweifelsfall an einen Steuerberater zu wenden.